Verklaring geen privégebruik auto

Als een werknemer een verklaring geen privégebruik bij u inlevert, dan mag u de bijtelling achterwege laten. Bovendien heeft u de zekerheid dat achteraf geen naheffingen volgen. Bij controle door de fiscus moet de werknemer echter nog wel kunnen bewijzen dat er minder dan 500 kilometer per jaar privé is gereden.

Minder dan 500 km per jaar: geen bijtelling
Rijdt uw werknemer minder dan 500 kilometer per jaar in een auto van de zaak? Dan kan de bijtelling voor privégebruik achterwege blijven. Hiervoor is wel een sluitende rittenregistratie vereist, een collectieve afspraak met de fiscus, of een schriftelijke afspraak met uw werknemer.

Verklaring geen privégebruik
Ook bij een verklaring geen privégebruik mag u de bijtelling stopzetten, al moeten daar wel twee belangrijke kanttekeningen bij worden geplaatst:

  • Een verklaring geen privégebruik geldt niet als bewijs: bij controle moet uw werknemer alsnog aantonen dat de grens van 500 kilometer niet is overschreden;
  • U mag geen rekening houden met een verklaring geen privégebruik als u weet dat uw werknemer in een jaar meer dan 500 kilometer privé rijdt (zie voorbeeld). 

Een verklaring aanvragen
Uw werknemer stuurt de aanvraag ingevuld en ondertekend op, waarna hij de uiteindelijke verklaring ontvangt. U krijgt vervolgens een kopie voor uw administratie.

Download de aanvraag voor een verklaring geen privégebruik hier » 

Adres Belastingdienst
De aanvraag moet naar het onderstaande adres worden gestuurd:

Belastingdienst CI/CFD
Postbus 2538
6401 DA Heerlen

Speciale aandachtspunten

  • De verklaring is onbeperkt geldig, maar moet wel worden herzien zodra de omstandigheden wijzigen (zie voorbeeld). Meer daarover leest u in Wanneer moet een verklaring geen privégebruik worden ingetrokken? »
  • Uw werknemer kan geen verklaring aanvragen als u al een (collectieve) afspraak hebt gemaakt met de fiscus over het privégebruik van auto's door uw personeel;
  • Als u weet dat de verklaring geen privégebruik auto ten onrechte is afgegeven, krijgt u alsnog een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.

Bijtelling niet direct stopzetten
Zet de bijtelling niet direct stop als uw werknemer aangeeft een verklaring geen privégebruik te hebben aangevraagd. Alleen een verzoek is namelijk niet voldoende. Pas als u een kopie van de verklaring geen privégebruik hebt ontvangen, kan de bijtelling worden stopgezet. Als u het toch eerder doet, loopt u het risico dat de Belastingdienst met naheffingen komt.

Wanneer dan wel?
Zodra u de kopie van de verklaring geen privégebruik in bezit heeft, zet u de bijtelling stop vanaf het eerstvolgende tijdvak waarover u het loon moet berekenen. U mag niet corrigeren voor loontijdvakken waarover uw werknemer al loon heeft ontvangen.

Zoals gezegd, als u weet dat uw werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer privé rijdt, mag u geen rekening houden met de verklaring, ofwel: zet de bijtelling dan niet stop.

Controle? Toch nog bewijs nodig
Ondanks de verklaring geen privégebruik, moet uw werknemer tijdens of na afloop van een kalenderjaar overtuigend kunnen bewijzen dat hij maximaal 500 kilometer per kalenderjaar privé rijdt of heeft gereden. Belangrijk, zeker omdat de fiscus daar scherp op controleerd.

Dat betekent in de meeste gevallen dat er alsnog een rittenregistratie moet worden bijgehouden.

Daarnaast wordt het volgende geaccepteerd:

  • U heeft met uw werknemer schriftelijk afgesproken dat privégebruik niet is toegestaan, bijvoorbeeld als een aanvulling op de arbeidsovereenkomst. Dat betekent wel dat u het autogebruik controleert en administreert, uw werknemer niet verzekerd is voor privégebruik, de werknemer zelf een auto heeft. 

Als ondersteunend bewijs wordt gezien: werkroosters, vakantieoverzichten, ziekte- en verlofstaten, garagenota's, schaderapporten, bekeuringen en dergelijke.

Bestelauto 
Voor een bestelauto mag uw werknemer in de navolgende situaties geen verklaring aanvragen:

  • Hij rijdt in een bestelauto waarvoor u een (collectieve) afspraak met de fiscus hebt gemaakt over het privégebruik;
  • Hij rijdt in een bestelauto waarvoor u privégebruik verbiedt;
  • Hij rijdt in een bestelauto waarvoor u eindheffing toepast, omdat 2 of meer werknemers deze auto door de aard van het werk doorlopend afwisselend gebruiken.

Een drietal voorbeelden

Voorbeeld 1 U hebt aan uw werknemer een auto ter beschikking gesteld. Op 23 mei hebt u aan hem het loon over mei betaald. Bij de loonberekening hebt u rekening gehouden met privégebruik auto. Op 25 mei geeft uw werknemer u een kopie van zijn Verklaring geen privégebruik auto. Door deze verklaring moet u de bijtelling voor privégebruik auto vanaf juni achterwege laten. U mag de loonberekening voor januari tot en met mei niet corrigeren.
(Bron: Belastingdienst)

Voorbeeld 2 Uw werknemer beschikt van januari tot en met mei over een auto met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 24.000. Uw werknemer rijdt in deze periode met de auto 1.000 kilometer privé. De bijtelling is op kalenderjaarbasis 25% van € 24.000 = € 6.000. Bij een loontijdvak van een maand telt u € 500 per maand bij het loon. Op 1 juni krijgt uw werknemer een andere auto met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 30.000. Uw werknemer geeft u voor deze auto een Verklaring geen privégebruik auto. Omdat u weet dat hij van januari tot en met mei al 1.000 kilometer privé heeft gereden, mag u geen rekening houden met de verklaring. Vanaf 1 juni moet u daarom per maand bij het loon tellen 1/12 x 25% van € 30.000 = € 625.

Door de 'Verklaring geen privégebruik auto' krijgt u geen naheffingsaanslag als achteraf blijkt dat uw werknemer de verklaring ten onrechte heeft aangevraagd, bijvoorbeeld omdat hij toch meer dan 500 kilometer privé gaat rijden. In zo'n geval legt de fiscus een naheffingsaanslag op aan uw werknemer voor de verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw over de al verstreken loontijdvakken. U bent niet verplicht om de nageheven inkomensafhankelijke bijdrage Zvw aan uw werknemer te vergoeden. De naheffingsaanslag kan worden verhoogd met heffingsrente en een boete. Naheffen kan tot en met 5 jaar na afloop van een kalenderjaar.
(Bron: Belastingdienst)

Voorbeeld 3 Uw werknemer rijdt in een auto die hij niet privé gebruikt met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 24.000. U hebt van hem een Verklaring geen privégebruik auto gekregen. In september vraagt hij om intrekking van de verklaring, omdat hij op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer gaat rijden. Het loontijdvak is een maand.

Op basis van deze gegevens legt de fiscus uw werknemer een naheffingsaanslag loonbelasting/ premie volksverzekeringen op voor privégebruik over januari tot en met september. De bijtelling is 9/12 x 25% van € 24.000 = € 4.500. De aanslag kan worden verhoogd met een boete. Bovendien kunnen er heffingsrente worden berekend als de aanslag in een volgend kalenderjaar opgelegd. Eventueel wordt ook de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw nageheven. De nageheven bijdrage hoeft u niet aan uw werknemer te vergoeden.

Vanaf 1 oktober moet u maandelijks bij het loon tellen 1/12 x 25% van € 24.000 = € 500. Op de bijtelling moet u loonbelasting/premie volksverzekeringen en eventueel inkomensafhankelijke bijdrage Zvw inhouden.
(Bron: Belastingdienst)

Auteur: Martin Krüger
0 Reacties
Tonen

Uw mening

Spaargeld zet ik op een spaarrekening:

Uw mening

Naar welk MKB event gaat uw voorkeur uit?