Financiële software: 10 punten om op te letten
1. Software aanschaffen op de golfclub
Waak ervoor dat de directie binnen uw organisatie, of misschien maakt u daar zelf wel deel van uit, geen financiële software aanschaft via een “golfvrindje”. Betrek in elk geval de medewerkers die straks achter de knoppen zitten bij het selectietraject. Anders kan de acceptatiegraad van het nieuwe systeem tot een dieptepunt dalen binnen uw organisatie, met alle gevolgen van dien.
2. Komt in de volgende versie
Schaf geen financiële software aan waar met name de door u vereiste functies (nog) niet in zitten, maar door de leverancier worden beloofd in een volgende versie of release. Anders kunt u straks wel eens proefkonijn zijn en als eerste opgezadeld worden met functies die niet of niet goed werken.
3. U laten verleiden door kraaltjes en spiegeltjes
Als het gaat om de selectie van financiële software voor grotere organisaties wordt vaak de rode loper uitgelegd als u op leveranciersbezoek komt. Laat u echter niet overdonderen door alle pracht en praal en een eventuele bedrijfsfilm. U gaat naar de leverancier om de software te bekijken, concentreer u dan ook op dat laatste.
4. Selecteren op basis van een demoversie van de leverancier
Stel altijd een eigen testcasus samen op basis van UW situatie en laat die demonstreren door de leverancier. Let daarbij op bijzondere zaken, als het verbijzonderen van boekingen naar afdelingen, consolidatie van gegevens, een bijzondere vorm van budgetteren of misschien wijkt uw boekjaar wel af van het kalenderjaar.
5. Tekortkomingen van de huidige financiële software negeren
uw huidige financiële software kent wellicht een aantal tekortkomingen. U gaat per slot van rekening niet zomaar over naar nieuwe software. Zet vooraf goed op een rij welke tekortkomingen uw huidige financiële software bevat en neem deze punten mee in het selectietraject.
6. Uitzonderingen bepalen het pakket
Laat u niet teveel leiden door uitzonderingen bij de selectie van financiële software. Maak duidelijk onderscheid tussen noodzakelijk functies en ‘nice to have’.
7. Excel lost alle tekortkomingen op
Zorg ervoor dat de door u gewenste informatie zoveel mogelijk uit uw financiële software komt. Want hoe flexibel Excel ook is, op het gebied van Assurance en dus Tax Control Framework (TCF) is Excel net zo schadelijk als een virus voor uw PC.
8. Koppeling met andere systemen vergeten
Er moet rekening gehouden worden met andere software binnen uw organisatie waarmee de financiële software straks gegevens gaat uitwisselen. Denk hierbij niet alleen aan journaalposten, maar bijvoorbeeld ook aan basisgegevens, zoals debiteuren en crediteuren die wellicht als klanten en leverancier worden bijgehouden in uw ERP of logistieke software. Er mogen geen verschillen optreden.
9. Afspraken over de conversie uitstellen
Bij de aanschaf van financiële software hoort ook de conversie van de gegevens uit uw huidige systeem. Al is het maar vanwege openstaande posten of wettelijke bewaarplicht. Spreek vooraf door of conversie mogelijk is en laat dit ook vooraf aantonen via een proefconversie door de leverancier op basis van uw gegevens.
10. Software aanschaffen zonder gelijk de implementatie te regelen
Dit is eigenlijk de belangrijkste valkuil. Hoe duurder de software, hoe groter deze valkuil trouwens is. Er zijn organisaties die meer dan tienduizenden euro’s of meer voor financiële software uitgeven en daarna nog eens een veelvoud aan implementatiekosten.
