Een goede indruk bij uw (nieuwe) klanten
Door van uw eigen gegevens een contactpersoon aan te maken, kunnen deze gegevens worden verzonden naar (nieuwe) relaties. Die relaties hoeven dan niet meer te doen dan uw gegevens op te slaan. Dit bespaart een hoop tijd en maakt bovendien een professionele indruk bij een (mogelijk toekomstige) klant. Maar ook in een privésituatie krijgt u positieve reacties.
Werkinstructie Microsoft® Outlook
De uit te voeren handelingen bestaan uit 3 stappen:
- Aanmaken eigen contactpersoon
- Verzenden van gegevens
- Ontvangen van gegevens
Aanmaken eigen contactpersoon
Maak in het adresboek een contactpersoon aan met uw eigen gegevens, zoals u deze wilt verzenden naar relaties. Wanneer u bijvoorbeeld niet wilt dat het mobiele nummer standaard wordt meeverstuurd, vult u dat gewoon niet in.
Sla dit visitekaartje op in een aparte map onder de contactpersonen, bijvoorbeeld de map >> Digitale visitekaartjes
- TIP 1: In deze map kunnen natuurlijk meer visitekaartjes worden opgenomen.
- TIP 2: zorg in ieder geval dat uw website wordt vastgelegd, dan kunnen uw klanten direct naar de website.
Verzenden van gegevens
- selecteer uw contactpersoongegevens in het adresboek;
- open de contactpersoon gegevens;
- kies op het lint >> Contactpersoon. Klik op >> Verzenden;
- u ziet een keuzemenu;
- kies voor >> Verzenden als visitekaartje;
- Outlook maakt een nieuw bericht aan met als bijlage het visitekaartje.
- Selecteer geadresseerde. Klik op “aan” en selecteer de contactpersoon aan wie de informatie moet worden verzonden. Of type het e-mail adres handmatig in.
Ontvangen van gegevens
Uiteraard ontvangt u op bovenstaande manier ook gegevens van andere personen. Het opnemen van deze gegevens is vrij eenvoudig.
Wanneer een e-mail bericht wordt ontvangen met adresgegevens zal dit worden getoond in Outlook als een gewoon bericht met een bijlage. Voor dit bericht geldt dus hetzelfde als voor andere berichten met een bijlage. Open deze trouwens alleen wanneer de contactpersoon bekend is en als de bijlage bekend is.
- Open het e-mail bericht.
- Open de bijlage.
- Afhankelijk van de instellingen staat deze in het bericht of is als een bijlage toegevoegd aan het bericht.
- De contactpersoon wordt geopend.
- Sla de contactpersoon op door te kiezen voor >> opslaan en sluiten.
