Een auto voor uw werknemer? Dit komt er bij kijken

Het fiscale voordeel van een ter beschikking gestelde auto valt onder de loonheffing en de premieheffing werknemersverzekeringen. Wat betekent dat voor u als werkgever?
Een auto voor uw werknemer? Dit komt er bij kijken

Auto valt onder loonbelasting
De auto van de zaak valt niet onder de inkomstenbelasting, maar de loonbelasting. Het brutoloon van werknemers met een auto van de zaak gaat omhoog, omdat u de 25% bijtelling (van de catalogusprijs van de auto) moet optellen bij hun salaris. Dit is 14% in het geval de auto extreem zuinig is.

De bijtelling (op jaarbasis) moet door u tijdsevenredig worden toegerekend aan het loontijdvak, wat een maand of een vierweekse periode zal zijn. 

Het voordeel mag echter niet worden meegeteld bij het pensioengevende loon van de werknemer. Er mogen dus geen belastingvrije pensioenrechten over worden toegekend.

Premies inhouden
Over een bijtelling privé-gebruik auto moet u loonbelasting, premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw inhouden. De bijtelling privé-gebruik is geen loon voor de werknemersverzekeringen. Ook de bijdrage voor de Zorgverzekering valt hier dus onder. 

Werknemers controleren
U moet flink wat administratie bijhouden, omdat u werknemers met een auto van de zaak moet vragen: 'Rijd je dit jaar meer of minder dan 500 kilometer privé?' En omdat lang niet iedereen aan het eind van het jaar het juiste antwoord zal hebben gegeven, moet u rekening houden met meer rompslomp.

U wordt min of meer verplicht de rittenregistratie van werknemers te gaan controleren, met als ongewenst neveneffect dat u zich mogelijk in hun privé-leven moet gaan verdiepen. Immers, als uw werknemer in een maand meer dan 42 kilometer privé rijdt, treedt in principe het regime van de bijtelling in werking. Tenslotte is 42 x 12 = 504 km op jaarbasis. 

Minder administratie In enkele gevallen kunt u de administratieve last verlichten:

  • Een werknemer die minder dan 500 kilometer per jaar rijdt en dit kan en wil aantonen met een goede kilometeradministratie, kan een verklaring geen privégebruik (geel kenteken) aanvragen bij de Belastingdienst.
  • Voor de grijs-kentekenbus kunt u eventueel in aanmerking komen voor een vaste heffing van € 300,- in de eindheffingsregeling, bijvoorbeeld als meerdere chauffeurs van dezelfde bus gebruikmaken.
  • Voor busjes die 's nachts achter het hek staan, kunt u vrijstelling verkrijgen. Mits u controle uitoefent en een verbod uitvaardigt op privégebruik.

U krijgt de naheffing
Gaat u er, met de bewijsstukken op papier, van uit dat door de werknemer minder dan 500 kilometer privé op jaarbasis is gereden en dus de bijtelling achterwege kan blijven, dan loopt u als werkgever het naheffingsrisico van premies werknemersverzekeringen en boetes over de afgelopen vijf jaar. Dat gebeurt echter alleen als de Belastingdienst achteraf de juistheid en/of volledigheid van het bewijs in twijfel trekt.

Indirect wordt u dus ook medeverantwoordelijk voor het leveren van het bewijs dat de auto van de zaak voor niet meer dan 500 kilometer op jaarbasis voor privé-doeleinden wordt gebruikt.

De werknemersdelen in de nageheven premies kunnen niet op de werknemer worden verhaald.

Werknemer met personenauto
Heeft u aan uw werknemer een personenauto beschikbaar gesteld, met het recht op privégebruik, dan zijn er niet zo veel problemen te verwachten. Wanneer werknemers namelijk van dat recht gebruik maken en geen kilometeradministratie bijhouden, betaalden ze al inkomstenbelasting over hun loonvoordeel.

Is de werknemer het niet eens met de wijze van bijtelling of met het bedrag dan moet hij of zij, zolang hij vindt dat de onjuistheid voortduurt, formeel per loonperiode (maandelijks) steeds bezwaar maken tegen de bijtelling, bij de Belastingdienst. Dat kan betekenen dat er twaalf keer per jaar hetzelfde bezwaarschrift wordt ingediend. En u kunt als werkgever niets veranderen, zolang de fiscus geen besluit heeft genomen op het bezwaar. Met de kans dat u achteraf nog heel veel administratieve herstelwerkzaamheden moet verrichten.

Werknemer met bestelauto
Heeft u in uw personeelsbeleid afspraken over het niet privé gebruiken van de bestelauto, staan ze buiten werktijd achter slot en grendel en laat u uw personeel ook tekenen voor het verbod op privégebruik, dan kan dat, naast een kilometeradministratie, voldoende zijn om aan te tonen dat minder dan 500 kilometer per jaar gebruik wordt gemaakt van de (bestel)auto.

Als de bestelauto door meer dan twee werknemers wordt gebruikt op doorlopend wisselende momenten, kan de werkgever het privégebruik afkopen via de eindheffing. Deze bedraagt € 300,- per bestelauto per kalenderjaar. Er hoeft dan geen rittenadministratie bij te worden gehouden. Als de bestelauto door twee werknemers wisselend wordt gebruikt, moet u wel een sluitende rittenadministratie bijhouden.

Overigens is er géén sprake van 'wisselend gebruik' wanneer de auto in een 'duidelijk afgesloten tijdsvak' van bijvoorbeeld een week of een maand door de ene werknemer wordt gebruikt en daarna door een andere werknemer.

Met medewerking van Ernst & Young Belastingadviseurs

Ga nu naar je mailbox

Je ontvangt een e-mailbericht met instructies om je registratie te bevestigen. Zonder de bevestiging wordt je registratie niet verwerkt.

Ook praktische tips in je mailbox?

Denk na over de toekomst van je bedrijf. Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrieven!

1
0

De Zaak website maakt gebruik van cookies.

We zijn verplicht om je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies.

/disclaimer
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming