Inhoudsopgave
Sinds 1 januari 2015 zijn vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium.
Dit is het geval als:
- de voorziening naar jouw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de functie van je werknemer
- je de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer
- jouw werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde van de voorziening aan jou betaalt als hij deze niet meer nodig heeft voor de uitoefening van zijn functie. Als jouw werknemer de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan jou betaalt, moet je vanaf het moment dat hij de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. Je mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen. Het is dan onbelast voor zover je nog vrije ruimte hebt.
Privévoordeel? Geen loon
Als jouw werknemer privévoordeel heeft van de voorziening, hoef je dit voordeel niet tot het loon te rekenen. Je mag wel een eigen bijdrage vragen als je jouw werknemer laat kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage trek je dan van het nettoloon af.
Noodzakelijk
‘Noodzakelijk’ betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt onder meer in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De mate van dat gebruik is daarbij niet doorslaggevend.
Het noodzakelijkheidscriterium vertoont veel overeenkomsten met het voor 2015 geldende ‘zakelijkheidsvereiste’, maar het gaat een stapje verder. Een zakelijke voorziening die alleen bijdraagt aan een goede uitoefening van de dienstbetrekking, hoeft namelijk niet noodzakelijk te zijn.
Gereedschap en dergelijke apparatuur
Voorbeelden van gereedschap zijn:
- het pneumatische nietpistool of de lasergestuurde afstandsmeter van een timmerman;
- het fototoestel van een fotograaf;
- een muziekinstrument van een muzikant;
- de kwast van een schilder;
- de naaimachine van een kledingmaker.
Let op: de verf waar een schilder mee schildert en de stof waar de kleding van wordt gemaakt, zijn geen gereedschap, net als werkkleding of kantoormeubilair.
Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur
Onder computers en mobiele communicatiemiddelen verstaat de Belastingdienst onder meer:
- desktops,
- laptops,
- tablets,
- mobiele telefoons en smartphones.
Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en telefonie en software kunnen ook vrijgesteld zijn. Een voorbeeld van ‘dergelijke apparatuur’ is een organizer, een printer of een navigatiesysteem omdat deze vooral bedoeld zijn om zelfstandig te gebruiken.
Vaste kostenvergoedingen
Je mag vaste kostenvergoedingen geven voor voorzieningen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium, zolang je maar expliciet vastlegt aan welke eisen deze voorzieningen moeten voldoen. Je moet ook altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.
Cafetariaregelingen en noodzakelijkheid
Jij bepaalt of de voorziening noodzakelijk is. Dit betekent dat je het noodzakelijkheidscriterium niet kunt toepassen op voorzieningen waarvoor je een cafetariaregeling hebt afgesproken met je werknemer.
Bij een cafetariaregeling bepaalt de werknemer namelijk welke voorziening hij ruilt voor belast loon of vakantiedagen. Je bepaalt dan niet meer of de voorziening noodzakelijk is. Een voorbeeld hiervan is een budget dat de werknemer krijgt waaruit hij min of meer naar eigen inzicht voorzieningen kan bekostigen.
Als je niet gebruikmaakt van een cafetariaregeling en dus bepaalt of een voorziening noodzakelijk is, mag je jouw werknemer wel keuzevrijheid geven in het merk of het model van de voorzieningen. Ook mag jouw werknemer een duurder model kiezen als hij een eigen bijdrage uit zijn nettoloon betaalt.
Bestuurders en commissarissen
Voor bestuurders en commissarissen geldt het noodzakelijkheidscriterium pas als je aannemelijk kunt maken dat de voorziening gebruikelijk is voor de behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking. In dit geval heb jij dus de bewijslast.
