Inhoudsopgave
- Vraag tijdig en gemotiveerd uitstel aan
- Neem zelf contact op met Belastingdienst
- Voldoe aan de bewaarplicht
- Zorg voor een goede urenadministratie
- Gebruik aftrekposten en fiscale reserves
- Ga na of er convenanten zijn gesloten
- Dien een btw-suppletie in
1. “Vraag tijdig en gemotiveerd uitstel aan”
Er zijn slechts weinig ondernemers die zélf de aangifte van hun inkomstenbelasting verzorgen; de meerderheid laat het door een intermediair doen. Alleen de allerkleinsten, zoals startende zzp’ers met een inkomen van onder de € 5000,-, doen het zelf of schakelen een avondboekhouder in. Juist dan gaat het wel eens mis: de aangifte overkomt de ondernemer en heeft zeker niet de hoogste prioriteit. Daardoor wordt de aangifte vaak niet op tijd gedaan.
Vraag daarom tijdig en gemotiveerd uitstel aan, vóór 1 april. Dan is er niets aan de hand en het voorkomt problemen zoals verzuimboetes en te hoge ambtshalve aanslagen.
Zo’n uitstel mag maximaal negen maanden beslaan, met daarna nog eens drie maanden in uitzonderlijke gevallen. Gebleken is dat veel ondernemers uitstel aanvragen en daar doen ze volgens de Belastingdienst goed aan. De kwaliteit van de aangifte wordt hierdoor verbeterd omdat de accountant anders alle aangiften tegelijk moet verwerken.
2. “Neem bij complexe fiscale momenten contact op met de Belastingdienst”
De intermediair kan aan de bel trekken bij de fiscus, maar de inspecteurs nemen ook zelf het initiatief bij ‘fiscale momenten’: bij de start, staking, overdracht of beëindiging van een bedrijf. De fiscus zit er bij een bedrijfsstaking bijvoorbeeld bovenop en gaat direct in overleg met de intermediair. Ondernemers weten daardoor snel waar ze aan toe zijn, en lopen niet meer achter de feiten aan. Voordeel: er ontstaan jaren later geen discussies meer.
Sommige bedrijven nodigen de inspecteurs zelf uit om hun belastinghuishouding te checken, vooral om te horen of ze het goed doen of niet. De gesprekspartners gaan ook regelmatig persoonlijk een kijkje nemen bij hun doelgroep. Deze bezoekjes heten tegenwoordig echter geen ‘inspecties’ meer, maar ‘vooroverleg’. Dit werkt volgens de Belastingdienst heel verhelderend. De aangifte achteraf is dan niet zo belangrijk meer. Communicatie is zeer belangrijk. Al te close moet het overigens ook weer niet worden. Zo worden de afspraken uit het vooroverleg in een overeenkomst vastgelegd en doet de inspecteur niet mee aan ‘het verkennen van de fiscale grenzen’.
Wat dat betreft hebben intermediairs en ondernemers met een aanspreekpunt bij de Belastingdienst het gemakkelijker. Ze trekken aan de bel als dat nodig is. De fiscus kan dan snel problemen tackelen en vervelende gevolgen zoals boetes, aanmaningen en deurwaarders vermijden.
3. “Houd de administratie op orde en voldoe aan de bewaarplicht”
Elk bedrijf moet een administratie bijhouden van werkzaamheden en financiële gegevens. Daarnaast mag u facturen en andere documenten niet zomaar weggooien. Daar gelden namelijk wettelijke bewaartermijnen voor, die soms tot zeven jaar oplopen.
Facturen blijken nogal eens problemen op te leveren. De fiscus merkt bijvoorbeeld dat een deel van de ondernemers het lastig vindt om zich aan de factureringsverplichting te houden. Als ondernemer voor de omzetbelasting bent u namelijk vrijwel altijd verplicht om een factuur uit te reiken. Verder bent u in zo’n geval ook verplicht om alle kopieën van de door uzelf, de afnemer of een ander uitgereikte facturen op te slaan.
4. “Indien u in aanmerking komt voor zelfstandigenaftrek, zorg dan voor een actuele en onderbouwde urenadministratie”
De zelfstandigenaftrek op grond van het urencriterium is de grootste aftrekpost voor ondernemers. En juist het wel of niet voldoen aan het urencriterium ligt ten grondslag aan de meeste fouten en omissies in de aangifte. Het advies is dan ook om dagelijks een gespecificeerde urenadministratie te registreren.
Bedenk daarbij wel dat niet alle bezigheden als werktijd kunnen worden opgevoerd, zoals een boswandeling of een weekendje weg om na te denken over de bedrijfsvoering. Die vlieger gaat alleen op als het aantoonbaar om een zakelijke bijeenkomst gaat.
5. “Neem kennis van en gebruik aftrekposten en fiscale reserves”
Bepaalde aftrekposten blijken minder bekend bij kleine ondernemers, maar ook bij kleine intermediairs. Zonde, want de mogelijkheden voor het opvoeren van bijvoorbeeld milieu- en energiekosten vormen enorme prikkels. Er bestaat een grote lijst aan posten die tot 44% aftrekbaar zijn. Maar je moet er wel op tijd bij zijn, want het potje is aan het einde van het jaar vaak leeg. Zie: Duurzame en innovatieve aftrekposten »
Ook de investeringsaftrek is een heel interessant gebied. Naarmate je meer investeert, wordt de aftrekpost kleiner. Je kunt dus beter je investeringen over meerdere boekjaren verspreiden.
Ook de regels rond de doorschuivingsfaciliteit bij staking van de onderneming zijn veranderd. Waar voorheen de ondernemer bij beëindiging van een bedrijf eerst moest afrekenen met de fiscus, mag hij het bedrag nu meenemen naar een nieuwe onderneming.
En ondernemers kunnen tegenwoordig maar beter ook om financiële redenen in een milieuvriendelijke auto rijden. De bijtelling voor een auto met geringe Co2-uitstoot is immers een stuk lager.
6. “De Belastingdienst sluit convenanten af op basis van horizontaal toezicht. Ga bij de brancheorganisatie na of zij hier ook mee bezig zijn.”
De investeringen in service en voorlichting passen in de nieuwe aanpak van ‘horizontaal toezicht’. Zo moet het leven van zowel ondernemer als belastinginspecteur gemakkelijker worden. Misschien zelfs wel leuker.
Er is volgens de fiscus sprake van een kanteling: voorheen was de aangifte leading, nu wordt dat een hulpmiddel. Het nieuwe toezicht is gebaseerd op wederzijds vertrouwen.
De Belastingdienst voert met grote intermediairs, die de aangifte van verschillende kleine ondernemers verzorgen, besprekingen om tot ‘convenanten’ over de kwaliteit van de aangiftes te komen. Dit gebeurt ook met brancheorganisaties. Het is een gedeelde verantwoordelijkheid die de snelheid van de afhandeling ten goede komt. Aan de hand van steekproeven wordt gekeken of het vertrouwen terecht is.
De nieuwe aanpak geldt voor alle belastingen, van inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting tot btw en loonbelasting.
7. “Dien een suppletie in als de btw-cijfers niet kloppen”
Waar bij inkomstenbelasting de inspecteur de aanslag oplegt, ligt het initiatief bij de afrekening van de omzetbelasting meer bij de ondernemer. Gewoonlijk moet hij driemaandelijks de aangifte doen en binnen een maand, indien nodig, zelf betalen (Zie: De btw-aangifte).
Als bij het opmaken van de jaarrekening blijkt dat de ingediende btw-cijfers niet klopten, dan kan er een suppletie ingediend worden. Dit wordt echter nog weleens vergeten, door de ondernemer maar ook door de intermediair.
Daarbij heeft niet elke fout dezelfde waarde. Soms is de fout bewust gemaakt, maar meestal uit onwetendheid. De Belastingdienst speelt daar dan op in door voorlichting te geven, omdat straffen en corrigeren niet zou helpen.
