Wie wat bewaart, heeft wat

Column Gijs Schuilingh
Stel: een klant komt met de bewering dat jij hem in een mail iets hebt beloofd, wat niet is waargemaakt. Het is al weer enige tijd geleden, dus de betreffende medewerker gaat zoeken in zijn mailbox. Dat valt nog niet mee. De zoekmogelijkheden zijn beperkt en dus kost het nogal wat tijd om de betreffende mail terug te vinden.
Wie wat bewaart, heeft wat
Stel: een klant komt met de bewering dat jij hem in een mail iets hebt beloofd, wat niet is waargemaakt. Het is al weer enige tijd geleden, dus de betreffende medewerker gaat  zoeken in zijn mailbox. Dat valt nog niet mee. De zoekmogelijkheden zijn beperkt en dus kost het nogal wat tijd om de betreffende mail terug te vinden.

Dan hebben we het nog niet over het gevaar van een corrupt pst-bestand waarin Outlook – wereldwijd het meest gebruikte e-mailpakket – alle mail opslaat. Als dat gebeurt, is een bericht nooit meer terug te vinden en sta je bij een eventuele juridische procedure met lege handen.

Schade berekenen

Dan is de vraag: wat kost het een organisatie als zij bij een rechtszaak geen of niet het juiste bewijsmateriaal kan aanleveren? Daarnaast staan maar weinig organisaties stil bij de vraag hoeveel tijd hun medewerkers eigenlijk  besteden aan het organiseren van hun mailbox en aan het zoeken naar e-mails (download hieronder een rekenmodel).

Dit is te voorkomen door e-mail (en eventueel andere bestanden) geautomatiseerd te archiveren.

Checklist mail-archief

Een goed archief kan veel problemen voorkomen. En met een goede archiveringsoplossing is zo’n archief te creëren. Waar moet zo’n oplossing aan voldoen? In elk geval aan de volgende punten. Je moet policy’s (beleidsafspraken) kunnen instellen. Het is bijvoorbeeld niet erg praktisch om dagelijkse of wekelijkse nieuwsbrieven te archiveren. Een effectieve oplossing maakt het mogelijk om bijvoorbeeld op basis van afzender, ontvanger, sleutelwoorden of een combinatie van deze drie wel of niet te archiveren. Je moet de volle breedte van je elektronische communicatiegeschiedenis kunnen afdekken. Hieronder vallen e-mails, bijlagen, bestanden en agenda-items, maar ook faxen en sms- en spraakberichten die per e-mail zijn verzonden.
  • Je moet data kunnen comprimeren, zodat het verbruik van de opslagcapaciteit laag blijft.
  • Je moet het archief snel en makkelijk kunnen ontsluiten.
  • Je moet makkelijk en snel in het archief kunnen zoeken.

Rapportages

Naast deze praktische archieffunctionaliteit is het ook nuttig dat een archiveringsoplossing rapportages kan maken over e-mailgebruik en -gedrag. Denk bijvoorbeeld aan het meten vande responssnelheid op binnenkomende mails van prospects met een offerteaanvraag. Met de rapportagefunctie is de productiviteit van de organisatie te vergroten en kan de responstijd verminderd worden.

Denk niet te snel: dit heb ik niet nodig. En denk ook niet te snel: ik heb mijn mail in de cloud en dat is eigenlijk al een archief. Cloud e-mail verschilt voor wat betreft zoeken niet veel van lokale e-mail.
Daarom is het ook slim om cloud e-mail goed te archiveren. Zet dit onderwerp op de agenda. Een goed archief kan een hoop frustratie en schade voorkomen.

GFI Archiver is een voorbeeld van een programma dat alle bovengenoemde punten afdekt. Meer informatie is te vinden op de GFI-website.
Met de download (Excel-bestand) hieronder kan je zelf berekenen hoe groot de kostenbesparing is als je een goed archiefprogramma gebruikt.

Ga nu naar je mailbox

Je ontvangt een e-mailbericht met instructies om je registratie te bevestigen. Zonder de bevestiging wordt je registratie niet verwerkt.

Ook praktische tips in je mailbox?

Denk na over de toekomst van je bedrijf. Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrieven!

1
0

De Zaak website maakt gebruik van cookies.

We zijn verplicht om je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies.

/disclaimer
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming