STAR: handvat voor sollicitatiegesprekken

De STAR-methode is een gestructureerde manier om vragen te stellen tijdens een sollicitatieprocedure. STAR staat voor situatie, taak, aanpak en resultaat. Het komt erop neer dat er over feitelijk gedrag gepraat wordt. Veel professionele wervers maken gebruik van de STAR-methode, maar ook voor jou kan het een goede manier zijn om je voor te bereiden op sollicitatiegesprekken.
STAR: handvat voor sollicitatiegesprekken

Sollicitatiegesprek volgens de STAR-methode
De meest recente ervaringen zijn de beste voorspellers van het toekomstig gedrag. Dat is de veronderstelling waarop de STAR-methode is gebaseerd. In het sollicitatiegesprek worden denkbeeldige voorbeelden daarom vermeden. Hypotheses zoals bijvoorbeeld 'stelt u zich eens voor dat', zijn uit den boze. Aan de hand van brief en CV vraag je volgens een vaste STAR-structuur de sollicitant enkel naar (recente) ervaringen die verband houden met de selectiecriteria (uit het vacature/functieprofiel). De kandidaat is leidend en jij volgt.

Situatie
Elk vaardigheid (bijvoorbeeld servicegericht) wordt door jou ingeleid met het oproepen van een feitelijke situatie om zo op zoek te gaan naar de servicegerichtheid van de kandidaat. Bijvoorbeeld met de vraag: "Heb je wel eens te maken gehad met …?" (= situatie) en dus niet "Wat zou je doen als je te maken krijgt met …" (= niet-feitelijk). Met de kandidaat wordt deze startvraag nu verder uitgewerkt volgens het STAR-concept.

  • Vraag de kandidaat allereerst de feitelijke situatie te schetsen.
  • Waak ervoor lang stil te staan bij de situatie. Mocht deze niet of onvoldoende aansluiten bij de praktijk van het bedrijf dan dient er snel een andere situatie gekozen te worden. Het gaat namelijk vooral om de taken (werkzaamheden, verantwoordelijkheden en bevoegdheden), de aanpak en het resultaat waarop je de kandidaat wilt beoordelen op (on)geschiktheid voor de functie.
  • Ga nu met behulp van gedragsgerichte vragen op zoek naar drijfveren van de kandidaat.

Gedragsgerichte vragen
Gedragsgerichte vragen zijn gericht op het feitelijke gedrag, gedrag dat vergelijkbaar of representatief is voor de functie. Ook hierbij geldt dat de vragen gericht dienen te zijn op eerdere ervaringen en werkzaamheden van de kandidaat. De onderstaande vragen zijn een mogelijke leidraad bij het STAR-sollicitatiegesprek:

  1. Heb je wel eens meegemaakt dat je (tijd)planning door onvoorziene omstandigheden moest worden bijgesteld? Kan je een voorbeeld geven? Wat heb je toen gedaan? Wat was het (eind)resultaat?
  2. Beschrijf eens een situatie waarin je per se een deadline/target moest halen. Wat was de situatie en wat deed je precies? Wat was het (eind)resultaat?
  3. Kan je een probleem beschrijven dat recentelijk op je werk heeft gespeeld en waar je verantwoordelijk was voor de oplossing? Wat was de situatie en wat deed je precies?
  4. Welke beslissing(en) vond je de afgelopen tijd de moeilijkste om te nemen? Wat was de situatie en wat deed je precies? Wat was het (eind)resultaat?
  5. Tijdens werkzaamheden buiten de deur merk je dat er onvoldoende materialen zijn waardoor twee medewerkers vanaf 14.00 uur zonder materialen komen te zitten, zelf moet je om 15.00 uur met de klant in gesprek over meerwerk. Herken je deze situatie? Wat was je rol, taak toen? Hoe heb je dit toen aangepakt? Wat was het (eind)resultaat?

N.B.: Ga voor jouw specifieke situatie steeds op zoek naar vragen die het beste aansluiten bij de functie en deze kandidaat (achtergrond, ervaring e.d.).

Taak
Nadat de kandidaat de situatie heeft geschetst, krijg je zicht op de taken, werkzaamheden, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met vragen zoals: "Wat werd er in deze situatie van je verwacht?", "Wat was jouw taak daarbij?", "Wat wilde je bereiken?".

Aanpak
Nadat de taken duidelijk zijn en je ook weet of deze taken, werkzaamheden, verantwoordelijkheden en bevoegdheden goed aansluiten bij jouw bedrijf en de functie, stel je de kandidaat vragen in de trant van: "Wat heb je toen gedaan", "Wat heb je toen gezegd?", "Hoe heb je op dat moment gehandeld?". Het doel van deze aanpak is om te zien hoe ´servicegericht´ de kandidaat is. Tijdens dit onderdeel van STAR is het belangrijk goed door te vragen.

Resultaat
Afsluitend vraag je de kandidaat naar het effect, het resultaat van zijn/haar aanpak. Met vragen zoals "Hoe liep het uiteindelijk af", "Wat heb je uiteindelijk bereikt?", "Wat ging goed, wat ging fout?" krijg je de gevraagde informatie.  AaZet Partner Personeelsadvies, Training en Coaching, voegt zelf nog de E van evaluatie aan STAR toe. Oftewel: wat heeft de kandidaat geleerd van de eigen aanpak zoals die tijdens het STAR-gesprek is voorbijgekomen? Zo krijg je (meer) inzicht in iemands lerend en probleemoplossend vermogen.  

Interviewvaardigheden
Om de sollicitatiegesprekken succesvol te laten verlopen is het van belang dat je je bewust bent van een aantal interviewvaardigheden en valkuilen. Hieronder belangrijke aandachtspunten:

Voorbereiding
Bereid STAR-sollicitatiegesprekken goed voor door vooraf alle beschikbare informatie te verzamelen (zoals de sollicitatiebrief en CV) en te bestuderen. Bepaal reeds vooraf op welke vaardigheden je wilt ingaan, welke situaties je de kandidaat wilt voorleggen en op welke aspecten je extra alert moet zijn.

De belangrijkste vragen waarmee je het gesprek wilt leiden heb je bij de hand en tijdens het gesprek maak je aantekeningen. Zo kan je direct na het gesprek een getrouwe weergave van je indrukken van deze kandidaat op de scorelijst (aan het slot van dit artikel).

Interview
Stel vooral gedragsgerichte vragen en waak voor hypothetische vragen (zie ook de alinea Valkuilen hieronder). Je belangrijkste taak is actief en kritisch luisteren naar wat de kandidaat vertelt.
In selectiegesprekken komt het nogal eens voor dat een sollicitant een goede indruk heeft gemaakt, terwijl hij of zij in feite niets anders heeft gedaan dan beleefd en aandachtig te luisteren en sociaalwenselijke antwoorden heeft gegeven. Jouw uitdaging is de sollicitant gedragsgericht aan het praten te krijgen.

Vragen stellen, luisteren, samenvatten en doorvragen
Door vragen, luisteren, doorvragen, observeren en combineren van de verkregen informatie ga je op zoek naar de ware aard, motieven en bekwaamheden van de kandidaat. Stel vooral veel open vragen. Een gesloten vraag kan meestal alleen met ja of nee worden beantwoord, maar in sollicitatiegesprekken wil je meer weten. Open vragen geven je een hogere kwaliteit van informatie.

  • Door goed te luisteren naar het antwoord en gericht door te vragen krijg je meer duidelijkheid (bijvoorbeeld "Hoe bedoel je dat?" of "Leg eens uit").
  • Door samen te vatten houd je overzicht in het gesprek en de informatie.
  • Met doorvragen, bijvoorbeeld keuzevragen of gerichte vragen, bepaal je de betrouwbaarheid van de informatie. Daarbij weerhoudt het je ervan je eigen mening te geven. Dat kan leiden tot verstoring van het gesprek en geeft de kandidaat de gelegenheid jou en de organisatie beter te leren kennen waardoor hij sociaalwenselijke antwoorden kan gaan geven.

Er valt onderscheid te maken tussen hoofd- en subvragen. Met de hoofdvragen wordt het onderwerp aan de orde gesteld, met subvragen diep je het antwoord verder uit waardoor u een beter en adequater antwoord krijgt.

Leidraad bij subvragen:
- doorvragen tot het volledige antwoord op de hoofdvraag is gegeven;
- ordenen wat de sollicitant heeft gezegd en afwachten;
- herhalen en uitnodigen om verder te gaan;
- een pauze, stilte inlassen.

N.B.: Niet alleen de vragen zijn van belang, wees ook alert op het non-verbale gedrag. Voor het controleren van het verkregen beeld kunnen kernachtige samenvattingen in eigen bewoordingen helpen. Schroom ook niet de kandidaat te confronteren met schijnbare tegenspraak of je twijfels. Wel op een correcte manier!

Afronding
Zorg voor een zorgvuldige afronding van het gesprek. Vat de belangrijkste punten nog eens samen. Ga na of je je doelen, het leren kennen van de vaardigheden van de kandidaat, hebt bereikt zodat je in staat bent je oordeel op de scorelijst te geven. Als je nog vragen hebt of iets is je toch niet duidelijk dan kan je er hier alsnog op terugkomen.

Valkuilen
Vermijd deze veelgemaakte fouten:

  1. Hypothetische of theoretische vragen: "Wat zou je doen als je 30 minuten te laat op een afspraak komt?" leidt nagenoeg altijd tot een theoretisch antwoord. Je bent niet geïnteresseerd wat iemand in deze situatie zou doen, maar wat deze kandidaat in een vergelijkbare situatie hééft gedaan, dus: "Heb je situaties meegemaakt waarin je te laat op een afspraak kwam … en wat deed je toen?";
  2. Suggestieve of leidende vragen: daarmee leid je de kandidaat naar het gewenste antwoord. Vraag je bijvoorbeeld "Je had het zeker niet erg naar je zin bij … ?" dan is het voor de kandidaat duidelijk welk antwoord je wilt horen. Met de vraag "Wat beviel je wel en niet goed bij …?" krijg je een duidelijker antwoord, waarmee je de kandidaat ook beter leert kennen;
  3. Multi-interpretabele vragen: dit zijn vragen die heel verschillend kunnen worden uitgelegd, bijvoorbeeld "Was je in je vorige betrekking verantwoordelijk voor de administratie?" Zowel 'verantwoordelijk' (op tijd aanleveren) als 'administratie' zijn hierbij zeer breed op te vatten.

Checklist bij het STAR-sollicitatiegesprek:

  • bekijk vooraf alle stukken van de sollicitant;
  • houd voor elke vaardigheid die je wilt beoordelen gedragsgerichte vragen bij de hand;
  • volg de STAR-methode van Situatie, Taak, Aanpak naar Resultaat;
  • zorg dat minimaal vier tot vijf vaardigheden uitgebreid aan bod komen;
  • voer het gesprek volgens de wijze van vragen stellen, luisteren, samenvatten en doorvragen;
  • wees je bewust van de valkuilen;
  • maak aantekeningen tijdens het gesprek;
  • verzamel alle informatie en beoordeel de kandidaat mede aan de hand van de scorelijst;
  • kom tot een objectieve beslissing, onderbouwd met feitelijke argumenten;
  • evalueer de gehele procedure na afloop.

Voorbeeld scorelijst
In het selectieproces zet je een aantal stappen om tot een juiste beoordeling te komen van de (on)geschiktheid van de kandidaat op basis van zowel harde criteria (diploma´s, werkervaring)  als meer zachte criteria (specifieke kwaliteiten voor de functie). Met het volgende schema heb je een hulpmiddel bij de beoordeling van de kandidaten.

Voorbeeld van een scorelijst voor het sollicitatiegesprek
(Uiteraard gelden hier voor ieder bedrijf en in elke branche andere criteria. Je kunt zelf criteria invullen die voor de betreffende functie en het bedrijf van belang zijn).

 

Presentatie  O slordig   O redelijk  O verzorgd  O uitstekend 
Klant-vriendelijk-heid O terughoudend
/gereserveerd 
O vriendelijk
en beleefd 
O innemend  O zeer vriendelijk 
Service-gerichtheid O laag ontwik-keld, denkt niet mee met belang/
behoeften. 

O alleen als
de klant erom vraagt 

O goed, denkt mee en speelt
in op wensen

O hoog, weet klanten aan zich te
binden
Resultaat-gerichtheid

O gering

O doet werk
in de tijd die ervoor is gegeven

O werkt doelmatig en efficiënt 

O werkt hard
en efficiënt 
om doel te bereiken  
Vakkennis O matig, doet weinig aan kennis-
ontwikkeling 

O redelijk 

O houdt
kennis
goed bij 

O theoretisch
en praktisch goed
ontwikkeld 
Werk-
ervaring
O gering O redelijk  O ruim voldoende 

O veel 

Beschik-baarheid  O beperkt
door persoon-lijke omstandig-heden
O normale werktijden  O kan overwerken
en met werktijden schuiven 
O kan en wil altijd klaar-
staan voor
het bedrijf 
Collegia-liteit  O gering O redelijk  O goed  O sterk 
Past in team/ afdeling O valt erbuiten  O twijfel-
achtig  
O sluit goed
aan 
O is een versterking 
Bijzonder positief aan kandidaat         
Bijzonder negatief        
Algemeen beeld O voldoet niet  O voldoet  O goed  O bijzonder goed 

Dit artikel kwam tot stand met medewerking van:

AaZet Partner Personeelsadvies, Training & Coaching
tel 024 6844846,
info@azp.nu

 

Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsverzekering), een boekhouder of belastingadviseur die je helpt met jouw administratie en/of belastingaangiftes, incassobureau inschakelen voor je openstaande facturen, een professionele website laten maken of een gratis tankpas via De Zaak afsluiten.

Ga nu naar je mailbox

Je ontvangt een e-mailbericht met instructies om je registratie te bevestigen. Zonder de bevestiging wordt je registratie niet verwerkt.

Ook praktische tips in je mailbox?

Denk na over de toekomst van je bedrijf. Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrieven!

© 2020 De Zaak B.V.
1
0

De Zaak website maakt gebruik van cookies.

We zijn verplicht om je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies.

/disclaimer
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming