Fraude kan ook in uw bedrijf voorkomen

• Profiel van een fraudeur
• Personeel screenen
• De gelegenheid maakt de dief
• Fraude opsporen
• U ontdekt fraude. Wat nu?
• Verzekeren tegen fraude
• Klokkenluiders

Profiel van een fraudeur

Het ‘ideaalprofiel’ van een fraudeur bestaat niet. Het kan gaan om werknemers die nog geen jaar in dienst zijn, maar ook na jarenlang trouwe dienst kunnen medewerkers in in de verleiding komen. Bijvoorbeeld doordat zij langzamerhand meer vrijheden hebben verworven of uit frustratie over een uitgebleven beloning, waar zij recht op menen te hebben.
Het personeel dat het ‘het dichtst op het geld zit’, zoals verkopers en caissières, blijkt zich in de praktijk nog het minst schuldig te maken aan bedrijfsfraude. Leidinggevenden vormen een grotere risicofactor.

Houd er dus rekening mee dat iedereen zich kan ontpoppen tot fraudeur. Als de gelegenheid zich voordoet en iemand zijn daad voor zichzelf kan rechtvaardigen, is het strafbare feit zo gepleegd.

Let op de volgende (mogelijke) alarmsignalen:

• Een werknemer die zakelijk of privé contact heeft met uw concurrent;
• Een chef die de kas pas opmaakt als de andere werknemers naar huis zijn;
• Een werknemer die boven zijn stand leeft. Fraudeurs houden er vaak van om met hun geld te pronken;
• Een kasverschil met een rond getal. Waarschijnlijk heeft iemand een greep in de kas gedaan;
• Een medewerker die met financiële problemen kampt, rept hier opeens met geen woord meer over en kan zich luxe artikelen veroorloven;
• Een werknemer die regelmatig vertelt over kennissen die het een en ander voor hen hebben weten te ‘ritselen’. Wie weet helpt hij die kennissen wel goedkoop aan uw producten;
• Een medewerker die problemen thuis heeft of kampt met een verslaving;
• Een medewerker die een wrok koestert na een arbeidsconflict en mogelijk op wraak zint.

Personeel screenen

U kunt potentiële rotte appels eruit filteren door bij sollicitaties uitgebreid te screenen. Een screening bestaat uit het natrekken van het cv en het opvragen van referenties van vorige werkgevers. Hiervoor moet u de sollicitant vooraf om toestemming vragen. Gaat het om een sollicitatie voor een functie waarbij iemand met grote geldbedragen of vertrouwelijke informatie gaat werken, dan mag u nog een stap verder gaan en een ‘verklaring omtrent het gedrag’ opvragen. Wie zo’n verklaring heeft, heeft geen strafrechterlijk verleden. En een sollicitant die een screening weigert, is natuurlijk bij voorbaat al verdacht.
Werkt u in de detailhandel? Raadpleeg dan de zwarte lijst van winkelpersoneel dat ooit fraude pleegde bij een ex-werkgever. U vindt deze in het Waarschuwingsregister detailhandel van de Stichting Fraude Aanpak Detailhandel.

De gelegenheid maakt de dief

Ook personeel met een smetteloos verleden kan verleid worden om over de schreef te gaan. U voorkomt dit door zo min mogelijk gelegenheid te creëre door een goede interne controle in uw bedrijf. U kunt de controle in uw bedrijf verbeteren door:

Personeelsleden elkaar te laten controleren: dit betekent niet dat iedereen elkaar constant in de gaten moet houden, maar u kunt bijvoorbeeld de boekhouder de chef inkoop laten controleren en de externe accountant de boekhouder. Zorg er echter voor dat u geen paranoïde sfeer creëert waarin iedereen doorlopend achterdochtig is.

Exacte functie scheidingen vast te leggen: het gebruik van computers heeft ervoor gezorgd dat steeds meer hoogopgeleiden frauderen. Zij kunnen gemakkelijker hun beslissingsbevoegdheid misbruiken. Zorg ervoor dat uitvoering en controle altijd gescheiden zijn. Probeer ook de volgende taken gescheiden uit te laten voeren:

1. • inkoop en verkoop
   • betalingsbevoegdheid en controle
   • controle en beheer en boeken van de kas

Kijk eens door de ogen van een fraudeur naar het proces. Waar zitten de gaten?
Het is overigens verstandig om de inkoop slechts door een persoon te laten uitvoeren, zodat niet iedereen zomaar spullen bestelt.

Een gedragscode op te stellen voor het bedrijf: hierin kunt u bijvoorbeeld regelen dat niemand spullen van het bedrijf mee naar huis mag nemen, welke zaken wel en niet gedeclareerd mogen worden en dat u alleen declaraties met bonnen of facturen accepteert. Let bij handgeschreven bonnen goed op het handschrift, misschien herkent u het. Eis strikte naleving van de gedragscode. Ook van uzelf. U heeft immers een voorbeeldfunctie. Leg sancties op als mensen zich niet aan de gedragscode houden.

Maak een risico-analyse van uw bedrijfsproces en bedrijfsmiddelen: de goederen en gegevens die uw bedrijf een concurrentievoorsprong geven, zijn hierbij het belangrijkst.

Controleer declaraties steekproefsgewijs: let hierbij op geschreven overuren. Controleer kilometeropgaven aan de hand van een navigatiesysteem of kilometerprogramma zoals Routenet.

Houd uw administratie up-to-date: wees alert op plotselinge omzetschommelingen en grote budgetoverschrijdingen.

Fraude opsporen

CameratoezichtEr zijn regels en beperkingen verbonden aan het ophangen van camera’s op de werkplek. Om te beginnen moet u de instemming van de ondernemingsraad krijgen als u besluit om cameratoezicht te gaan houden. Bij gebrek aan een OR kunt u in het arbeidscontract opnemen dat er in ‘bijzondere omstandigheden tijdelijk cameratoezicht is toegestaan’. Om na te gaan of dat inderdaad zo is, is er de
privacytoets. Het belang van plaatsing – beveiliging van eigendommen – moet worden afgewogen tegen de privacybelangen van werknemers.

U mag de camera’s niet stiekem ophangen, maar moet uw personeel van het bestaan ervan op de hoogte brengen. De camera’s moeten ook te zien zijn. Heimelijk cameratoezicht, waarbij het personeel wel op de hoogte is van het bestaan van de camera’s, maar niet weet waar ze precies hangen, is alleen toegestaan als er in uw bedrijf veel wordt gestolen en alle andere maatregelen hebben gefaald. U gebruikt de camera dan als laatste redmiddel om de dader te betrappen.

De voorwaarden voor verborgen cameragebruik op een rij:

• preventie bleek niet toereikend;
• het toezicht is in tijd beperkt en gebeurt slechts incidenteel;
• camera’s hangen niet op plekken ‘waar men onbevangen zichzelf moet kunnen zijn’ (kleedkamers, wc’s);
• het cameragebruik is zo gericht mogelijk;
• misbruik van de beelden wordt tegengegaan;
• beelden worden direct geëvalualueerd met het betrokken personeelslid;
• beelden worden maximaal 24 uur bewaard. Zijn er opnamen gemaakt van een incident, zoals een diefstal of vernieling, dan mogen deze worden bewaard tot de zaak is afgehandeld;
• is er een ondernemingsraad, dan heeft die veelal instemmingsrecht.

Telefoongesprekken opnemenBij het afluisteren van telefoongesprekken gelden dezelfde privacyregels als bij cameratoezicht. U mag alleen nagaan wanneer en met wie iemand telefoneert, de inhoud van het gesprek is privé. Alleen als het echt noodzakelijk is mag u de inhoud controleren.

Het in het geheim opnemen van een gesprek is alleen toegestaan bij bedreigingen, bommeldingen en bij verdenking van strafbaar gedrag. De opnamen mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk en dan nog maximaal zes maanden.

U ontdekt fraude. Wat nu?

Wanneer u vermoedt dat een werknemer fraudeert, is het belangrijk dat u genoeg bewijsmateriaal heeft. Praat er nog met niemand over tot u er absoluut zeker van bent. Laat de fraudeur desnoods nog even door stelen, tot u genoeg bewijs in handen heeft. Als u iemand op staande voet ontslaat, moet u wel zeker weten dat hij niet met belangrijke documenten en de sleutel van de leasewagen het pand uitloopt. Doe dus niets impulsief.
Verstandiger is het om met de fraudeur om tafel te gaan zitten en te vragen wat hij vindt dat er moet gebeuren. In sommige gevallen zal de fraudeur besluiten zelf op te stappen. Wanneer hij niet uit vrije wil weggaat, kunt u hem op staande voet ontslaan of een schikking treffen. U kunt de zaak ook intern oplossen waarbij de fraudeur er met een schriftelijke waarschuwing met een kopie in het personeelsdossier en het eisen van een schadevergoeding vanaf komt. De laatste optie is uiteraard aangifte doen bij de politie.

Verzekeren tegen fraude

Geld en geldswaardige papieren kunt u tegen frauduleuze handelingen van uw personeel verzekeren met een fraudeverzekering. Deze verzekering dekt schade van:

• verduistering,
• valsheid in geschrifte,
• bedrog, oplichting,
• of enig andere oneerlijkheid gepleegd door uw personeel.

Goederenfraude wordt door verzekeringsmaatschappijen niet verzekerd. Wanneer u een fraudeverzekering afsluit, moet u goed nagaan welke personeelsleden u onder de verzekering wilt laten vallen. Sommige verzekeringen dekken alleen het kantoorpersoneel, bij andere polissen valt ook de directie onder de verzekering.

Wanneer u in aanmerking wilt komen voor een fraudeverzekering, dienen uw interne procedures over de financiële verslaglegging, procuratie en bevoegdheden goed geregeld te zijn. Een verzekeraar gaat na of uw organisatie aan bepaalde kwaliteitseisen voldoet voor hij bereid is het risico van fraude te dragen. Zo moet u op het aanvraagformulier vragen invullen zoals:

• Op welke wijze zijn de financiële machtigingen geregeld?
• Zijn de functies van boekhouder en kassier gescheiden?
• Op welke wijze oefent u interne controle uit?
• Voert u betalingsopdrachten uit per telefoon, fax, telex of computer?
• Als er codes worden gebruikt, waar bewaart u die?
• Bewaart u codes en gebruikersinstructies gescheiden?

Wanneer u een fraudeverzekering wilt afsluiten, maar niet zeker bent of uw interne organisatie aan de juiste kwaliteitseisen voldoet, kunt u een verzekeringsadviseur om advies vragen. Hij kan u helpen met het opstellen van een fraudepreventieplan.
De kosten van een fraudeverzekering hangen af van de hoogte van de dekking. Wanneer u een dekking wilt van honderdduizend euro, heeft u al een goede verzekering voor enkele honderden euro’s.

Klokkenluiders

Het kan ook voorkomen dat een werknemer fraude, illegale of immorele praktijken of andere wetsovertredingen in uw bedrijf ontdekt. De meeste werknemers zwijgen hierover uit angst om hun baan op het spel te zetten. Degenen die dit wel naar buiten brengen, worden klokkenluiders genoemd. Het gevolg kan zijn: schade aan het imago van uw bedrijf, een verstoorde werkrelatie en een eventuele boete.

De Stichting van de Arbeid ontwikkelde een Gedragscode klokkenluiders die zowel werkgevers als werknemers een handleiding biedt in moeilijke tijden. Hoe eerder u op de hoogte bent van de misstanden, hoe beter. U kunt dan maatregelen nemen en het klokkenluiden voorkomen. Daarnaast is het verstandig om voorzieningen voor uw personeel te treffen in de vorm van een vertrouwenspersoon of een eigen procedureregeling rond klokkenluiden in uw personeelsgids.