Gebruik uw IT als tool, niet als doel

Het belang van automatisering voor uw onderneming wordt vaak nog onderschat. Veel ondernemers zien het nog teveel als een doel en niet als tool. Wilt u tot de koplopers in uw vak behoren, dan kunt u met deze 7 IT-tips uw voordeel doen.
Gebruik uw IT als tool, niet als doel

1. Maak van IT terugkerende kosten
IT wordt nog te veel gezien als eenmalige aanschaf, waar over drie of vijf jaar weer eens over na gedacht kan worden. IT hoort een vast onderdeel van uw bedrijfsvoering uit te maken. Om het in vaktermen te zeggen: u moet van een CAPEX-model (Capital expense) naar een OPEX-model (Operating expense). In plaats van een ‘eenmalige’ aanschaf moet u gaan denken in termen van terugkerende kosten.

Vroeg of laat komt u voor vragen te staan als: moet ik een nieuw netwerk aanschaffen? Of moeten thuisgebruikers toegang tot het netwerk krijgen? U zult zich daarbij altijd afvragen of de investeringskosten wel in verhouding staan tot wat het u oplevert. Wanneer u dit vraagstuk uit het eenmalige model haalt en uitgaat van een maandelijks model, dan zult u zien dat de terugverdientijd veel overzichtelijker wordt.

Wilt u wel investeren, maar heeft u de middelen niet? Bestudeer dan de mogelijkheden om de investering op kwartaalbasis of jaarbasis terug te laten komen. Het komt dan heel anders in uw boekhouding. Kijk niet alleen naar de aanschafprijs, maar naar de totale kosten.
U zult versteld staan: de aanschafprijs is misschien laag, maar de servicecontracten, licentiekosten, energiekosten en dergelijke zijn over een periode van drie of vijf jaar aanmerkelijk hoger. Houd daarbij ook rekening met tegenvallers – er kan altijd iets stuk gaan. Hoe staat het met de service van uw IT-leverancier in dergelijke situaties? Garandeert die u 100% beschikbaarheid?
En hoe zit het met het netwerkbeheer? Heeft u daar zelf iemand voor in dienst, dan zal die regelmatig bijgeschoold moeten worden. Ook dat zijn IT-kosten.

2. Neem een gelijkwaardige IT-partner
Laat uw hoofd niet op hol brengen door grote namen. Het voordeel van een ‘kleine’ reseller is dat hij meer aandacht voor u heeft en meer tijd heeft om aan uw bedrijf te besteden. Misschien beschikt hij niet altijd over de benodigde kennis, maar dat is dan ook de taak van zijn leverancier. Belangrijk is dat uw reseller op momenten dat het er op aan komt, kan terugvallen op zijn leverancier van de apparatuur. Stel u op de hoogte van zijn partnermodel, wat is zijn relatie ermee? Hoe doet hij dat? Hoe geeft hij informatie? Hoe doet hij de serviceafhandeling?

Producenten van hard- en software hebben zogenoemde partnerprogramma’s. Als een reseller daaraan mee wil doen, moet hij aan bepaalde eisen voldoen. De reseller moet trainingen volgen, certificaten halen, service kunnen uitvoeren. Beschikt een reseller eenmaal over een certificaat, dan kan hij ook veel eerder een beroep doen op zijn leverancier.

Een goede manier om u ervan te overtuigen dat u te maken heeft met een volwaardige partner, is te vragen naar de certificaten die de reseller van zijn vendor (zijn leverancier) heeft ‘gekregen’.

3. Maak een noodscenario
Stel een noodscenario op: wat staat mij te doen, als mijn reseller failliet gaat? Als er een server crasht? Wanneer mijn website ‘uit de lucht’ gaat? Zo’n scenario moet u paraat hebben. Ten tijde van een recessie worden ondernemers voorzichtiger. Zorg dat u back-ups heeft, zodat u de continuïteit van uw onderneming kunt waarborgen.
Een lokale back-up kan nooit kwaad.

4. Maak onderscheid tussen bedrijfskritische informatie en algemene informatie
Praktisch voorbeeld: de PowerPoint-presentaties over uw bedrijf zijn geen bedrijfskritische informatie, de database met klantgegevens daarentegen wel.

Er wordt nu ontzettend veel geld uitgegeven aan opslag, waarbij men de neiging heeft alles op dezelfde manier te behandelen. Dat is niet slim.

Mogelijk heeft u al uw bedrijfsinformatie nu al in ‘de cloud’ gezet. Verstandig, jazeker, want in het contract met uw cloud-leverancier staat dat u vrijwel altijd toegang heeft.

Voor minder geld kunt u evenwel minder belangrijke informatie op een andere server plaatsen. Een kwestie van slim omgaan met uw IT-budget. Richt uw IT daar ook op in.

5. Scherm uw netwerk af (over smartphones, tablets en gasten)
Informatie staat tegenwoordig overal: op een smartphone of een iPad, een laptop… Dat betekent dat de beschikbaarheid van uw netwerk steeds belangrijker wordt. De informatie die u en uw medewerkers via smartphones en tablets (zoals de iPad) ontvangen, zal ook weer gedeeld worden. Uw netwerk loopt dus een extra risico.

Een manier om u ervan te verzekeren dat uw netwerk geen risico loopt is een mix te gebruiken van bedraad en draadloos netwerk en dat goed te beveiligen. U weet immers niet wat mensen in hun vrije tijd doen?

Er zijn echter nog steeds bedrijven met een bedraad netwerk, die niet aan beveiliging doen. Zorg dat uw beveiliging op orde is. Het gaat per slot van rekening om uw bedrijfsgegevens.

U kunt dat op twee manieren doen: op basis van een persoon een apparaat koppelen aan uw netwerk of op basis van een pc.
Denk ook aan bezoek van gasten aan uw bedrijf. Hoe geeft u hen toegang tot uw netwerk, wanneer zij bijvoorbeeld een presentatie willen geven of hun e-mail willen checken? Ook dat kunt u afschermen.

6. Update uw servicecontracten
Stel: een switch in uw netwerk gaat stuk. Normaal is dan dat de fabrikant binnen 5 dagen u een nieuwe levert. Maar kunt u nog wel 5 dagen zonder e-mail en internet?

Zorg dan ook dat u een SLA (Service Level Agreement of servicecontract) hebt, waarmee u binnen 24 uur een vervangende unit hebt staan. Op die manier kunt u blijven werken.

Er zijn producenten die in hun garantievoorwaarden standaard hebben staan dat zij direct een vervangend product aan u opsturen. Een voorbeeld van zo’n producent is Netgear. Wanneer u het  defecte apparaat aan Netgear terugstuurt, zullen zij het ook proberen te repareren. Immers: Netgear biedt een levenslange garantie op de meeste producten! Bovendien levert Netgear standaard nog de volgende dag vervangende apparatuur.

Door uw servicecontracten te updaten, kunt u de continuïteit van uw bedrijf verzekeren.

7. Duurzaam ondernemen
De overheid vraagt bij aanbestedingsprojecten tegenwoordig standaard hoe het zit met de duurzaamheid van producten. Leveranciers die niet aan de duurzaamheidseisen voldoen, komen niet in aanmerking voor een project.

Denk niet alleen aan uw energieverbruik, maar ook aan de kosten van warmteafgifte. Een server-hok vereist koelingsinstallaties, die het energieverbruik aardig kunnen opdrijven.

Een manier om dat op te lossen is virtualisatie. U heeft dan minder bekabelingskosten, minder servers, minder ruimte en daardoor weer minder IT-kosten!

 

 

Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsverzekering), een boekhouder of belastingadviseur die je helpt met jouw administratie en/of belastingaangiftes, incassobureau inschakelen voor je openstaande facturen, een professionele website laten maken of een gratis tankpas via De Zaak afsluiten.

Ga nu naar je mailbox

Je ontvangt een e-mailbericht met instructies om je registratie te bevestigen. Zonder de bevestiging wordt je registratie niet verwerkt.

Ook praktische tips in je mailbox?

Denk na over de toekomst van je bedrijf. Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrieven!

© 2020 De Zaak B.V.
1
0

De Zaak website maakt gebruik van cookies.

We zijn verplicht om je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies.

/disclaimer
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming