Tips voor professionele zakelijke brieven
Een verkoopbrief voor een potentiële klant. Een schriftelijke reactie naar iemand die ontevreden is over uw bedrijf. U correspondeert zakelijk op verschillende manieren. Tips om élke zakelijke brief professioneel te versturen.
Goed beginnen met een brief
Een goede brief heeft een inleiding, een kern en een slot.
De inleiding:
- Gebruik een aantrekkelijke openingszin en vermijd clichés. Dus niet: 'Naar aanleiding van uw verzoek d.d. 31 juli….' Beter is: 'Bedankt voor uw brief van 31 juli j.l.'.
De kern:
- Behandel per alinea één thema, vraag of uitspraak.
Slot:
- Probeer ook hier clichés te vermijden. Deze afsluiting komt nogal afstandelijk over: Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Vriendelijker is: Wanneer u nog vragen heeft, kunt u altijd contact met mij opnemen.
Schrijftips voor zakelijke brieven
- Schrijf positief. Leg bijvoorbeeld het accent op een oplossing of een mogelijkheid. 'Wij kunnen volgende week dinsdag langskomen' en niet op een probleem: 'Helaas kunnen wij niet eerder dan volgende week dinsdag';
- Klanten waarderen het als u ze bedankt. 'Hartelijk dank voor uw aanvraag voor een offerte';
- Maak altijd een persoonlijke aanhef. 'Geachte heer of mevrouw Pieterse'. Verzeker u ervan dat u de naam van de ontvanger goed schrijft. Verkeerd gespelde achternamen - en vrouwen met 'mijnheer' aanspreken en andersom - zijn klassieke missers en een van de grootste ergernissen;
- Gebruik 'gewone mensentaal' maar sla niet een al te joviale toon aan. 'Beste Piet' is misschien een beetje een vreemde aanhef als u iemand pas een keer hebt gesproken;
- Probeer brieven kort te houden. Als het even kan maximaal 1 A4tje;
- Een persoonlijke handtekening mag niet ontbreken. Onderteken altijd met uw naam en functie
Tips voor een verzorgde brief
- Denk aan uw huisstijl: gebruik briefpapier en enveloppen met uw bedrijfslogo;
- Zorg ervoor dat brieven altijd in hetzelfde lettertype en lettergrootte zijn opgesteld;
- Maak de brief prettig leesbaar en overzichtelijk met voldoende witruimte tussen de alinea's en tussenkopjes.
