Laat werkkapitaal ook echt wérken

Werkkapitaal is hard nodig voor investeringen en groei van uw bedrijf. Maar dan moet het wel beschikbaar zijn en niet vastzitten in voorraden en openstaande facturen. Hoogste tijd voor een actieplan! Benodigd: een vooruitziende blik, slim voorraadbeheer, samenwerking met klant en leverancier plus een factuur van uitstekende kwaliteit.
Laat werkkapitaal ook echt wérken


Bewaken, optimaliseren, onderhandelen
Het werkkapitaal is een optelsommetje van debiteuren, voorraden en crediteuren, vat Rico Luman van ING Economisch Bureau van ING het kernachtig samen. "De eerste zul je goed moeten bewaken, de tweede optimaliseren en met je leveranciers kun je onderhandelen over kortingen en betalingstermijnen. Dat is het speelveld waarbinnen je opereert."

Een goed overzicht van het werkkapitaal heeft de gemiddelde kleine ondernemer volgens hem niet. Het ontbreekt vaak aan een liquiditeitsprognose, een begroting van de inkomsten en uitgaven voor de komende jaren. "Daarmee heb je een goed houvast om de juiste keuzes te maken. Je kunt erdoor anticiperen."

Factuur
Eerst het eigen huis op orde voordat u met klanten gaat samenwerken op het gebied van voorraadbeheer en planning, is de stellige overtuiging van Walther Ploos van Amstel, organisatie-adviseur en supply chain-expert.

"Kijk om te beginnen eens naar je debiteurensaldo. Minstens een derde daarvan staat in Nederland open vanwege disputen. Zoek uit waarom dat zo is. Zit het in een prijsverschil, de levering of de productspecificatie? De kwaliteit van een factuur bepaalt immers het gedrag van klanten, maar ook van je financiers."

Dikwijls is er onenigheid over het factuurbedrag omdat de levering haperde. Een incomplete zending, twee keer dezelfde levering of dubbele orderkosten leiden tot onnodige hoofdpijn. Uw servicegraad moet dus omhoog, waarmee u twee vliegen in één klap slaat: tevreden klanten en een kleinere debiteurenportefeuille.

Voorraadbeheer
De bron van de factuurproblemen zit vaak in een gebrekkig voorraadbeheer. Veel voorraadverschillen ontstaan door simpele pickfouten. De verkeerde kleur tonercartridge wordt gepakt of een extra large kledingstuk terwijl het large had moeten zijn.

"Tel producten waar je veel fouten in maakt vaker, totdat de fouten afnemen", adviseert Ploos van Amstel.

Wie met een geautomatiseerd voorraadbeheer werkt, loopt minder risico fouten te maken. Maar dan moeten de instellingen van de voorraadregels wél kloppen en regelmatig worden geactualiseerd.

Rico Luman van ING: "Die programma's geven veel opties, ook om de voorraad dagelijks te laten checken. Ze worden echter dikwijls niet gebruikt. Als je daar moeite mee hebt omdat je te druk bent met de dagelijkse werkvoering, haal dan een stagiair van een hogeschool erbij."

Voorzichtig met voorraad
Voorkom incourante voorraden die uw werkkapitaal opslokken. Plaats bijvoorbeeld eenmaal per week een grote bestelling van de basisproducten en de snelle lopers bij de hoofdleverancier. Werk verder volgens het principe: eerst verkopen dan pas bestellen. Plaats hele kleine spoedbestellingen bij een groothandel die direct kan leveren, om uw klant tevreden te stellen.

Elke dag telt
Niet alleen de kwaliteit van de factuur, ook het proces van factureren verdient extra aandacht, benadrukt Luman. "Elke dag telt. Dus laat ze niet liggen en verstuur ze bij voorkeur op de maandag. Ook hele grote verzamelfacturen zijn niet handig, dan laat je het oplopen en heb je per saldo meer geld nodig."

Een andere tip: hanteer een betalingstermijn, liefst van veertien dagen. "Als je een maximum stelt, kun je juridisch gezien veel meer, want je hebt een afspraak." 

Afstemming inkoop en verkoop
Meer afstemming tussen inkopers en verkopers acht Luman eveneens wenselijk. "Je moet ook kijken voor wie het scherp ingekochte product bestemd is. Is die debiteur wel in staat te betalen? De kredietcrisis is wat dat betreft wel een mooi leermoment geweest. We weten nu dat krediet in het algemeen iets risicovols is, dus ook aan de eigen afnemers."

Een te vol magazijn? Denk ook goed na over de vraagvoorspelling. Daar mag u best voorzichtig in zijn. Een recente analyse over incourante voorraad in het mkb wees uit dat die meestal ontstaat bij de eerste bestelling. Wie dan te veel inkoopt, komt er moeilijk vanaf. Een goede samenwerking met de klant en inzicht in de historie van het product verhogen de kans op betrouwbare forecasts. En verminderen het risico op oude voorraad, waarvoor u overigens wel altijd een plan B klaar moet hebben liggen.  

Vooral kleine bedrijven hebben de neiging om voorraden die niet tot het kernassortiment behoren lang te laten liggen, stelt Rico Luman. "Dat doen ze vanwege de leveringszekerheid. Maar het zorgt wel voor veel werkkapitaalbeslag. Het kost geld."

Maak onderscheid tussen snellopende en traag verkopende producten en houd alleen basisproducten altijd op voorraad, raadt Luman aan.

Marge
Daarnaast speelt de marge een belangrijke rol. "Als je langzame lopers hebt met een grote marge moet je een afweging maken."

Daar zijn formules en instrumenten voor. Bijvoorbeeld een ABC-analyse waarbij gecategoriseerd wordt op basis van omloopsnelheden en marges. Voor de A-producten wordt altijd voorraad gehouden en voor de C-producten nooit. Goede afspraken met uw leverancier over het serviceniveau helpen ook, zegt organisatie-adviseur Ploos van Amstel.

"Want ondanks dat je klein bent, is de leverancier er ook niet bij gebaat dat zijn product niet leverbaar is."

Betalingsverplichting
Een andere pijler is de eigen betalingsverplichting. Is het zinvol leveranciers (te) laat te betalen om zo over meer werkkapitaal te beschikken?

Nee, vindt Ploos van Amstel. "Dat is niet verstandig. Als jij de factuur zestig dagen open laat staan, wordt dat meegenomen in de prijs. Het mkb is de laatste in de keten. De grote leveranciers weten precies welke kosten er per jaar voor de klant gemaakt worden. Hoge kosten berekenen ze gewoon door in hogere prijzen."

Het kan daarbij zelfs de moeite waard zijn om uit te rekenen of vroeg betalen gunstiger is, sommige bedrijven geven immers korting.

Factoring
Nu de economie voorzichtig aantrekt en banken strikt een kredietmaximum hanteren, hebben snelgroeiende bedrijven grote behoefte aan werkkapitaal dat ook echt voor de onderneming werkt. Die ondernemers kunnen naast het geschetste actieplan ook factoring overwegen.

Luman: "Daarmee geven de banken de debiteuren een voorschot. Je moet er wel rente over betalen maar het geeft je mogelijkheden om te groeien."

3 noodzakelijke stappen

1. Bewaak de debiteuren goed. Verstuur de kloppende factuur die is voorzien van een betalingstermijn op tijd. Zoek uit waarom rekeningen nog open staan.

2. Optimaliseer het voorraadbeheer. Check voorraden en prijzen regelmatig, liefst met behulp van een geautomatiseerd systeem waarvan u de vele opties ook echt gebruikt.

3. Ga slim om met uw crediteuren. Op tijd (niet te vroeg en niet te laat) betalen is doorgaans het beste, maar bij interessante kortingen kan vroeg betalen de moeite waard zijn. Onderhandelen over het oprekken van de betalingstermijn is ook een optie.

Webtip
Het IMCC is een kenniscentrum voor voorraadhoudende bedrijven en netwerk voor iedereen die in zijn of haar vak dagelijks te maken heeft met voorraad. Meer informatie op www.imcc.nl

Ga nu naar je mailbox

Je ontvangt een e-mailbericht met instructies om je registratie te bevestigen. Zonder de bevestiging wordt je registratie niet verwerkt.

Ook praktische tips in je mailbox?

Denk na over de toekomst van je bedrijf. Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrieven!

1
0

De Zaak website maakt gebruik van cookies.

We zijn verplicht om je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies.

/disclaimer
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming