Offertes versturen als pdf per e-mail
Dagelijks worden per mail Excel bestanden of Word documenten (zoals offertes) verzonden. Het gevaar van het verzenden van bijvoorbeeld Excel bestanden is dat teveel informatie wordt verzonden. Het zou bijvoorbeeld vervelend zijn als een calculatie voor een offerte met de berekening wordt aangeleverd aan uw mogelijke klant.

Door uw Microsoft Office bestanden als PDF te verzenden, bent u er zeker van dat de ontvanger de bestanden ontvangt in de gewenste lay-out en dat de ontvanger niet (per ongeluk) gegevens wijzigt.

Vanaf versie 2007 heeft Office een standaardoptie om documenten te verzenden als PDF.

Werkinstructie

• Open een Microsoft Office bestand
• Klik op de >> Office Knop
• Kies voor >> Verzenden
• Kies voor >> Als PDF-bijlage bij een e-mailbericht verzenden
• Het kan voorkomen dat Windows een melding geeft over een blokkering. In dat geval kunt u kiezen voor blokkering opheffen
• Het bestand wordt als PDF in een e-mail gezet
• Voeg de gegevens van de geadresseerde toe aan de mail
• Voeg de inhoud van de mail toe
• Sluit af met uw e-mailhandtekening. Het nadeel van deze manier van verzenden van e-mail is dat Outlook niet standaard een handtekening onder het bericht zet. Deze is in te voegen door te kiezen voor >> Invoegen >> Handtekening

Werkinstructie met schermafdrukken
Op de website van Easy Template is deze Microsoft Office tip uitgewerkt met duidelijke schermafdrukken. Bekijk deze Office tip op: Office tips: bestanden als pdf in mail »

Deze tip is van toepassing op
• Microsoft Word 2007
• Microsoft Excel 2007
• Microsoft Outlook 2007