"Kun je kosten voor voorwerk apart op een offerte zetten?"

Door redactie De Zaak

U ontvangt een offerteaanvraag voor een grote opdracht. Voor het opstellen van de offerte moet u nogal wat voorwerk doen. Hoe kunt u het beste omgaan met de kosten die u hiervoor maakt?

Ontdek universele strategieën voor bedrijfsgroei die werken in elke sector; download het whitepaper en begin vandaag nog met het transformeren van jouw onderneming.

Deze vraag werd aan De Zaak Advies voorgelegd:

‘Ik heb een offerteaanvraag ontvangen voor een grote opdracht. Hier kwam nogal wat voorwerk bij kijken. Ik heb deze kosten uiteindelijk niet meegenomen in de offerte, omdat ik die niet in verhouding vond staan tot de omvang van de opdracht. Maar hoe kun je hier het beste mee omgaan als je dergelijke kosten wél vergoed wil hebben?”

Antwoord van Niek Idema, adviseur bij De Zaak Advies

“De tijd die het kost om een offerte te maken breng je eigenlijk nooit apart in
rekening bij de klant. De uren
die u investeert in het maken van offertes is ondernemersrisico. In feite
verdisconteer je die in je tarieven, je prijzen of in je hoeveelheid declarabele
uren.

“Het kan soms zijn dat er eerst een goed ‘vooronderzoek’ moet worden
gedaan om te zien óf en in hoeverre je aan de vraag van een klant tegemoet kan
komen. Op basis van de resultaten brengt u al of niet een offerte uit.
Over de kosten van een dergelijk onderzoek en wie deze kosten
betaalt, moeten goede afspraken worden gemaakt. Daarvoor maakt u in feite een
aparte offerte.”

Meer aandachtspunten professionele offerte

“Om een offerte op een professionele manier uit te brengen, kunt u ook aan de
volgende zaken denken. Verplaats u in de klant en geef uw aanbod aantrekkelijk
vorm, inhoudelijk én grafisch. Wees zeer duidelijk en precies over wat een
klant kan verwachten van je bedrijf en tegen welke prijs en wat wel en niet
inbegrepen is. Hoe duidelijker vastgelegd, hoe minder kans op problemen over
de afspraken.”

“Geef ook aan tot welke datum de offerte loopt. Stuur uw algemene
voorwaarden mee en verwijs in de offerte hiernaar, of noem in de offerte uw
betalings- en leveringsvoorwaarden.”