Content Management Systeem (CMS): wat heb je eraan?

Het beheer van een website kost aardig wat tijd, hoofdbrekens en - wanneer je het hebt uitbesteed – ook nog geld. Met een content management systeem (CMS) maakt je het voor jezelf en medewerkers een stuk eenvoudiger.
Content Management Systeem (CMS): wat heb je eraan?

Wat kunt u met een CMS?

Een CMS is een programma voor het beheer en publicatie van websites. Gebruiksgemak en toegankelijkheid zijn daarbij de sleutelwoorden. Er is namelijk geen specifieke kennis van programmeertalen voor nodig.

Een CMS biedt je de volgende mogelijkheden:

  • Maken van content;
  • Beheren van content (opslaan, verrijken, archiveren en ontsluiten);
  • Presenteren en distribueren van content.

 


Voorbeeld dagelijkse praktijk CMS

Je wilt informatie (content) op de website over een nieuw product of nieuwe dienst, voorzien van beeldmateriaal, zoals foto's of tekeningen. In het CMS hoeft je alleen maar in de editor (vgl. een tekstverwerker als Word) je tekst en beeld toe te voegen. Vervolgens kun je nog de datum en tijd aangeven waarop de nieuwe informatie online moet komen te staan, alsmede datum en tijd waarop de informatie weer automatisch offline komt. Afhankelijk van het gebruikte CMS kun je ook aangeven voor wie de informatie zichtbaar is. 

Vervolgens klik je op 'publiceren' en klaar.

De content zelf wordt opgeslagen in een database, waaruit het CMS zijn informatie haalt.

De tijd die voor bovenstaande handeling nodig is, varieert – afhankelijk van de hoeveelheid informatie en de beschikbaarheid van het beeldmateriaal – van 15 minuten tot een uur.

Soorten CMS

Wereldwijd bestaan er duizenden CMS'en. Het aantal Nederlandstalige systemen is aanmerkelijk kleiner. Grofweg zijn deze systemen in drie categorieën in te delen:

 

  • CMS-software (vaak aangeduid met termen als basis- of standaardversie), uitbreidbaar met één of meerdere modules, voorzien van een databaseprogramma (voor archivering van content); de hardware staat bij jou; 
  • CMS via webbrowser (ook wel webbased genoemd), eveneens modulair opgebouwd en voorzien van een database; de hardware is uitbesteed. Bijvoorbeeld: gratis CMS-programma's die bloggers gebruiken.
  • op maat gebouwde CMS.

 

Voor de meeste ondernemingen in het mkb volstaan de twee eerstgenoemde. Een op maat gebouwd CMS is meer geschikt voor (middel)grote, complexe organisaties.

Kosten en baten van een CMSKosten en baten van een CMS

Om met de baten (voordelen) te beginnen: door te werken met een CMS bespaar je aanwijsbaar op beheer- en onderhoudscapaciteit (minder mensen hebben minder tijd nodig om de content te publiceren en bij te houden). Daarnaast moet je denken aan besparingen op het gebied van drukkosten (klanten ontvangen geen dure brochure meer, maar kunnen op je website kennisnemen van de nieuwste aanbiedingen) en marketing.

Kies je voor een webbased CMS, dan scheelt dat ook in beheerkosten.

Ook valt te voorzien dat de tevredenheid van klanten toeneemt nu je in staat bent ze snel en accuraat van informatie te voorzien, maar ook offertes, bestelformulieren e.d. online kunt verwerken.

Nog meer voordelen:

  • Eenvoudig actualiseren
    Content wordt direct geplaatst en eventueel na controle gepubliceerd. Tussenkomst van een webmaster of technisch beheerder is niet (meer) nodig. Kennis van programmeren en vormgeving is evenmin vereist.
  • Eenvoudig aanpassen en bewaken vormgeving
    Vormgeving van de website kun je veranderen zonder dat de content hoeft te worden gewijzigd of verwijderd.
  • Betere taakverdeling (workflow)
    Jijzelf of een door jou aangewezen medewerker maakt zelf nieuwe inhoud. De vormgeving laat je aan een vormgever over. Een systeembeheerder of het hostingbedrijf zorgt ervoor dat het systeem (de diverse servers) blijft werken.
  • Planning
    Een CMS biedt de mogelijkheid start- en einddata mee te geven aan content. Dat komt niet alleen het beheer ten goede, maar ook de kwaliteit van de informatie.
  • Meerdere zoekmogelijkheden
    De website van een ondernemer bestaat al gauw uit tientallen productcategorieën, subcategorieën en wat dies meer zij. Een zoeksysteem dat uitsluitend op tekst zoekt, is dan weinig efficiënt: dat kan kostbare minuten in beslag nemen. Een goed CMS biedt meerdere zoekmogelijkheden op zogenoemde metadata (bijvoorbeeld op rubriek, plaatsingsdatum, naam medewerker). Je klanten zullen dat zeker waarderen. 

Anders dan aan de gratis CMS-software (zoals WordPress, Blogger en Joomlakunnen er aan een CMS op maat kosten verbonden zijn en mogelijk ook nadelen:

  • Prijs

    De kosten lopen uiteen van een eenmalige aanschafprijs van € 1500 tot een veelvoud daarvan. NB: de hoogte van de prijs zegt niets over de kwaliteit. Veel leveranciers van een CMS werken bovendien met een maandelijkse abonnementsprijs (licentiekosten), die vaak bij € 25 begint.

  • Hardware

    Wanneer je nog niet met een web- en/of databaseserver werkt, moet je rekening houden met de aanschaf- dan wel gebruikskosten daarvan..

  • Implementatie (invoering)

    Denk aan het opstellen van een contentplan, het (eventuele) ontwerp van een nieuwe website, de inrichting van het CMS dan wel installatie/configuratie, het onderhoud c.q. redactie van de content.

  • Vaste structuur

    De eenvoud en het gebruiksgemak brengen een nadeel mee. Wil je de bestaande website grootschalig gaan 'verbouwen', dan moet je ook het CMS opnieuw inrichten.

  • Prestatie

    Een CMS is doorgaans met een database verbonden en die heeft een eigen server nodig. Dat betekent niet alleen extra hardware, maar ook – afhankelijk van het door jou gekozen CMS – licentiekosten voor het gebruik van de databasesoftware. Bij gebruik van open source-applicaties kunnen die kosten reuze meevallen, maar daar staat dan vaak weer het ontbreken van een onderhoudsgarantie tegenover.

Hoe maak je een keuze?Hoe maakt u een keuze?

Wanneer je als enige met het CMS gaat werken, kan het keuzeproces natuurlijk snel verlopen. Maar bij een bedrijf met meerdere afdelingen is een projectgroep nodig waarin elke (betrokken) afdeling een vertegenwoordiger heeft zitten. Minimaal hoort de projectgroep te bestaan uit een projectleider, een medewerker van de afdeling die de content maakt, een marketeer en een (in- of externe) ict-medewerker.

Die projectgroep moet een lijst met eisen en wensen opstellen. Zorg ervoor dat de behoeften van alle belanghebbenden worden geïnventariseerd (ook van afdelingen die mogelijk niet zijn vertegenwoordigd). Dat kan door middel van enquêtes, (voorlichtings)bijeenkomsten of individuele gesprekken. 

Van belang is dat alle leden van de projectgroep weten wat een CMS is en wat je bedrijf ermee voor ogen heeft (de doelstelling). 

De projectgroep legt alle verzamelde informatie in een document vast en verwerkt dat tot een voorstel om aan het management of de directie voor te leggen.

Het voorstel bevat een shortlist (maximaal vier leveranciers) van CMS'en die het meest beantwoorden aan de wensen en eisen van het gehele bedrijf. De projectgroep heeft die shortlist samengesteld op basis van een eerder opgestelde longlist (tien of meer leveranciers). Aan de leveranciers van de shortlist wordt een offerteaanvraag verstuurd, waarin zaken worden genoemd als content maken, workflow, beheer, referenties, ict, invoering (opleiding) en kosten.

Op basis van de reacties nodig je twee leveranciers uit voor een demo. Bij de demo is ook het management/de directie aanwezig, alsmede vertegenwoordigers van alle afdelingen. De reacties op de demo's verwerkt de projectgroep in een uiteindelijke aanbeveling, die zij aan het management/de directie presenteert.

Invoering CMS: waar moet je op letten?Invoering CMS: waar moet u op letten?

Bestaande website

Heb je al een website en wil je die voorlopig zo houden? Het is mogelijk om bepaalde CMS'en aan bestaande website te koppelen.

Database

Je doet er goed aan je te realiseren dat de keuze voor een CMS, óók de keuze voor een bepaald databasesysteem inhoudt. Open source-databases (zoals  MySQL) doen kwalitatief niet onder voor commerciële  (IBM, Microsoft of Oracle).

Scriptingtaal

Wat geldt voor databases, geldt voor ook voor scriptingtalen. Zorg ervoor dat je weet met welke scriptingtaal een CMS werkt. Degenen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de website, moeten de door het CMS gebruikte scriptingtaal ook kennen. Veel gebruikte scriptingtalen zijn C# en VB.NET(Microsoft),   Java (Sun), PHP  (open source). Daarnaast worden PERL, RUBY en Python veel gebruikt.

Zoekmachineoptimalisatie

Sommige CMS'en hebben een extra module voor zoekmachineoptimalisatie. Het is aan te raden je goed te informeren over eventuele hindernissen die een CMS kan vormen voor zoekmachines. Test referenties die je leverancier heeft opgegeven op hun vindbaarheid. Het scheelt je later kostbare aanpassingen.

Wil jij jouw website scannen op techniek, populariteit en kwaliteit van de content? Doe dan nu onze gratis websitescan

 

Doe de websitescan!

 

Ga nu naar je mailbox

Je ontvangt een e-mailbericht met instructies om je registratie te bevestigen. Zonder de bevestiging wordt je registratie niet verwerkt.

Ook praktische tips in je mailbox?

Denk na over de toekomst van je bedrijf. Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrieven!

© 2020 De Zaak B.V.
1
0

De Zaak website maakt gebruik van cookies.

We zijn verplicht om je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies.

/disclaimer
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming