Aanbestedingen
Er zijn op dit moment grofweg vier manieren waarop overheden opdrachten voor leveringen en diensten geven.
- Enkelvoudige aanbestedingen, meestal bij opdrachten van tussen de 0 en 10.000 euro. Er wordt dan doorgaans één offerte gevraagd.
- Meervoudige onderhandse aanbestedingen bij opdrachten van tussen de 10.000 en (over het algemeen) 50.000 euro. Dit drempelbedrag kan nog per gemeente, provincie of departement verschillen. Hiervoor worden minimaal drie offertes gevraagd.
- Nationale aanbestedingen bij gemeentelijke en provinciale projecten van tussen de circa 50.000 euro en 206.000 euro. Bij deze vorm gelden vooralsnog de eigen spelregels van de aanbestedende dienst, maar kan wel iedereen meedingen.
- Europese aanbestedingen. Alle ondernemers uit de Europese Unie kunnen meedingen. Een overheidopdracht die boven een bepaald drempelbedrag uitkomt, moet worden aanbesteed. Dit drempelbedrag wordt elke 2 jaar vastgesteld en is afhankelijk van de soort opdracht.
Wel of niet meedoen?
De aanbesteding bestaat uit drie fases: de aankondiging, de inschrijving en de gunning. Twee vragen dienen zich direct aan. Zijn er voorwaarden om als ondernemer in aanmerking te komen voor een opdracht? En is het zinvol om mee te dingen, of ben je als kleine ondernemer bij voorbaat kansloos?
Weet waaraan u begint. Meedingen om een aanbesteding vergt een goede voorbereiding, een lange adem en vooral incasseringsvermogen. Een ondernemer verwoordde het eens zo: “Ik begin er niet eens meer aan. Je steekt er een smak geld en ongelofelijk veel uren werk in, en aan het einde krijg je een eenregelig briefje retour dat de keuze op een ander is gevallen. Als je opbelt om een inhoudelijke toelichting te vragen, krijg je nul op je rekest.”
Meedingen geschiedt voor eigen rekening en risico. Niet doen dan maar?
Ook dat weer niet: eenmaal gegund, bent u verzekerd van een mooie, omvangrijke opdracht met oog op meerwerk. En indien u onverhoopt de opdracht aan u voorbij ziet gaan, heeft u in elk geval de kwaliteiten en expertises van uw eigen onderneming weer helder in beeld. Verder maakt u uw bedrijf zichtbaar bij de overheid voor andere opdrachten.
Welke openbare aanbestedingen zijn er?
De aanbestedende organisatie (vaak de verantwoordelijke dienst) publiceert de omschrijving van de aanbestedingsopdracht op internet. Hierin staan ondermeer de soort procedure, de aard en omvang van de opdracht vermeld, maar ook aan welke criteria uw onderneming moet voldoen om überhaupt in aanmerking te komen voor de opdracht. Tevens vermeldt de opdracht de contactgegevens van de betreffende organisatie. U kunt de aanbestedingsstukken vervolgens bij de aanbestedende dienst opvragen. Aan de hand hiervan kunt u uw offerte opstellen en indienen. Aan de hand van de informatie in de publicatie kunt u, binnen de vermelde termijn, inschrijven. Er zijn verschillende aanbestedingsfora die u kunt raadplegen. Gemeentelijke websites zijn een andere interessante bron voor aanbestedingen.
Let op: voldoet u niet aan een van de criteria, dan heeft meedingen geen enkele zin. Na de sluitingsdatum reageren evenmin.
Selectiecriteria
Aan de hand van selectie- en gunningscriteria bepaalt de aanbestedende dienst welke ondernemer de opdracht krijgt. De selectiecriteria bepalen of u geschikt bent om de opdracht uit te voeren. Deze zijn:
- de ondernemer zelf: bijvoorbeeld of u een strafblad hebt of u in faillissement of surséance van betaling hebt verkeerd, etc.
- financieel-economische criteria, zoals financiële eisen die aan de onderneming worden gesteld (omzet, solvabiliteit en liquiditeit) en bewijs dat u aan uw belastingverplichtingen en premieafgedracht hebt voldaan.
- deskundigheid: beroepsbekwaamheid en technische criteria.
- capaciteit: eisen voor de kwalificatie van materiel en personeel
- referenties: voorbeelden van eerdere, vergelijkbare opdrachten.
Voor de uiteindelijke toewijzing van de opdracht gelden twee gunningscriteria:
- de prijs: de opdracht wordt (in principe) gegund aan de ondernemer met de laagste prijs;
- de kwaliteit: bij meer complexe opdrachten, waarbij kwaliteit een grotere rol speelt, wordt er meer gekeken naar de prijs-kwaliteitverhouding.
Hoe maakt u meer kans om een aanbesteding binnen te halen?
De aanbesteding wordt zoals hierboven beschreven beslist door enerzijds selectiecriteria en anderzijds gunningscriteria. Daarbij geldt:
1) Wees volledig: bij de deelname en offerte is het essentieel om volledig te zijn. Controleer en structureer de gevraagde documentatie uit den treure om er zeker van te zijn dat u niets vergeet. Als u geluk hebt, krijgt u de kans een onbrekend document alsnog aan te vullen, maar veel groter is de kans dat u wordt uitgesloten van verdere deelname omdat bepaalde stukken ontbreken. Tip: verzamel de gegevens een keer goed in een ‘aanbestedingmap’ en controleer jaarlijks of de informatie nog up-to-date en rechtsgeldig is. Onvolledige of eigen ‘invulling’ of interpretatie van de gevraagde documentatie kost u de aanbesteding.
2) Volg de indeling van de aanbesteding: voorkom zoekplaatjes. Hanteer dezelfde volgorde als de aanbesteding, met duidelijke verwijzing naar de meegestuurde bijlagen.
3) Presenteer uw plan met verve: een zorgvuldig geformuleerde en vormgegeven aanbieding helpt. De beste inschrijvingen zijn helder en efficiënt. Laat zien dat u begrijpt wat de opdrachtgever vraagt.
4) Accountmanagement: persoonlijke contacten geven u een voorsprong op de concurrentie. Gewoon omdat u ruim voordat de aanbesteding openbaar bekend wordt gemaakt, al bent ingefluisterd dat deze eraan komt. En u dus alle tijd hebt om uw offerte voor te bereiden.
Tips
- Wees to the point. Geef vooral antwoord op wat wordt gevraagd.
- De inschrijving moet op de werkvloer worden gesteund. Betrek dus uw medewerkers erbij vanaf het begin.
- Besteed voldoende aandacht aan de bijlagen, maak er geen invuloefening van.
- Schrijf alleen in op haalbare projecten die bij uw bedrijf passen; schiet niet met hagel.
- Houd de aanbestedingskalender in de gaten.
- Maak uzelf zichtbaar in het overheidskanaal. Bezoek bijvoorbeeld gemeentelijke ondernemersbijeenkomsten.
- Overwin de angst en doe het gewoon. U maakt sowieso een kwaliteitsslag.
Strategische samenwerking met andere mkb-ers
Wanneer u op een aanbesteding stuit waarvan u goede hoop heeft deze binnen te slepen, staat u extra sterk als u extra expertise in huis haalt bij bevriende collegabedrijven. Daarbij gaat het in de eerste plaats om vertrouwen, want op de opdracht volgt een intensieve periode van samenwerking. Deze moet tegen een stootje kunnen, alles dat niet in een contract is vastgelegd, moet in goed overleg worden geregeld.
Als de gemeente of lagere overheid zich niet aan de regels houdt
MKB-Nederland heeft het Meldpunt Aanbesteding opgericht. U kunt hier met vragen en klachten terecht.
Bent u van mening dat u op grond van oneigenlijke gronden bent uitgesloten van de aanbesteding, dan kunt u daar schriftelijk bezwaar maken.
Wanneer u niet tevreden bent met de reactie, kunt u bij de Nationale Ombudsman terecht.
