- De kostenegalisatie: het uitsmeren van een grote uitgavenpost
- De herinvesteringsreserve
- Overige reserveringen
De fiscus erkent een aantal mogelijkheden om geld te reserveren voor speciale uitgaven. Dit geldt slechts in een aantal specifieke, nauwkeurig omschreven, gevallen die hierna ieder afzonderlijk aan bod komen. De fiscus stelt als voorwaarde dat uw boekhouding op orde is en u elk jaar de jaarrekening deponeert. Reserveringen moeten wel tot uiting komen op de balans van de BV.
De kostenegalisatie: het uitsmeren van een grote uitgavenpost
Sommige kosten maakt u slechts eens in de zoveel jaar. Omdat het een flinke uitgave is, zorgt u zoals een goede ondernemer betaamt voor een reservepotje zodat u niet opeens een grote hap uit uw budget mist. Het schilderwerk aan uw bedrijfspand is een goed voorbeeld. Het hoeft maar eens in de vijf jaar te gebeuren, maar dan is er een behoorlijk bedrag ineens mee gemoeid. De fiscus biedt u de mogelijkheid ieder jaar een vijfde deel ten laste van de winst te
reserveren. In het jaar dat het onderhoud plaatsvindt, worden de kosten ten laste van de reserve afgeboekt.
- Zonder kostenegalisatie: Na vijf jaar grote uitgavenpost, deze komt in dit jaar ten laste van de winst;
- Met kostenegalisatie: Uitgavenpost wordt uitgesmeerd over vijf jaar. Ieder jaar wordt een vijfde gedeelte van de kostenpost gereserveerd. Deze reservering komt jaarlijks ten laste van de winst. Na vijf jaar maakt u de uitgave ten laste van de reserve.
De fiscus stelt de volgende voorwaarden aan het vormen van een egalisatiereserve:
- Het gaat om kosten die in de toekomst moeten worden gemaakt;
- De lasten zijn ongelijkmatig verdeeld over de boekjaren (bv. eens in de vijf jaar);
- De kosten zijn al ontstaan in het jaar dat de reservering plaatsvindt (bij het voorbeeld van het schilderwerk: door het gebruik van het pand slijt de verf);
- De reservering wordt gemaakt om de kosten gelijkmatig over de boekjaren te verdelen;
- U kunt niet zomaar willekeurige bedragen reserveren. De maatstaven voor de opbouw en afbraak van de reserves moeten vaststaan.
De herinvesteringsreserve
De herinvesteringsreserve is de voormalige ‘vervangingsrserve’. De boekwinst op een bedrijfsmiddel mocht vroeger alleen voor een soortgelijk bedrijfsmiddel worden gebruikt (de “economische-functie-eis”) maar nu ook voor een heel ander bedrijfsmiddel. Bovendien gaat de investeringstermijn van vier naar drie jaar.
Verder gelden de volgende nieuwe regels:
- De winst op de verkoop van een bedrijfsmiddel moet verplicht worden afgeboekt op de aanschafprijs van het eerstkomende nieuwe bedrijfsmiddel.
- De boekwaarde van het nieuwe bedrijfsmiddel mag niet lager worden dan van het oorspronkelijke bedrijfsmiddel.
VoorbeeldStel, u koopt een dure fotokopieermachine van € 9.076,-. En u probeert de boekwinst van € 13.613,- van een oudere vrachtwagen op de aanschafprijs van de fotokopieerprijs af te boeken. Dan komt u negatief uit en dat mag niet: de truck stond bijvoorbeeld nog voor € 4.538,- op de balans en dus moet ook de fotokopieermachine voor € 4.538,- op de balans staan. De herinvesteringsreserve neemt af met € 9.076,-. Het restant van € 4.538,- kunt u drie jaar lang parkeren voor een andere investering binnen die drie jaar.
UitzonderingUitzonderingen zijn bedrijfsmiddelen die niet of in meer dan tien jaar worden afgeschreven, zoals grond en panden.
- Daarop kan alleen een herinvesteringsreserve worden afgeboekt die is gevormd door de verkoop van een bedrijfsmiddel, waarop eveneens in meer dan tien jaar of niet wordt afgeschreven.
- Bovendien moeten het oude en nieuwe bedrijfsmiddel dan dezelfde economische functie hebben (bijvoorbeeld een kantoorpand dat wordt verkocht om in plaats daarvan een nieuwe werkplaats te kopen, of een verhuurd kantoorpand dat wordt vervangen door verhuurde woonhuizen). Dit heet de “economische-functie-eis”.
Hiermee wil de fiscus voorkomen dat boekwinsten op afschrijfbare bedrijfsmiddelen worden doorgeschoven naar niet-afschrijfbare bedrijfsmiddelen, waardoor de gerealiseerde boekwinst tot sint-juttemis kan worden uitgesteld.
Speciale regeling bij overheidsingrijpenDe fiscus is wat coulanter als een ondernemer
door overheidsingrijpen gedwongen wordt bedrijfsmiddelen te verkopen (te “vervreemden”), die hij niet of in meer dan tien jaar afschreef. Een goed voorbeeld is een boer die zijn bedrijf moet verkopen omdat het ministerie van VROM heeft bepaald dat zijn grond deel moet gaan uitmaken van de Ecologische Hoofdstructuur.
In dat geval mogen de stille reserves die het landbouwbedrijf kent in de vorm van melk- en mestquota en die meestal in minder dan tien jaar worden afgeschreven, toch worden afgeboekt op de kosten van een nieuw bedrijfspand.
Ook vervalt, bij overheidsingrijpen dat leidt tot de verkoop van bedrijfsmiddelen waarop niet werd afgeschreven, de bovengenoemde economische-functie-eis. Dat is nogal wiedes, omdat het vaak om bedrijfsmiddelen gaat waartegen de overheid een kruistocht voert. Logisch dan dat je de winst mag afboeken op de waarde van nieuwe bedrijfsmiddelen die wel in Den Haag door de beugel kunnen.
Overige reserveringen
De reservering voor de oudedagsvoorziening is jaarlijks gebonden aan een percentage een een maximumbedrag. Reserveringen hiervoor horen op de balans van uw onderneming voor te komen. Als u wilt dat ze zekergesteld worden, is het verstandiger om een aparte pensioen-BV op te richten, hoewel daar ook weer fiscale haken en ogen aan zitten. De fiscus is een stuk strenger geworden.
