In 6 stappen zicht op uw cijfers

Twee uur per week zijn genoeg om grip te houden op uw cijfers. Financieel deskundigen leren het u in dit artikel. Het levert u niet alleen een goed overzicht op, de kans op krediet bij de bank wordt bovendien een stuk groter.
In 6 stappen zicht op uw cijfers

Zicht krijgen op cijfers
Niet alleen kleine ondernemingen hebben onvoldoende grip op hun cijfers. Ook in veel grote bedrijven is de interne financiële huishouding vaak niet op orde.

Richtlijnen krediet niet aangepast
Volgens financiële deskundigen krijgen veel bedrijven door deze nalatige houding geen nieuwe of ruimere kredieten. "Het is nog steeds goed mogelijk om geld van de bank te krijgen," zegt financieel specialist Bas Zuurbier. Samen met broer Maurice is hij eigenaar van Company Finance in Alkmaar, een onafhankelijke intermediair die bedrijven en beleggers adviseert en begeleidt bij zakelijke of particuliere financieringen.

Volgens de broers staat het licht alleen voor een beperkt aantal sectoren waar de crisis het hardst toeslaat, momenteel op rood. "De richtlijnen waarmee banken een kredietaanvraag beoordelen zijn niet of nauwelijks veranderd," zegt Bas Zuurbier.

"Ze kijken nog steeds naar de cashflow (Zie ook: De kasstroom: waar blijft uw geld? ») en of er genoeg winst wordt gemaakt om aan de aflossingsverplichtingen van een krediet te kunnen voldoen." (Zie ook: Liquiditeit: kunt u aan uw betalingsverplichtingen voldoen? »)

Banken willen meer informatie
Wat wél is veranderd – of liever gezegd aangescherpt – is de hoeveelheid informatie die een bedrijf moet overleggen. Maurice Zuurbier: "De bank vraagt om meer en ook veel uitgebreidere informatie." Bas: "Ik kan me voorstellen dat het dan net lijkt afsof de bank er geen zin meer in heeft. Sommige banken schieten door, maar voor het overige zijn het ons inziens allemaal terechte vragen."

Terwijl de algemene verwachting is dat de investeringen de komende maanden gaan aantrekken, komen ondernemers met onvoldoende grip op hun eigen cijfers bij de bank volgens Bas en Maurice Zuurbier straks geheid wéér voor een dichte deur te staan.

Zorg dat administratie op orde is
Volgens financieel bedrijfsadviseur Angelique Schut van bureau Advies aan 't IJ in Amsterdam, loopt iedere ondernemer met een slordige administratie geld mis - en dan niet alleen van aangevraagde leningen. "Als je niet (meer) weet waar je financieel staat, ben je een dief van je eigen portemonnee," stelt ze onomwonden.

Ze gaat nog een stap verder: ondernemers die zich onvoldoende interesseren voor het financiële reilen en zeilen van hun bedrijf zijn 'niet betrokken'. "Die cijfers gaan over jóu als ondernemer! Ze vertalen waar je mee bezig bent in iets tastbaars. Het is toch plezierig als je weet wat je aan het doen bent? Zelf word ik er in elk geval blij van. Als je financiële huishouding op orde is en je weet wat je aan het doen bent, dan levert dat geld op."

2 uur per week is genoeg
In slechts zes stappen kunt u de eigen cijferreeksen kraken en daarop leren sturen voor een beter bedrijfsresultaat én een bank die voortaan thuis geeft. In het begin is het misschien even doorbijten, maar daarna zijn twee uurtjes in de week genoeg om administratief op orde te blijven. "Dan kun je feeling hebben én behouden," aldus Schut.

STAP 1 Bonnetjes plakken Een laagdrempelig begin: bonnetjes plakken. Gaat als volgt: komt er een bankafschrift binnen, loop die dan aan de hand van uw bonnetjes na. Ieder bonnetje dat u afvinkt plakt u op een A4-tje. Bewaar dat samen met het afschrift in een map. Daarmee is de 'schoenendoos' verleden tijd en u staat vanzelf stil bij alle variabele en ook vaste uitgaven. Oplopende kosten komen zo genadeloos aan het licht.

Angelique Schut zegt zelf 'gek' op bonnetjes plakken te zijn. "Wees een scherpe boekhouder voor jezelf," tipt Bas Zuurbier. "Die hoge autokosten, zijn die wel nodig?"

Schut: "Als vanzelf leer je zo de ontwikkeling van kosten in de gaten te houden. Zonder dat je het in de gaten hebt kunnen die stijgen. En bij een gelijkblijvende omzet wordt je rendement daardoor steeds kleiner."

Meer info in: Maak een kopie van kassabonnen » en Bewaartermijnen voor zakelijke documenten »

STAP 2

Het verschil tussen 'mijn' en 'dijn' Kosten en uitgaven zijn níet hetzelfde, evenmin als opbrengsten en ontvangsten. Toch maken veel ondernemers die fout, en lopen daardoor risico.

"Je kunt een hele dikke bankrekening hebben, en als bedrijf toch omvallen," zegt Schut. "Je saldo zegt namelijk niets over de bedrijfsvoering. Opbrengsten zijn direct gerelateerd aan de omzet, en kosten aan de bedrijfsvoering. Ontvangsten en uitgaven beïnvloeden je bankrekening, maar zeggen niets over het bedrijfsresultaat. Om inzicht te krijgen in de interne financiën, is het vooraf dus absoluut noodzakelijk dat je dat onderscheid leert maken."

"Zorg voor een goed inzicht in het maandelijkse kostenniveau. Zowel vast als variabel," zegt Bas Zuurbier. "Als je weet wat je vaste kosten zijn, dan weet je wat je minimaal aan gefactureerde omzet nodig hebt per maand."
De meeste ondernemers hebben een eigen boekhoudpakket.

"Wacht geen weken of zelfs maanden met het bijwerken van je administratie. Vul die tijdig in," adviseert Maurice Zuurbier. "Dan kun je makkelijk regelmatig een verlies- en winstrekening uitdraaien en zie je of je geplust hebt of verlies hebt gedraaid."

Zoiets houdt de blik scherp, zonder tijdrovend te zijn. Bas Zuurbier: "Ondernemen is niet alleen risico's nemen, maar ook kostenbeheersing. De winnaars zijn in mijn ogen degenen die hard durven te snijden. Ja, óók in de vaste kosten."

STAP 3

Noodzakelijk stampwerk Deze stap is ietwat te vergelijken met de middelbare school waar eindeloze grammatica-rijtjes moesten worden geleerd. Om een taal goed te leren spreken is zulk stampwerk noodzakelijk en zo is het ook met financieel grip krijgen: de kerncijfers van een bedrijf vallen onder de noemer 'parate kennis' voor de eigenaar.

Bas Zuurbier: "Eigenlijk vind ik dat iedere ondernemer minimaal het volgende zou moeten kunnen opdreunen: omzet per jaar, actuele stand van debiteuren en crediteuren, het maandelijkse kostenniveau en de ruimte op de rekening. Daarmee heb je de kern van je bedrijf te pakken. Onze ervaring is helaas dat veel ondernemers meteen naar hun boekhouder of accountant verwijzen wanneer je naar deze informatie vraagt. Om goed te kunnen besturen moet je die cijfers zélf kunnen oplepelen."

Meer info in: De 11 belangrijkste cijfers voor uw bedrijf »

STAP 4

Prognose maken Begin elk kalenderjaar met het opstellen van een prognose. Daarvoor heeft u de jaarcijfers nodig, dus vraag vooral níet om uitstel daarvan. Maurice Zuurbier: "Als je in oktober pas de cijfers hebt over het voorgaande jaar, dan ben je te laat." Broer Bas vult aan: "Als je de jaarrekening al in januari hebt, dan kun je op basis daarvan een goede schatting van de cijfers voor komend jaar maken."

Het opstellen van een prognose blijkt vrij makkelijk. Grofweg vergelijkt u uw interne cijfers (kostenkant) in het voorgaande jaar, met de bestaande klantenkring en de geboekte omzet per afnemer. Van welke klanten verwacht u dit jaar een gelijkblijvende omzet en zitten er ook mogelijke stijgers en dalers bij? Op basis van die schattingen kijkt u naar de vaste en variabele kosten. Moet er wel of niet worden gesneden?

Maurice Zuurbier: "Zoek vooral naar de verschillen. Zijn er kosten die vorig jaar incidenteel waren? En welke kosten zullen dit jaar hoger uitvallen? Als je in het voorgaande jaar 30.000 euro aan personeel kwijt was, maar je hebt net in december nieuwe medewerkers aangenomen, dan valt de rekening dit jaar hoger uit. Je zou denken dat zoiets voor zich spreekt, maar in de praktijk zien wij anders."

Bas Zuurbier: "Zonder jezelf even af om een goede prognose te maken. De eerste keer ben je er misschien een halve dag mee kwijt, maar het jaar erna ben je de helft van de tijd kwijt. Een prognose hoeft niet meer dan twee A4'tjes te beslaan. Hoe het eruit ziet doet minder ter zake. Als de inhoud maar klopt."

STAP 5

Financiële piketpalen slaan De volgende stap is doelstellingen vastleggen. Die zorgen ervoor dat de opbrengsten- en kostenkant het hele jaar in het juiste evenwicht blijft zodat de prognose wordt gehaald.

Een voor de hand liggende doelstelling is een bepaalde omzet per maand, en de haalbaarheid daarvan moet u dan bewaken om de cashflow niet te laten stokken. Dit betekent onder andere debiteuren tijdig achter de broek aanzitten om aan alle vaste kosten te kunnen blijven voldoen. "Ga ook zelf sneller factureren, en niet pas na anderhalve maand," adviseert Maurice Zuurbier. "Je moet ook sneller durven bellen, en confronteren."

"Analyseer het gedrag van je debiteuren," tipt Angelique Schut. "Sommige bedrijven betalen standaard pas na de eerste aanmaning, er is tenslotte geen goedkoper geld dan dat van crediteuren! Heb je zulke klanten ertussen zitten, dan moet je die meteen factureren, de betalingstermijnen scherp in de gaten houden en consequent betalingsherinneringen sturen."

Meer info in: Alles over debiteurenbeheer »

STAP 6

Maandrapportages (laten) maken Zorg voor maandelijkse (of minimaal kwartaal-)rapportages om te kunnen monitoren of doelstellingen worden gehaald. Bas Zuurbier: "Als een target niet wordt gehaald, dan kun je meteen nagaan waar dat aan heeft gelegen, en of je in moet grijpen. Kijk naar wat er nog in de pijplijn zit, maar wees wel kritisch want er zijn ook ondernemers waar opdrachten eeuwig in de pijplijn blijven zitten."

Het lijkt een hoop werk, maar zit de routine er eenmaal in, dan zou een klein bedrijf met dito boekhouding volgens Angelique Schut "niet meer dan tweeëneenhalf uur" per week kwijt zijn aan het leren 'lezen' en begrijpen van de cijfers en op basis daarvan de bedrijfsvoering scherp stellen. "Iedereen werkt zich een slag in de rondte, maar heb je focus? Cijfers vertalen wat je aan het doen bent naar iets tastbaars."

Goed inzicht in de eigen cijfers zal een eventueel verzoek om een lening of kredietverruiming bij de bank absoluut in positieve zin beïnvloeden, weten Bas en Maurice Zuurbier. Maurice: "Met succes geld ophalen is tegenwoordig meer specialistenwerk door de extra informatie die wordt verlangd. Ondernemers kunnen daardoor onzeker worden en de conclusie trekken dat 't er voor hen niet in zit."

"We hebben allebei tien jaar bij een bank gewerkt," vertelt Bas. "Maurice bij ING en Rabobank en ik bij ABN Amro en Fortis Bank. We weten hoe bankiers denken en handelen. En de cijfers blijven voor hen het belangrijkst. Die moeten kloppen en naadloos aansluiten bij wat de ondernemer tijdens een gesprek verkondigt. Als je interne cijfers geen samenhang vertonen met de vorige jaarrekening en afwijken van je eigen calculatie, ben je natuurlijk niet geloofwaardig. Soms vertelt iemand een mooi verhaal en vervolgens duik je in de cijfers en denk je: 'Zijn die dan van je buurman of zo?!'"

Maurice besluit: "Maar als je je verhaal documenteert en onderbouwt met cijfers die kloppen, dan is het nog steeds héél goed mogelijk om een krediet te regelen. Als de cashflow-historie goed is, is het zelfs mogelijk om volledige financiering te krijgen."

Ga nu naar je mailbox

Je ontvangt een e-mailbericht met instructies om je registratie te bevestigen. Zonder de bevestiging wordt je registratie niet verwerkt.

Ook praktische tips in je mailbox?

Denk na over de toekomst van je bedrijf. Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrieven!

1
0

De Zaak website maakt gebruik van cookies.

We zijn verplicht om je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies.

/disclaimer
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming