1. Aanvragen
Via de website van Office 365 vraagt u een abonnement aan. Er zijn verschillende abonnementen beschikbaar. Werkt u als ZZP’er of hebt u een bedrijf met maximaal 25 medewerkers, dan kiest u ‘Office 365 voor professionals en kleine bedrijven’. U betaalt hiervoor € 5,25 per gebruiker per maand. Nadat u Office 365 hebt aangevraagd en uw contact- en betaalgegevens hebt opgegeven, is het tijd om de account in te stellen.
2. Gebruikers aanmaken
Het beheer van Office 365 vindt plaats via de beheerderspagina. Klik op Beheerder bovenin het scherm. Voor elke gebruiker maakt u een aparte account aan. Kies voor de sectie Gebruikers. Klik op Nieuw. Vervolgens geeft u de details (zoals naam en gebruikersnaam) op.
In de sectie Aanvullende gegevens kunt u optioneel extra informatie kwijt, zoals het telefoonnummer en adres waarop de gebruiker kan worden bereikt. Hierna koppelt u de licentie aan de gebruikersaccount en kunt u het wachtwoord van de gebruiker naar een e-mailadres sturen.
3. Domeinnaam koppelen
Uiteraard wilt u uw domeinnaam koppelen aan Office 365. Hierbij zorgt u ervoor dat e-mail gericht aan uw domein (bijvoorbeeld ontvanger@dezaak.nl), terechtkomt in uw postvak. U voegt hiervoor uw domein toe aan Office 365.
- Open de beheerderspagina (klik op Beheerder). Vervolgens klikt u op Domeinen. U vindt deze optie onder Beheer.
- Kies voor Een domein toevoegen en kies Domein controleren. Klik op Volgende.
Nu dient u uw domein te verifiëren. Hiermee bedoelt Microsoft dat u bevestigt dat u de eigenaar van het domein bent en dat u toestemming geeft om dit domein te koppelen aan Office 365. De wizard geeft u hiervoor instructies. De instructies verschillen per aanbieder: op de Office 365-pagina leest u hoe u per aanbieder te werk gaat.
4. Office instellen
U kunt Office 365 koppelen aan uw lokale Office-programma’s, zoals Outlook. Zo wordt e-mail binnengehaald, zijn contactpersonen zichtbaar en kunt u uw afspraken bijhouden.
Met behulp van een programma kunt u Outlook automatisch instellen.
Op de startpagina kiest u voor Downloads (in de sectie Informatiebronnen). Bij de tweede sectie – Uw Office-desktoptoepassingen installeren en configureren – klikt u op de knop Instellen. Nadat u het programma hebt uitgevoerd, kunt u e-mail verzenden vanuit Outlook en bestanden direct in de cloud opslaan via uw Office-programma’s, zoals Word en PowerPoint.
5. Chatberichten versturen
Naast e-mail hebt u met Office 365 de optie om te chatten. Hiervoor maakt u gebruik van Microsoft Lync. Het programma installeert u apart. Op de beheerderspagina van Office 365 klikt u op Downloads (u vindt deze optie in het rechtermenu). In de sectie Microsoft Lync installeren, klikt u op de knop Installeren. Het programma wordt automatisch geconfigureerd.
6. Mobiel koppelen
Interessant is uiteraard de mogelijkheid om Office 365 mobiel te gebruiken. Het instellen van de smartphone is afhankelijk van het model. Office 365 ondersteunt verschillende apparaten, zoals iPhone, Windows Phone en Android-telefoons.
Op de beheerderspagina kiest u voor E-mail instellen op mobiele telefoons. Klik hierna op Wizard Mobiele telefoon instellen. Op basis van enkele vragen – waaronder welk besturingssysteem de mobiele telefoon gebruikt – loodst de wizard u door het configuratieproces.
