Het hoe en waarom van gezamenlijk inkopen

Gezamenlijk optrekken rond inkoop wordt steeds belangrijker, nu verkoopprijzen - en marges - onder druk staan en de concurrentie toeneemt. Zoek partners, luidt daarom het advies. Hoe pakt u dat aan?
Het hoe en waarom van gezamenlijk inkopen

Samenwerking op het gebied van inkoop is noodzakelijk om de toenemende concurrentie de baas te blijven. Extra korting kan worden bedongen door samen met collega-bedrijven in te kopen: grotere formule, goedkopere prijs. Logistiek voordeel wordt behaald door met de partners in de keten - of supply chain - samenwerking
te zoeken. Het eerste is een voorbeeld van horizontale samenwerking, het tweede van verticale samenwerking. Welke vormen van samenwerking zijn er en waaraan moet u denken?

Verticale en horizontale samenwerking

- Verticale samenwerking Van verticale samenwerking is sprake als een inkopende organisatie en een leverancier de krachten bundelen. Verticale samenwerking vindt plaats tussen verschillende schakels binnen de keten. In goed overleg wordt uitgedokterd hoe de onderlinge samenwerking optimaal kan worden vormgegeven. Verticale samenwerking is alleen succesvol bij een goede relatie tussen afnemer en leverancier. Onderling vertrouwen speelt een
sleutelrol. Hebben beide partners voordeel – er is sprake van 'afhankelijkheid' – dan hebben de organisaties belang bij hechte samenwerking. Er is dan een gezamenlijk belang om een goede relatie op te bouwen. - Horizontale samenwerking Van 'horizontale samenwerking' is sprake bij het gezamenlijk inkopen, inkoopkennis delen en/of hulpmiddelen delen tussen twee of meer organisaties. Horizontale samenwerking vindt dus plaats op hetzelfde niveau in de keten.

Bij horizontale samenwerking ontbreekt het element van onderlinge afhankelijkheid. Het financiële aspect is de drijvende kracht achter de samenwerking. Bij horizontale samenwerking kunnen individuele ondernemingen toetreden of uitstappen, zonder dat het samenwerkingsverband eindigt. Het voordeel zit in de sterkere,
gezamenlijke onderhandelingspositie naar leveranciers, en de besparing die daarmee wordt gerealiseerd.

Tips voor goede samenwerking

1. Wees transparant. Communiceer helder met de partners over de voordelen die samenwerking biedt en de zaken die u afspreekt.
2. Hou de lijnen open. Communiceer regelmatig over de voortgang.
3. Bepaal statutair of contractueel de onderlinge bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
4. Samenwerking moet geen doel op zich zijn. Het moet waarde toevoegen aan de deelnemende organisaties. Formuleer een gemeenschappelijke visie.
5. Leg afspraken schriftelijk vast.
6. Hanteer meetbare doelen. De samenwerking wordt afgerekend op het resultaat.
7. Creëer een heldere organisatiestructuur, met een goede backoffice.
8. Houd ruimte voor bijstelling. Een beweeglijke markt vraagt om flexibiliteit. Sta open voor voorstellen en nieuwe initiatieven.
9. Samenwerken is een kwestie van geven en nemen. Sta open voor kritiek. Betrek de deelnemers in de besluitvorming.
10.Kom afspraken na en pak problemen voortvarend aan.

Schaalgrootte
'Samen sta je sterk.' Dat is in het kort de essentie van horizontale ketenintegratie. Bij inkoop draait het om schaalgrootte. Door met ondernemers de samenwerking te zoeken – via de branche, via een inkoopcombinatie of als franchiseformule – creëert u een betere onderhandelingspositie tegenover leveranciers.
U wordt een aantrekkelijke partij, omdat u als collectief veel én gegarandeerde omzet meebrengt. Het nadeel is dat u een deel van uw vrijheid inlevert. Vaak is er een afnameverplichting en daarmee het risico van 'winkeldochters'. Voordeel van beide vormen van samenwerking is dat u veel inkoopkosten deelt, en dus goedkoper uit bent; nadeel is dat u een deel van uw vrijheid inlevert.

- Inkoopcombinatie Vroeger verenigden ondernemers zich onder de mantel van de inkoopcombinatie of de coöperatie. Een inkoopcombinatie is een organisatie van onafhankelijke detaillisten. Je bundelt als groep ondernemers alleen de inkoop. Er is sprake van horizontale marketing, besluiten worden min of meer democratisch genomen door de aangesloten leden. Het hoofddoel van de organisatie is vooral het verbeteren van de (inkoop)condities
door gezamenlijke orders te plaatsen.

- Franchise Tegenwoordig kunt u er daarnaast voor kiezen om te ondernemen onder de hoede van een franchiseorganisatie. Bij franchise is niet alleen de inkoop, maar ook de verkooporganisatie geüniformeerd.  
franchise geeft u het recht om onder de vlag van een keten uw eigen onderneming te voeren. U bent zelfstandig ondernemer, maar hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Het belangrijkste verschil met de inkoopcombinatie is dat het een mix is van horizontale en verticale samenwerking. U profi teert van het gebruik
van de (handels)naam, het logo, de aanwezige kennis en de voordelen van gezamenlijke inkoop en marketing en reclame.

Daar staat tegenover dat u zich dient te schikken in de formule. Bij een 'harde' formule heeft u weinig vrijheid om eigen keuzes te maken en accenten aan te brengen. Als franchisenemer start je met een voorsprong. U bent geen nieuwkomer die zich nog moet waarmaken, maar profiteert van de naamsbekendheid, en u kunt schermen met ondersteunende expertise. Daarbovenop zijn de investeringskosten lager.

Het succes van franchise blijkt uit het aantal formules: tegen de 600 merken hebben zich verenigd in de Nederlandse Franchise Vereniging. Bekende Nederlandse formules zijn Bruna – de oudste franchiseformule van Nederland, al sinds de jaren vijftig actief als franchise – doe-het-zelfketen Hubo en De Keurslager.

Tip: In de themapocket 'Franchise – ondernemend samenwerken' leest u alles over de voor- en
nadelen van franchise.

Ketenintegratie
'Samen sta je sterk' geldt voor de horizontale én de verticale keten. Door intensief samen te werken met uw leveranciers kunt u de inkoop verbeteren. Software en internet spelen daarin een centrale rol. Bij ketenintegratie, ook wel supply chain management of verticale integratie genoemd, zoeken bedrijven en klanten
binnen een branche naar manieren om samen te werken, informatie te delen en (logistieke) processen te integreren. Ook hier geldt dat de basis is gelegd door het grootbedrijf, in dit geval de Duitse auto-industrie. Mercedes en Volkswagen eisten in de jaren negentig van hun toeleveranciers dat ze vestigingen
openden binnen een straal van 100 kilometer van de fabriek.

Voorraden werden teruggebracht tot een minimum, orders moesten binnen 24 uur worden uitgeleverd. Dit alles gebaseerd op een 'just in time'-ordersysteem, met een enorme kostenbesparing aan de kant van de automakers als resultaat. Als kleinere ondernemer profiteert u indirect van deze logistieke innovatie. Vrijwel alle logistieke dienstverleners en groothandels zijn overgestapt op online ordersystemen en die zijn gebaseerd op
de kennis van de auto-industrie.

- Dealerschap Als ondernemer scherm je graag je markt af voor concurrentie. Dat u als schoenenwinkel niet kunt voorkomen dat een concurrent recht tegenover u een eigen filiaal opent, is vanzelfsprekend. Het kan zelfs gunstig uitpakken; winkelpubliek houdt van keuze. Maar als dezelfde winkel voor een groot deel dezelfde merken in
de collectie voert, wordt het een ander verhaal. Dealerschap houdt in dat u een overeenkomst met een merk of
fabrikant hebt voor de exclusieve levering van deze fabriek. Het komt ook voor dat u een bedrijfexclusiviteit bedingt om spullen binnen een afgebakende markt te verkopen. Met een exclusieve distributie- en afnameovereenkomst voor een exclusief toegewezen verzorgingsgebied krijgt u de ruimte om klanten aan
u te binden. Exclusiviteit is één kant van de medaille, actieve ondersteuning van uw leverancier een ander verhaal. Informeer voordat de inkt onder het contract is opgedroogd naar de marketingondersteuning.
Hoe zit het met brochures en marketing- en communicatiecampagnes? Is advertentiemateriaal voor lokaal
gebruik beschikbaar?

- 'Roze bril' De vlinders in de buik die bij een nieuwe liefde horen, heeft de wanna be-ondernemer ook. Hij is geneigd door een roze bril te kijken en vooral de kansen te zien. In werkelijkheid bepalen externe factoren, zoals de bevolkingssamenstelling (leeftijdsopbouw, samenstelling huishoudens, inkomensgegevens, etc.) en
de beleidsplannen van de gemeenten, mede de kans van slagen.

Bij de KvK en het economisch bureau van de gemeente is een  schat aan relevante informatie beschikbaar, bijvoorbeeld of er plannen bestaan voor een outlet center aan de rand van de stad, of een grootscheepse renovatie van de belangrijkste toegangsweg tot uw onderneming.

De opmars van internet
Er bestaan veel websites waarbij u zich kunt aansluiten om schaalvoordeel te bereiken. Door te selecteren op hetgeen u zoekt, bijvoorbeeld 'office supplies' of 'verzekeringen', komen de vergelijking- en inkoopsites via de zoekmachine vanzelf bovendrijven. Leveranciers uit een en dezelfde branche hebben zich vaak via verkoopportals op internet verenigd. De makelaarsbranche liep hierin voorop, met sites als Funda van de
NVM. Andere branches, zoals autodealers, zijn de makelaars gevolgd. Daarnaast is er de inkoopkracht van brancheorganisaties voor bij haar aangesloten leden. Zo biedt ZZP Nederland bijvoorbeeld voordelige arbeidsongeschiktheidsverzekeringen voor zelfstandigen.

Virtuele ketens
De economie draait tegenwoordig zeven dagen in de week, 24 uur per dag. Dankzij internet kan klantcontact op ieder moment van de dag plaatsvinden. Zogenoemde virtuele ketens knopen de informatie via internet aan elkaar. Het gaat hierbij niet alleen om de in- of verkoop, maar vooral ook om de dienstverlening. Internet leent er zich bij uitstek voor om de communicatie tussen de verkooporganisatie en de klant te optimaliseren. De
klant kan steeds gemakkelijker en sneller worden geïnformeerd.
Daarnaast optimaliseert het de verticale keten: de afnemer kan de leverancier via een afgesloten portal rechtstreeks aansturen.

Loyaliteit
Leveranciers en verkooporganisaties is er alles aan gelegen om klanten aan zich te binden. Loyaliteit wordt op allerlei manieren beloond. Het komt overgewaaid uit de luchtvaart, waar maatschappijen passagiers aan zich proberen te binden door 'loyalty miles' die bij voldoende vliegkilometers kunnen worden omgezet
in gratis tickets en privileges op de luchthaven. Het idee is in vele varianten gekopieerd. Een bekend voorbeeld is Airmiles. De vraag die u zich bij al die pasjes moet stellen, luidt: 'What's in it for me?' De meteen daarop volgende vraag is: 'Zit er misschien een addertje onder het gras?'

Een voorbeeld
Mkb-tankpassen zijn een soort van creditcards die u exclusief gebruikt voor uw brandstofkosten. Er zijn passen
waarmee u overal kunt tanken, maar u kunt er ook voor kiezen om een pas van een van de oliemaatschappijen aan te schaffen. Aan het eind van de maand volgt de eindafrekening. Voor uw boekhouder biedt de pas voordelen.De tankbeurten zijn herleidbaar, voor de btw krijgt u een ordentelijk overzicht en de benzinebonnen hoeven niet per stuk te worden ingeboekt. Nadeel is dat de passen duur in gebruik zijn.

Ga nu naar je mailbox

Je ontvangt een e-mailbericht met instructies om je registratie te bevestigen. Zonder de bevestiging wordt je registratie niet verwerkt.

Ook praktische tips in je mailbox?

Denk na over de toekomst van je bedrijf. Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrieven!

1
0

De Zaak website maakt gebruik van cookies.

We zijn verplicht om je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies.

/disclaimer
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming