Sinds 1 juli 2010 kunnen bedrijven inkomende Europese incasso’s verwerken. En sinds 1 november 2010 bieden de meeste banken aan hun zakelijke klanten ook de mogelijkheid aan om met incasso te crediteren.
Voor alle duidelijkheid: de Nederlandse incasso zal op den duur verdwijnen.
Bedrijven kunnen dus met één rekening geld ontvangen van betaalrekeningen in 31 Europese landen. U kunt sinds 1 november 2010 met diezelfde rekening ook betalen naar de hieronder genoemde landen.
|
Alle SEPA-landen Dat zijn België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, IJsland, Italië, Letland, Liechtenstein, Litouwen, Luxemburg, Malta, Monaco, Nederland, Noorwegen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Verenigd Koninkrijk, Zweden en Zwitserland. |
Voordelen
De Europese incasso maakt deel uit van de invoering van de SEPA (Single European Payments Area). Doel is tot één Europese Betaalmarkt te komen. In een groot deel van Europa kunnen bedrijven (en consumenten) betalingen doen en ontvangen in euro’s, net zo veilig en efficiënt als nu het geval is met binnenlandse betalingen.
Met de bestaande, Nederlandse incasso is het niet mogelijk om in andere Europese landen te incasseren. Voordelen van de Europese incasso:
- U heeft maar één rekening nodig voor al uw binnen- en buitenlandse incasso’s. Aparte koppelingen met verschillende buitenlandse banken zijn niet meer nodig.
- De incassovoorwaarden zijn in alle SEPA-landen hetzelfde. U incasseert een buitenlandse klant net zo makkelijk als een binnenlandse klant.
- U kunt uw gegevens beter op elkaar afstemmen, omdat er standaardformaten, -voorwaarden en –verwerkingstijden gelden.
- Eerder zekerheid van betaling doordat banken van debiteuren uw betaling binnen 5 werkdagen terug moeten boeken. Uw klanten mogen binnen 8 weken hun betaling terug laten boeken.
Achterliggende gedachte is dat door de invoering van de Europese incasso het voor bedrijven mogelijk wordt om te besparen op externe kosten (meer keuze uit leveranciers van betaaldiensten; schaaleffecten in de verwerking van betalingsverkeer).
Door de verdergaande standaardisatie van betaalautomaten moeten ook de daaraan verbonden kosten goedkoper worden. Tot slot zullen banken geen valutakosten meer in rekening kunnen brengen.
Wat heeft u er voor nodig?
Om gebruik te maken van de Europese incasso moet u beschikken over een internationaal bankrekeningnummer (IBAN). Uw IBAN staat vermeld op de rekeningafschriften van uw bank: een bankrekeningnummer bestaande uit 18 tekens (letters en cijfers).
Op het afschrift staat ook de Bank Identifier Code (BIC); dat is de internationale identificatiecode van een bank. Elke bank heeft een eigen unieke code.
Hieronder volgt een stappenplan voor een geleidelijke overgang naar de Europese incasso:
- Breng uzelf en uw personeel op de hoogte van de Europese incasso.
- Stel iemand aan die de overgang naar de Europese incasso leidt.
- Stel een overgangsplan op, waarin rekening wordt gehouden met het debiteurenbeheer, de administratie en automatisering. Bepaal zelf wanneer u overstapt.
- Sluit een nieuw contract met uw bank af over de Europese incasso. In het contract staan de voorwaarden waaraan u en uw bank moeten voldoen. Na akkoord ontvangt u een Incassant ID, waarmee u herkenbaar bent in alle SEPA-landen. Dat ID blijft hetzelfde, ook wanneer u later eventueel van bank verandert.
- Controleer bij uw softwareleverancier of uw boekhoudprogramma in staat is om Europese incasso’s te verwerken. De nieuwe standaard voor Europese incasso’s is XML ISO 20022.
- Verzamel de ontbrekende gegevens van bestaande machtigingen. Bestaande machtigingen van uw debiteuren kunt u in de meeste gevallen gewoon blijven gebruiken. U hoeft hen dus niet om nieuwe machtigingen te vragen. Wél zijn er voor een Europese incasso extra gegevens nodig. Het gaat om de volgende gegevens: uw Incassant ID, IBAN en BIC van uw debiteur, kenmerk van de machtiging, datum van ondertekening van de machtiging.
U kunt het kenmerk zelf bepalen (bijvoorbeeld het debiteurennummer). In Nederland is besloten voor oude, bestaande machtigingen altijd de datum 01-11-2009 te gebruiken. - Ontwerp nieuwe machtigingsformulieren. Bij overstap naar Europese incasso, moet u nieuwe machtigingsformulieren gebruiken waarop de bij punt 6 genoemde gegevens staan. Ook moet de p[laats van ondertekening worden toegevoegd.
Heeft u het formulier terug ontvangen, leg dan alle gegevens vast in uw administratie. - Pas uw bedrijfssystemen aan i.v.m. de nieuwe terugboekingstermijn. Debiteuren hebben acht weken de tijd om een Europese incasso terug te boeken.
- Beoordeel of u betaaltermijnen moet aanpassen.
- Informeer uw debiteuren over de nieuwe gegevens. Vermeld bij een incasso uw Incassant ID en het kenmerk van de machtiging.
- Houd rekening met de nieuwe termijnen van Europese incasso’s. Een eenmalige incasso-opdracht stuurt u minimaal 5 werkdagen vóór de verwerkingsdatum op. Voor doorlopende machtigingen is de termijn minimaal 2 werkdagen.
- Neem contact op met uw klant bij een incassoblokkade. Soms is de blokkade slechts tijdelijk, maar het kan ook zijn dat uw klant niet langer gebruik wil maken van incasso. Spreek dan met hem een alternatief af.
