Hoe selecteer je een boekhouder of accountant?

Ondernemers leggen vaak hun hele financiële hebben en houden in de armen van een expert, maar kennen ook veel ongenoegen over de kwaliteit en prijs daarvan. In dit artikel staan de belangrijkste aandachtspunten om een goede en weloverwogen keuze te maken voor een boekhouder of accountant.
Hoe selecteer je een boekhouder of accountant?

Financiën voor zzp'ersFinanciën voor zzp'ers - Weten wat telt!
Dit artikel is geschreven door Femke Hogema (zie onder) op basis van hoofdstuk 8 van haar boek "Financiën voor zzp'ers - weten wat telt!".

Zelf doen of uitbesteden?
Omdat boekhouden een vak is en de belastingaangifte veel specifieke, jaarlijks veranderende kennis vereist, nemen de meeste zzp'ers liever een expert in de arm. In mijn optiek een verstandige keuze.

Maar, wat laat u allemaal over aan uw financieel expert? Er is veel mogelijk. U kunt de volledige boekhouding en belastingaangiften uitbesteden, u kunt de boekhouding zelf doen en belastingaangiften uitbesteden, u kunt de boekhouding en de btw-aangiften zelf doen en alleen de inkomstenbelasting (eenmanszaak) of vennootschapsbelasting en loonbelasting (BV) uitbesteden.

Belangrijk is dat u zich realiseert dat u niet álles wat met financiën te maken heeft kunt uitbesteden, zoals inzicht in cijfers en verantwoordelijkheid. Al betaalt u de accountant 350 euro per uur, als hij vergeet om aangifte te doen, bent u verantwoordelijk. Daarnaast bent u de enige die de ins en outs van uw business kent.

U zult dus ook zelf conclusies moeten trekken op basis van onder andere cijfers. Inzicht in cijfers kunt u dus ook niet delegeren aan uw boekhouder of accountant.

Om te kunnen bepalen wat u zelf doet en wat u uitbesteedt, zijn de volgende vier punten van belang:

1. Betrokkenheid
U wilt zicht houden op de cijfers van uw onderneming. Cijfers geven inzicht in de ontwikkeling van de omzet, de kosten en de marge. Ze geven aan of uw onderneming levensvatbaar is. Ze laten zien of uw klanten op tijd betalen en hoe uw bedrijfsvermogen zich ontwikkelt. Als u alles uitbesteedt, loopt u het risico het zicht op de cijfers te verliezen.

2. Tijd en energie
Boekhouden is ongetwijfeld niet uw passie. Anders was u wel boekhouder geworden. Waarschijnlijk geeft u uw tijd en energie liever aan iets anders. De boekhouding uitbesteden kan dan ook een uiterst verstandige keuze zijn.

Maar pas op, wanneer u alles uitbesteedt en u het zicht op de cijfers verliest, kan het zomaar gebeuren dat de financiën u meer tijd gaan kosten dan u ooit voor mogelijk had gehouden.

3. Juistheid
Alles zelf doen, zonder verstand van zaken, is wellicht niet handig. Want wanneer de cijfers niet kloppen, heeft u geen goed stuurmechanisme en kloppen de belastingaangiftes ook niet.

4. Kosten
Het beperken van de kosten is voor veel ondernemers een belangrijk aandachtspunt. Een accountant is duurder dan een boekhouder. En alles zelf doen, kost niets. Behalve wanneer u het fout doet, dan kan het ineens een heel duur geintje worden.

De juiste expert en methode kiezen
Ik doe even een aanname. U wilt betrokken blijven bij uw cijfers, u wilt er niet té veel energie in stoppen, de cijfers moeten kloppen en de kosten binnen de perken blijven.

Wat nu? U moet twee belangrijke keuzes maken. Wie neemt u in de arm en volgens welke methode gaat u werken?

Accountant of boekhouder?
'Accountant' (AA of RA) is een beschermd beroep. Dat betekent dat u er van uit mag gaan dat de accountant zijn kennis op peil houdt. Een accountant is over het algemeen wel duurder dan een boekhouder. Iedereen (ook u) kan morgen een administatiekantoor beginnen. Kennis en verstand van zaken zijn niet gegarandeerd. Sommige administratiekantoren leveren perfect werk, maar er is veel kaf onder het koren.

Hoe komt u er achter of u een goed kantoor te pakken heeft? Stel veel vragen. Vraag hoe de expert zijn kennis op peil houdt. Vraag collega-ondernemers naar hun ervaring. Vraag bij welke beroepsgroep de expert is aangesloten en wat dat in de praktijk betekent.

Vraag ook of het kantoor de bankafschriften automatisch inleest. Een kantoor dat bankafschriften nog handmatig verwerkt, maakt geen gebruik van de technologische mogelijkheden. Voor deze inefficiëntie betaalt u!

En, last but not least, spreek tenminste twee kantoren (accountant- en/of administratie); alleen dan kunt u een werkelijke keuze maken.

Methode
Een tweede keuze die u moet maken, is de methode waarmee u wilt werken. Soms bent u gebonden aan de methode die de gekozen expert hanteert, maar wellicht doet u er goed aan om een expert te kiezen die de door u gekozen methode ondersteunt.

De meest gehanteerde methoden licht ik hieronder toe.

Online pakket
Er zijn diverse betaalbare online pakketten op de markt. Ik noem er een paar: Twinfield, Exact online, Accumulus, Reeleezee.

Het grote voordeel van het gebruik van een online-pakket is dat u en de expert beide bij de cijfers kunnen. U en de expert kunnen de (voor u) perfecte taakverdeling maken. Zo kunt u ervoor kiezen om zelf de boekhouding en btw-aangiften te doen. De expert controleert de door u gevoerde boekhouding en doet de eindejaarsaangifte (btw en inkomstenbelasting in geval van een eenmanszaak en btw, vennootschapsbelasting en loonbelasting in geval van een bv).

U kunt er ook voor kiezen de expert de boekhouding te laten voeren. U hebt door het online-pakket wel zelf te allen tijde zicht op hoe u er financieel voor staat.

Wilt u met een online-pakket werken, dan zijn er ook diverse innovatieve oplossingen. Dit zijn oplossingen waarbij u de facturen scant, en het systeem maakt de boekingen zelf. Yuki is zo'n systeem. U moet bij Yuki overigens nog steeds een expert in de arm nemen. Bij Ellen4Biz, BDODirect en Mailhetdoor scant u de facturen ook in, deze methoden zijn inclusief de diensten van een expert.

Alles uitbesteden
Wanneer u alles uitbesteedt, levert u maandelijks alle bonnen, facturen en bankafschriften in bij de expert. De expert verwerkt alles in de boekhouding en verzorgt de belastingaangiften. Deze methode kost u waarschijnlijk de minste energie, maar u bent ook het minst betrokken.

Het is zaak om af te stemmen hoe u betrokken blijft bij de cijfers. Heldere maandelijkse rapportages en eens per kwartaal samen door de cijfers lopen kan de oplossing zijn.

Excel
Wanneer uw onderneming nog erg klein is, kunt u er voor kiezen om de facturen in excel te registreren. Van een echte boekhouding is alleen geen sprake. De kans is reëel dat de expert alle facturen alsnog in zijn boekhouding gaat verwerken om de belastingaangifte(n) te kunnen doen.

Femke HogemaOver de auteur

Femke Hogema is zelf zzp'er en werkt vanuit haar bedrijf Healthy Finance als trainer, coach en interim-controller.

 

Ze geeft financiële trainingen aan ondernemers en ondersteunt hen bij het bewust financieel ondernemen.

Ga nu naar je mailbox

Je ontvangt een e-mailbericht met instructies om je registratie te bevestigen. Zonder de bevestiging wordt je registratie niet verwerkt.

Ook praktische tips in je mailbox?

Denk na over de toekomst van je bedrijf. Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrieven!

1
0

De Zaak website maakt gebruik van cookies.

We zijn verplicht om je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies.

/disclaimer
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming