Typische e-werkfuncties
E-werken is een verzamelnaam voor thuiswerken, telewerken, flexibel werken, tele- en videovergaderen en andere nieuwe werkvormen die niet op de werkplek plaatsvinden. Het is plaats- en tijdsonafhankelijk door het gebruik van verschillende informatietechnologieën en telecommunicatiemiddelen. Een thuiswerker is iemand die niet ICT-gebonden werkzaamheden vanuit huis verricht en daarvoor een vergoeding per afgeleverd product ontvangt. Een garnalenpeller is bijvoorbeeld een thuiswerker, een consultant die vanuit huis via datacommunicatie zijn rapporten deelt met zijn collega’s is een e-werker.
In bepaalde beroepen is e-werken al ingeburgerd. Vooral kantooractiviteiten waarbij iemand zelfstandig en geconcentreerd moet werken lenen zich ervoor. Typische e-werkfuncties zijn beroepen waarbij veel gebruik wordt gemaakt van de computer (datatypisten, boekhouders), waarbij veel werkzaamheden buiten de deur worden verricht (vertegenwoordigers) of waarvoor veel wordt getelefoneerd (enquêteurs, consultants).
Wie overweegt om e-werken binnen het bedrijf te introduceren, moet zich eerst afvragen of deze werkwijze past binnen de organisatie. Het vereist nou eenmaal meer discipline en zelfstandigheid.
De voordelen
- Tevreden personeel: voor veel mensen geldt e-werken als een aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde. Het geeft ze de vrijheid om hun werk beter in te delen en af te stemmen op hun privéleven.
- Lager ziekteverzuim: uit onderzoek blijkt dat e-werkers minder vaak ziek zijn dan personeel dat dagelijks naar het werkt toe komt.
- Hogere productiviteit: e-werkers kunnen werken op de meest productieve uren, wanneer hun concentratievermogen het hoogst is. Ook worden ze minder gestoord tijdens het werk. Het resultaat: meer effectieve werkuren.
- Belastingvoordeel: als werkgever mag je e-werkers onbelaste vergoedingen verstrekken.
- Grotere flexibiliteit: doordat jouw werknemers hun eigen tijd in kunnen delen, doen zij minder vaak een beroep op verlofregelingen en ziektewet.
- Ruimtebesparing: als e-werken een vast onderdeel wordt van de werkwijze van uw onderneming, volstaat een kleiner kantoor met minder werkplekken. Je kunt uitbreiden zonder uit jouw behuizing te groeien.
-
Kiezen uit het beste personeel: e-werken maakt het mogelijk om de specialist die aan de andere kant van het land woont in dienst te nemen.
-
Innovatie van werkprocessen : de management- en communicatiestructuur wordt beter afgestemd. Bij e-werken horen duidelijke afspraken met het personeel, heldere ICT-oplossingen en een managementstijl waarbij wordt gefocust op het resultaat. Je kunt niet controleren of een werknemer acht uur lang achter zijn bureau heeft gezeten, wél of de beoogde deadline is gehaald.
De nadelen
- Inrichtingskosten: tegenover de kostenbesparing op kantoor, staan de kosten voor telecommunicatievoorzieningen en kantoormeubilair bij je telewerkers thuis. Je blijft verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden, óók thuis. Het bureau, de stoel, de verlichting en de beeldschermapparatuur van een e-werker moeten ergonomisch verantwoord zijn. Ook dien je personeel arbovoorlichting te geven.
- Minder betrokkenheid: dit kan een negatief effect hebben op de samenwerking met andere collega’s. Sommige werknemers missen het dagelijks contact met collega’s zo sterk dat ze het ervaren als
sociaal isolement. Voorkom dit door regelmatig bijeenkomsten op kantoor te organiseren of vaste dagen af te spreken waarop iedereen op kantoor moet zijn. - RSI: uit onderzoek van TNO-Arbeid blijkt dat e-werkers meer kans hebben op stress en RSI dan collega’s op kantoor. Doordat werk en privé door elkaar heen gaan lopen, kost het sommige mensen meer moeite om het werk los te laten.
- Storingen: telewerkers zijn volledig afhankelijk van moderne telecommunicatiemiddelen. Als er een technische storing komt, valt het werk stil.
Wat heeft u nodig en wat kost dat?
Hoe hoog de kosten van e-werken precies zijn, hangt helemaal af van het aantal e-werkers en de functie van het e-werken. Gaat het voornamelijk om data-invoering of tekstverwerking, dan zullen de kosten niet erg hoog zijn. Meer gespecialiseerde functies vragen om hogere investeringen. Hoe meer je van de onderstaande ‘e-werktools’ nodig hebt, hoe hoger de kosten. Let wel: je kunt aanspraak maken op belastingvoordelige regelingen. Zie hieronder bij fiscale feiten.
In ieder geval nodig:
Hardware: een computer of laptop en telecommunicatiemiddelen.
Software: denk aan programma’s als Word, Excell en beveiligingsprogramma’s tegen virussen en andere ongewenste indringers.
Internet: minimaal een ADSL-verbinding.
Toegang tot het bedrijfsnetwerk: aansluiting op het bedrijfsnetwerk loopt via internet. Dat maakt je netwerk inbraakgevoelig. Beperk het risico door het installeren van een firewall of laat gegevens coderen met speciale software. Laat medewerkers niet met usb-sticks met bedrijfsgegevens rondlopen, maar laat ze inloggen en verander regelmatig wachtwoord en pincodes.
Eventueel nodig:
Software: specifiek voor uw bedrijf ontworpen programma’s.
Bedrijfscentrale: je kunt jouw eigen bedrijfscentrale combineren met een Automatic Call Distribution (ACD). Dit systeem verspreidt binnenkomende oproepen over een aantal toestellen, waaronder ook het toestel van de telewerker. Hiermee is iedereen bereikbaar, ook in de auto of onderweg.
Groupware: een online vergadersysteem vergroot de communicatie tussen de werknemers. Ook bulletin boards (een prikbord om documenten te plaatsen en op documenten te reageren) of workflow systemen (manier om documenten in een vooraf bepaalde volgorde langs medewerkers te sturen) helpen mee aan een soepele bedrijfsvoering.
De onderstaande regels blijven wel bestaan:
Fiscale feiten:
De vergoedingen en verstrekkingen van telefoon, internet en vergelijkbare communicatiemiddelen zijn niet belast, mits het gebruik ervan voor meer dan 10 procent zakelijk is. Je mag ze tot de vrije vergoedingen en verstrekkingen rekenen.
Huisvesting: De werkgever mag 20 procent van de huur vergoeden, als aan deze criteria wordt voldaan:
- Als de werknemer een werkplek heeft op kantoor, moet tenminste 70 procent van de inkomsten in de werkkamer thuis worden verworven.
- Als geen werkplek op kantoor beschikbaar is, moet tenminste 30 procent in de werkkamer worden verworven.
Werkkamer: Voor de inrichting van een werkkamer mag u eens per vijf jaar 1815 euro vergoeden. Voorwaarden zijn wel dat je werknemer tenminste één hele dag thuis werkt en dat je dit vastlegt in een telewerkovereenkomst.
De Arboregels
De inrichting van een thuiswerkplek valt ook onder de verantwoordelijkheid van een werkgever. Het bureau, de stoel, de verlichting en de beeldschermapparatuur moeten dus ergonomisch verantwoord zijn. U bent niet verplicht alle apparatuur en meubilair te verschaffen, maar de kosten die zijn verbonden aan de naleving van de Arbowet komen wel voor uw rekening.
Bovendien moet u controleren of werknemers die regelmatig vanuit huis werken hun werkplek hebben ingericht volgens de regels van de Arbowet. Is dit niet het geval en raakt een werknemer arbeidsongeschikt, dan loopt u het risico om aansprakelijk te worden gesteld voor de ontstane schade.
Zorg dat u een beeld heeft van de arbeidsomstandigheden in de woning om te bepalen of deze geschikt is voor e-werk en neem dit mee in de verplichte en-evaluatie. Inspectie van de woning (incidenteel en vooraf aangekondigd) mag alleen als de werknemer daar mee instemt. Laat de werknemer vervolgens schriftelijk verklaren dat zijn werkplek aan de eisen voldoet en dat hij volgens die eisen werkt. Doet hij dit vervolgens niet, dan is de werkgever niet aansprakelijk voor eventuele schade.
De arbeidsinspectie controleert in hoeverre de werkgever aantoonbaar zorg besteedt aan de arbeidsomstandigheden in de woning. De Inspectiedienst is bevoegd de woning te bezoeken om zelf polshoogte te nemen, ook als de werknemer daar niet mee instemt. Als de arbeidsomstandigheden niet in orde zijn, kan de Inspectiedienst naleving van de bepalingen eisen. Een werkgever kan ontheffing vragen van bepalingen in de Arbowet middels een gemotiveerd verzoek aan de Inspectie.
