Inhoudsopgave
Financiële administratie bijhouden
Elk bedrijf moet een administratie bijhouden waaruit snel op te maken is hoe de onderneming ervoor staat. Dat betekent dat je alle gegevens over de werkzaamheden en financiën moet bijhouden en bewaren.
Dat geldt niet alleen als je de administratie zelf doet, maar ook als de financiële administratie is uitbesteed. Als ondernemer ben jij verplicht om alle gevraagde gegevens te kunnen overleggen.
Voldoet de gevoerde administratie niet aan de eisen? Dat kan vervelende gevolgen hebben. Je kunt boetes krijgen of zelfs voor de rechter moeten verschijnen.
Bovendien is de kans groot dat de Belastingdienst in zo’n geval zelf de omzet en winst vaststelt en aangeeft hoeveel belasting je moet betalen. Daar gelden weliswaar regels voor, maar het zal niet snel in jouw voordeel uitvallen. Bovendien zal je zelf met bewijzen moeten komen wanneer je van mening bent dat de berekening niet klopt. En dat is moeilijk als de administratie niet op orde is.
De voordelen van een goede bedrijfsadministratie
Een gedegen administratie geeft moeiteloos inzicht in de financiële positie van een onderneming. Dit is natuurlijk fijn voor de Belastingdienst, maar ook voor jou als ondernemer erg belangrijk. Allereerst voorkom je risico’s zoals hierboven beschreven. Maar het heeft ook andere voordelen:
- Je ziet snel hoe je bedrijf ervoor staat.
- Je hebt direct inzicht in je inkomsten, uitgaven, kosten en omzet.
- Je hebt inzicht in openstaande facturen.
- Je loopt minder snel aftrekposten mis.
- Bij de btw-aangifte weet je precies hoeveel btw je moet betalen of terugkrijgt.
Ben je een startende ondernemer? In dit artikel leggen we uit hoe je een boekhouding opzet.
Hoe ziet een financiële administratie eruit?
Wat je moet bijhouden, staat niet precies omschreven in de wet. Dat is waarschijnlijk maar goed ook, want het zou een behoorlijke lijst worden als elk soort document apart werd genoemd.
In plaats daarvan wordt aangegeven aan welke voorwaarden een administratie moet voldoen.
1. De rechten en plichten van de onderneming moeten duidelijk zijn.
Denk aan contracten en overeenkomsten, maar ook oprichtingsstatuten, jaarverslagen en vergaderstukken.
2. Alle gegevens die voor de belastingheffing nodig zijn, moeten bewaard worden.
Bijvoorbeeld het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, facturen en kassabonnen. Maar ook e-mailverkeer en kladpapier met aantekeningen.
3. De administratie moet binnen een redelijke termijn te controleren zijn.
De belastinginspecteur stelt deze termijn vast. Dat gebeurt in overleg, dus je kan daar een afspraak over maken. In de regel zal de controle bij een klein bedrijf hooguit twee dagen duren.
Wat hoort er allemaal bij een financiële administratie?
- Ontvangen facturen en kopieën van uitgaande facturen
- Kasboek of kasadministratie
- Contracten en correspondentie
- Urenregistratie
- Rittenadministratie of vervoersbewijzen van het openbaar vervoer
- Kopieën van aangifte inkomstenbelasting en aangifte omzetbelasting (btw-aangifte)
- Overeenkomsten en modelovereenkomsten
- Bedrijfscorrespondentie
- Banktransacties
Bijhouden van de financiële administratie
Je bent vrij in hoe je de financiële administratie bijhoudt: multomappen, een Excel-bestand, een boekhoudpakket op de computer of kladpapier. Alles wordt geaccepteerd, zolang de vereiste informatie er maar snel genoeg uit te halen is.
Kies voor een online boekhoudprogramma
Toch adviseren we dat je je administratie voert in een online boekhoudprogramma (ook wel e-boekhouden genoemd). In zulke software zijn standaard documenten aanwezig die de basis kunnen vormen voor een goede administratie. Ook worden zaken automatisch berekend en bijgehouden.
Met een online boekhoudprogramma heb je altijd een goede back-up van de administratie. Wanneer je hebt gekozen voor online boekhouden, kun je meestal in de onlineomgeving alle essentiële gegevens downloaden en zelf bewaren.
Bewaarplicht en bewaartermijnen: zo lang moet je je administratie bewaren
Opruimen kan nooit kwaad, maar gooi de administratie niet te snel weg. Je hebt namelijk een fiscale bewaarplicht en daar zitten termijnen aan vast van soms 10 jaar. Hier gaan we dieper in op de bewaartermijnen voor zakelijke documenten.
Je mag zelf kiezen waar en hoe je de administratie bewaart, zolang hij maar benaderbaar is.
Welke administratie voor eenmanszaak?
Voor een eenmanszaak gelden geen aanvullende of bijzondere regels. De fiscale regels die voor andere ondernemingen gelden, zijn dus ook van toepassing voor een zzp’er. De administratie voor een eenmanszaak is wel minder gecompliceerd dan die van grote bv’s.
Veelgestelde vragen over zakelijke financiële administratie
Wat houdt een administratie in?
Iedere onderneming die in Nederland actief is, is verplicht een administratie bij te houden. De financiële administratie bestaat uit alle gegevens van een onderneming.
Wat zit er in de administratie?
In een administratie vind je in ieder geval het kasboek, financiële aantekeningen zoals in- en verkoopgegevens, facturen, bankafschriften, contracten, correspondentie vanuit de onderneming, een kilometerregistratie en eventueel een salarisadministratie.
Wat is een goede administratie?
Een goede administratie bevat alle punten die hierboven zijn genoemd en zorgt ervoor dat je gemakkelijk aangiftes kan indienen bij de Belastingdienst. Een administratie geeft ook direct inzicht in de financiële situatie van de onderneming. En een goede administratie is overzichtelijk en compleet.
Is de financiële administratie uitbesteden verstandig?
Een financiële administratie uitbesteden kan zeker verstandig zijn wanneer je er weinig ervaring of gevoel bij hebt. Het systematisch verzamelen van de juiste informatie voorkomt problemen met de fiscus en maakt bijvoorbeeld voor bv’s het opstellen van de jaarlijkse accountantsverklaring veel gemakkelijker. Met een goede boekhouder of accountant bespaar je tijd, zorgen en waarschijnlijk ook geld.
