Partijen beginnen altijd met fris elan aan een nieuwe opdracht. Het is van belang dat dit elan erin blijft zowel bij uw bedrijf als bij het externe bureau (of meerdere bureaus). Het bureau scherp houden, betekent niet dat de projectleider ze op de hielen moet zitten, maar wel dat afspraken worden nagekomen. Hieronder vindt u een lijst met valkuilen.
> ‘Oh, ik dacht dat u het zó wilde…’
De meeste misverstanden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer ontstaan door verkeerde verwachtingen. Zo rijzen er misverstanden over de concrete invulling van functionaliteiten. Hoe concreter dit ontwerp is uitgewerkt, eventueel in samenwerking met het bureau, hoe groter de kans dat daarover voor beide partijen geen verkeerde verwachtingen komen te ontstaan. Neem bijvoorbeeld een te bouwen chatfunctie voor de site. U en uw collega’s hebben daar een bepaalde voorstelling bij. Als die niet duidelijk is omschreven, dan zal het webbureau daar een eigen invulling aan geven. Het gevolg is dat uw bedrijf ontevreden is over het resultaat en dat het bureau — al dan niet tegen bijbetaling — de chatfunctie moet herzien.
> Wie doet wat?
Verkeerde verwachtingen kunnen ook ontstaan bij de invulling van bepaalde werkzaamheden. Ook hierbij is het advies om dit in onderling overleg met het bureau zo concreet mogelijk af te spreken. Zo kan het zijn dat het webbureau verwacht dat uw bedrijf voor de zogeheten statische teksten voor de website zorgt. Statische teksten zijn die teksten die niet middels het cms worden gepubliceerd, maar die in de code zijn verwerkt. Een voorbeeld daarvan zijn foutmeldingen bij formulieren of bevestigings-e-mails van een bestelling. Deze zogeheten systeemberichten zijn standaard nogal eens in het Engels of niet in de stijl geschreven van de overige teksten op uw site. De hoeveelheid statische teksten valt in het algemeen wel mee. Belangrijker is dat ze op cruciale plaatsen staan. Zo kan een onduidelijke tekstuele aanwijzing in een bestelproces ertoe leiden dat de klant afhaakt.
> Wekelijkse update
In plaats van iedere dag het ontwerp- of bouwproces van de site te volgen, kan uw bedrijf beter vragen om een wekelijkse update. Spreek hiervoor een vaste dag en tijdstip af in de week. Zo’n afspraak maakt het overzichtelijk welke vorderingen er worden gemaakt en wanneer uw bedrijf/de projectleider daarvan op de hoogte wordt gesteld.
> Mensentaal, geen jargon
Het ontwerpen en bouwen van een site is vrij technisch. Dit betekent dat mensen allerlei technische termen en jargon gaan gebruiken. Zeker voor de mensen die minder technisch onderlegd zijn, is dit niet te volgen. Behoed u het bureau ervoor dat ze onnodig jargon gebruiken, maar zaken zoveel mogelijk in ‘gewone mensentaal’ benoemen.
> Houd rekening met vertraging
Deadlines zijn heilig. Er zullen echter altijd onvoorziene omstandigheden zijn waardoor bepaalde taken langer duren dan vooraf verwacht. Daarom is er in de planning ook een uitloop van 10 procent aan tijd ingecalculeerd. Wijs alle betrokken partijen erop dat bij overschrijding van de deadline dit wordt gecommuniceerd aan elkaar.
> Werkt alles in de browsers?
Controleer (of laat controleren) dat ontworpen pagina’s op de juiste manier in de meest gebruikte browsers, zoals Internet Explorer (7 en 8) en Firefox worden weergegeven. Ontwerpers vergeten deze browsercompatibiliteit nogal eens (te controleren). Het gevolg kan zijn dat pagina’s niet goed laden en onleesbaar of onbruikbaar zijn. Vooral de verouderde versie Internet Explorer 6, die toch nog door één op de tien surfers wordt gebruikt, staat bekend als een designbreker.
