Wat is debiteurenbeheer? En wanneer is dit belangrijk?

Niet betalen komt vaker voor dan je misschien denkt. In Nederland wordt jaarlijks miljarden op debiteuren afgeschreven, de liquiditeitsproblemen die door langzame betalers worden veroorzaakt buiten beschouwing gelaten. Eenderde van alle facturen wordt binnen de gestelde betalingstermijn daadwerkelijk betaald. De redenen van de klant om niet te betalen of te laat te betalen hoeven overigens niet alleen voort te komen uit financiële problemen of kwade opzet. Ook een slordige administratie of zakelijke geschillen kunnen de oorzaak van geen of een te late betaling zijn.

Wat is goed debiteurenbeheer?

Goed debiteurenbeheer begint natuurlijk in het bedrijf zelf. Wanneer je op de factuur vermeld om binnen twee weken te betalen, dan kun je niet pas na een maand gaan kijken of er daadwerkelijk is betaald. Een optimale beheersing van de debiteurenpost is mogelijk door je administratie terdege bij te houden; een kredietverzekering aan te houden of een extern bureau in te schakelen. Daarbij kun je denken aan een incassokantoor, maar ook een deurwaarder– of een advocatenkantoor kunnen opties zijn. Factoring is een andere mogelijkheid. Goed debiteurenbeheer begint al bij het wel of niet accepteren van nieuwe debiteuren.

De debiteur is tevens je klant

Het eeuwige dilemma waar je je mee geconfronteerd ziet, is het in stand houden van de zorgvuldig opgebouwde relatie. Een debiteur is in de eerste plaats een klant die voor omzet zorgt. Omzet die je niet graag ziet wegvallen. Aan de andere kant wil je dat je klanten op tijd betalen. Je zal je klanten derhalve soms aan moeten spreken op hun betalingsgedrag. Debiteurenbeheer is meer dan het achter de broek aan zitten van trage betalers.

Het is in de eerste plaats het stroomlijnen van je debiteurenadminstratie, varierend van de orderbon en het formuleren van de betalingscondities en algemene leveringsvoorwaarden, tot het inboeken van de ontvangen factuurbedragen. Je moet vooral niet de angst hebben, dat je je klant voor zijn kop stoot door te informeren naar een betaling. Zeker hier geldt: ‘zachte heelmeesters maken stinkende wonden’. Een slecht betalende klant zal je steeds langer laten wachten op je geld, want zo gaan die dingen. Als je klanten vriendelijk doch beslist herinnert dat er nog een factuur openstaat, is dat een teken dat je je organisatie strak in de hand hebt: het is een kwaliteitswaarmerk voor je organisatie.

Zelf structureren

Structuur aanbrengen in het debiteurenbeheer begint bij het opmaken van de factuur. De factuur is het begin van de communicatie in debiteurenbeheer.

1. Een factuur dient stellig en duidelijk te zijn. Factuurnummer, datum en omschrijving van het geleverde mogen nooit ontbreken.
2. Richt je factuur aan de juiste persoon.
3. Ook een verwijzing naar de Algemene Voorwaarden kan de factuur kracht bijzetten: wat zijn de gevolgen voor de debiteur als hij niet betaalt? Wanneer je zelf geen voorwaarden hebt, kun je verwijzen naar de Algemene Voorwaarden van de desbetreffende branche.
4. De factuur moet op tijd en snel worden verstuurd. Hoe later de factuur wordt verstuurd, hoe later wordt betaald. Anders gezegd, hoe jonger de factuur, hoe lager het percentage dat niet zal worden betaald. Ook bij debiteurenbeheer geldt dat gedrag wordt gekopieerd.
5. Wordt de factuur niet op tijd betaald, stuur dan een herinnering. Stuur geen eerste herinnering, omdat de debiteur dan wacht op een tweede. Hetzelfde geldt voor aanmaningen. De meeste bedrijven hebben een debiteurenbeheercyclus van ongeveer 60 dagen: na 30 dagen volgt een herinnering; 14 dagen na de herinnering volgt de aanmaning.
6. Bijzondere aandacht in de debiteurenbeheercyclus verdient de omgang met of het gebruik van de telefoon. Het is het, mits goed gebruikt, eerste en een succesvol instrument in het proces van debiteurenbeheer.

De betalingstermijn verloopt: een stappenplan met voorbeelddocumenten

Als een klant niet binnen de betalingstermijn betaalt, begin je vanzelfsprekend met een betalingsherinnering. Je stuurt je debiteur een kort briefje, waarin je verzoekt het verschuldigde factuurbedrag binnen acht dagen te betalen.

Betaalt de klant nog steeds niet, dan stuurt je nogmaals een herinnering. Daarnaast ga je bellen. Als je belt vraagt je, indien mogelijk, naar de crediteurenadministratie, niet naar het vaste contactpersoon.

Alle contacten die je hebt houdt je bij in een overzicht: brieven, telefoontjes, toezeggingen (om te betalen of terug te bellen).

Heb je drie weken na het versturen van de eerste herinnering nog steeds geen betaling ontvangen, dan stuur je een sommatie met ingebrekestelling. Dit laatste moet je met vette letters in de kop van de brief plaatsen.

Heeft zelfs de ingebrekestelling geen effect, dan adviseren wij  de zaak ter incasso uit handen te geven. Een alternatief voor de incassoprocedure is het treffen van een betalingsregeling.

Een betalingsregeling

Het kan zijn dat je klant tijdelijk krap bij kas is. Wanneer je klant zelf aangeeft dat hij graag wil betalen, maar over onvoldoende middelen beschikt, kun je hem een betalingsregeling voorstellen. Om te kijken of je klant van goede wil is, spreekt je af, dat hij zijn eerste termijn per ommegaande voldoet. Je kan gerust een dag voor het verstrijken van de eerstkomende betaling opbellen om je klant aan zijn verplichtingen te herinneren. Per slot van rekening verleen je hem een gunst. Je bevestigt de betalingsregeling schriftelijk aan je klant.

Debiteurenbeheer: wel of niet uitbesteden?

Of debiteurenbeheer wel of niet wordt uitbesteed is afhankelijk van je debiteurenportefeuille. Over het algemeen geldt dat kleine bedrijven het in eigen beheer kunnen doen, voor middelgrote bedrijven geldt dat ze het beter kunnen uitbesteden.

Wel uitbesteden

Veel bedrijven focussen zich op de wanbetaler. Daardoor verslapt de aandacht naar de goede betaler. Een extern bedrijf inschakelen bespaart op de eerste plaats energie en ergernis. Wanneer je besluit debiteurenbeheer uit te besteden, haal je vakmensen in huis. Een belangrijk argument vóór het uitbesteden van debiteurenbeheer is dat een vreemde doorgaans meer gezag kan uitoefenen. Vreemde ogen dwingen. Voor een buitenstaander is het immers veel eenvoudiger om debiteuren aan te spreken dan voor jou: een ondernemer heeft met zijn debiteur mogelijk al jarenlang een relatie.

Wel uitbesteden: dienstverlenende bedrijven

Bedrijven die een dienst verlenen moeten beslist actief debiteurenbeheer te voeren. Immers, het geleverde is niet tastbaar. De kwaliteit van het geleverde is klachtengevoelig en in het verlengde daarvan gevoeliger voor betwistingen van een vordering.

Dienstverleners moeten dan ook zeer actief debiteurenbeheer voeren om eventuele klachten direct te vernemen en daardoor betwistingen in de kiem te smoren. De snelheid van betaling van producten en diensten door een bedrijf in moeilijkheden zal afhangen van de bedreiging voor het voortbestaan van de organisatie. Een transporteur zal zijn brandstofleverancier altijd op tijd betalen en de betaling van reclame-uitingen (waarvan het directe resultaat onbekend is) zo lang mogelijk rekken.

Niet uitbesteden

Als een kleine ondernemer het debiteurenbeheer niet uitbesteedt, maar in het eigen bedrijf doet, dan moet er een persoon zijn die daarvoor verantwoordelijk is met duidelijke doelstellingen. Structuur aanbrengen in je debiteurenbeheer is noodzakelijk, want structurering voorkomt lastige beslissingen. Het mkb is vaak beter af met uitgekiende op het bedrijf afgestemde modules voor debiteurenbeheer en creditmanagement. Veel incassobureaus leveren op maat gemaakte trainingen op het gebied van telefonische communicatie; communicatietechnieken en omgang met debiteuren.

Het verkrijgen van informatie over kredietwaardigheid en betalingsgedrag

Er zijn verschillende manieren om aan informatie te komen over je klanten:

NV Databank van de Kamers van Koophandel en Fabrieken: Via KvK Online Nederland kun je de meest elementaire informatie over ondernemingen krijgen. De gegevens zijn afkomstig uit de officiele KvK-registers. Naast uitrekselgegevens kunt je beschikken over informatie uit alle gedeponeerde jaarcijfers en zijn een faillissement of surseance van betaling geregistreerd.

Het Bureau Kredietregistratie in Tiel heeft sinds kort een eigen website, met algemene informatie over de regels en wie wel en niet informatie kunnen aanvragen. Ook de wettelijke regels met betrekking tot privacy zijn hier te checken.

Handelsinformatiebureaus verstrekken informatie over het functioneren van bedrijven. Dun & Bradstreet en Graydon zijn de marktleiders. Naast een derde grote aanbieder, I.S. Nederland, bestaat de markt uit kleine bureaus. D&B en Graydon beheren uitgebreide (internationale) databases met bedrijfsgegevens, zoals gepubliceerde jaarcijfers, omzetcijfers en betalingsgedrag.

Hoe herkent je de malafide debiteur?

Kun je wanbetalers op voorhand herkennen? Het antwoord is ja. Een dubieuze debiteur kan men in een vroeg stadium herkennen. Daarbij dien je wel een onderscheid te maken in:

1. Bestaande relaties;
2. Nieuwe afnemers.

1. Bestaande relaties

Een dubieuze maar bestaande debiteur vertoont afwijkend betalingsgedrag. Hij zal bijvoorbeeld plotseling in termijnen gaan betalen of langzamer dan eerst. Een ander signaal is mogelijk een veranderend aanschafpatroon. Niet alleen minder aanschaffen, ook het plaatsen van meer orders hoeft niet positief te zijn. Andere signalen waar je alert op kunt zijn:

• Je krijgt de contactpersoon nooit te pakken;
• Facturen, herinneringen en aanmaningen worden geretourneerd;
• Een afgesloten telefoon.

2. Nieuwe afnemers

Bij nieuwe klanten moet je er alert op zijn als de afnemer uit een onverwachte geografische hoek komt Of, uiteraard, een beruchte branche. Ook bij een nieuwe afnemer kan een abnormaal grote order een signaal zijn.

Ook jaarcijfers kunnen een middel zijn om de malafide debiteur te herkennen. Wanneer meerdere jaren naast elkaar worden gelegd en met elkaar worden vergeleken kan dat inzicht verschaffen in de verhouding tussen het vreemde en het eigen vermogen.

Hoe pak je de malafide debiteur aan?

De middelen die je tot je beschikking kunt hebben om een malafide debiteur aan te pakken zijn veelzijdig. Op de eerste plaats begint goed debiteurenbeheer – en dus het aanpakken van malafide debiteuren – al bij jezelf. Strak debiteurenbeheer heeft ook een opvoedkundige werking.

Bij nieuwe debiteuren kun je van te voren informatie opvragen voordat er zaken worden gedaan. Voorinformatie is belangrijk en noodzakelijk. Wanneer je ondanks strak en consequent debiteurenbeheer toch te maken heeft met wanbetalers dan kunt een incassobureau inschakelen.

Laatste stap in debiteurenbeheer: het incassobureau

Debiteurenbeheer is debiteurenbehoud. Kleinere ondernemingen zijn vaak bevreesd om een debiteur aan te pakken uit angst voor klantverlies. Het inschakelen van een incassobureau wordt door veel ondernemers gezien als laatste redmiddel. Toch is het tijdig inschakelen van een incassobureau een prima aanpak om malafide debiteuren aan te pakken. Het laten incasseren van een vordering betekent niet dat de relatie verbroken is. Het overgrote deel van de relaties blijft intact. Een gerenommeerd incassobureau brengt op de eerste plaats een schrikeffect teweeg. Op de tweede plaats wordt een incassobureau ook als intermediair gezien. Tijdens het incassoproces komt de andere kant van het verhaal naar boven. Het verweer van de debiteur wordt in veel gevallen duidelijk.

De kosten van incassobureaus

De kosten zijn een belangrijk aspect in het gehele incassotraject. Er is een verschil tussen minnelijke incasso (zonder tussenkomst van de rechter) en juridische incasso (met tussenkomst van de rechter). In beginsel komen de incassokosten en de eventuele proceskosten voor rekening van de debiteur. Wanneer deze echter bijvoorbeeld failliet gaat, dan zijn de kosten voor jou. Aan een minnelijke incasso kun je meer geld overhouden dan het feitelijke factuurbedrag, omdat de debiteur immers verplicht is én de rente te betalen vanaf de vervaldag van de betaling én de haar in rekening gebrachte incassokosten.

De kosten voor het inhuren van een incassobureau verschillen per bureau. Het hangt helemaal van het contract met het incassobureau af, wat je voor de diensten van het bureau betaalt. Ga daarom bij verschillende bueraus te rade voordat je in zee gaat met een bureau.

De kruisbetaling

Het komt voor dat je debiteur bijna onmiddellijk na het uit handen geven van de vordering betaalt. Het is dan de vraag of de betaling al onderweg was, of dat de debiteur naar aanleiding van de incassoprocedure betaalt. In de regel berekent een incassobureau je in een dergelijk geval geen provisie en gaat men er van uit dat de betaling en de brief van het incassobureau elkaar hebben gekruist.

De incassoprocedure heeft geen succes. Toch betalen?

Bij bijna alle incassobureaus betaalt je geen provisie als je debiteur blijvend in gebreke blijft. Toch is het mogelijk dat je geld kwijt bent, zonder dat de incassoprocedure succes heeft. Dit is het geval als er speciale kosten zijn gemaakt, zoals ingeschakelde derden (deurwaarder, handelsinformatiebureau) en niet verhaalde proces- en executiekosten. Dit overkomt je bijvoorbeeld, als de crediteur failliet gaat nadat je de betaling via de rechter hebt proberen af te dwingen. Een goed incassobureau wijst je op deze risico’s en zal samen met jou een afweging maken of het zinvol is de incasso voort te zetten.

Manieren waarop je je vordering kunt beschermen

De wetgever heeft een aantal rechtsmiddelen ter beschikking gesteld om verhaal te halen. Onderstaand zijn een aantal beschreven. Wij raden aan eerst met je juridisch adviseur te overleggen.

Eigendomsvoorbehoud

Je kan bedingen dat het eigendom van de zaken die je levert pas na betaling van eigenaar veranderen. Je moet exact kunnen aangeven wat je hebt geleverd. Dat is bijvoorbeeld onmogelijk als je samen met andere leveranciers dezelfde grondstof aflevert, bijvoorbeeld meel bij een bakkerij. Het eigendomsvoorbehoud heeft als nadeel dat je de goederen die derden te goeder trouw van de schuldenaar hebben gekocht niet terug kunt krijgen.

Stil pandrecht

De klant kan niet meteen betalen, maar heeft wel een vordering op een derde. Ja kan je klant vragen zijn vordering aan je over te dragen. Dit kan zonder dat de derde partij op de hoogte is van de verpanding van de vordering: de stille verpanding. Als je klant zijn betalingsverplichtingen niet nakomt, kun je de derde rechtstreeks aanspreken op betaling van diens schuld. Stille verpanding vindt plaats door middel van een authentieke notariele akte of geregistreerde onderhandse akte. De onderhandse akte moet bij de Belastingdienst worden geregistreerd. De stille verpanding wordt bijvoorbeeld gebruikt door banken en factoring-maatschappijen.

Opschorting

Als je een opeisbare vordering hebt op je klant, kun je de nakoming van je eigen verplichtingen opschorten tot deze de vordering heeft voldaan. Het hangt van de omstandigheden van het geval af of je je verplichtingen op mag schorten. De opschorting werkt zeer effectief als de debiteur niets heeft aan een onvolledige nakoming. Speciale vormen van opschorting zijn de Exceptio Non Adempleti Contractus en het retentierecht. De exceptio houdt kort gezegd in dat je met het nakomen van je verplichting mag wachten tot je klant zijn verplichting nakomt. Het retentierecht houdt in dat de schuldeiser zijn leveringsplicht mag opschorten totdat de schuldenaar zijn verplichting heeft voldaan. Als je iets repareert, hoef je dit bijvoorbeeld pas terug te geven na betaling.

Verrekening

Wanneer je zelf een schuld hebt openstaan bij je debiteur, dan mag je deze schuld in principe verrekenen met je eigen vordering. Je kan niet zonder meer altijd verrekenen. Als de debiteur de vordering betwist, is het niet toegestaan deze te verrekenen.

Recht van reclame

Je kunt een zaak die je aan je debiteur hebt afgeleverd terugvorderen als de koopsom niet is betaald. Dit moet door middel van een schriftelijke verklaring. Het recht van reclame geldt ook bij faillissement en surseance van betaling. Wacht niet te lang, de wetgever stelt een termijn van zes weken na opeisbaarheid van de vordering.

Beslag

De wet kent twee vormen waarop beslag kan worden gelegd. Dit kan overigens op alle vermogensbestanddelen van de debiteur.   

Conservatoir beslag
Als je je vordering tijdig in veiligheid wilt brengen, kun je vooraf conservatoir beslag leggen. Dit kan alleen met toestemming van de rechter, gevolgd door een gerechtelijke procedure over de vordering. Bij een derdenbeslag leg je beslag op tegoeden die je debiteur heeft op anderen. Dat kan zijn bank zijn, als hij daar een positief banksaldo heeft. Maar in veel gevallen is het positieve saldo afgedekt door een bankkrediet. Je kan ook beslag leggen op vorderingen of goederen die je debiteur bij zijn klanten heeft. Drijft je debiteur een eenmanszaak of VoF, dan kun je beslag leggen op privé-tegoeden.

Executoriaal beslag
Kan worden gelegd indien de debiteur niet betaald binnen de termijn die de rechter hem in een vonnis oplegt.

Factoring: Je facturen worden voorgefinancierd

Heb je een groot debiteurenbestand en grote bedragen uitstaan, dan dreigt een liquiditeitstekort. Een factoringmaatschappij is – uiteraard onder bepaalde voorwaarden – bereid je vorderingen over te nemen. De factoringmaatschappij betaal je een voorschot op de uitstaande facturen. Ze vraagt daar een bepaald percentage van het aan jou uitbetaalde bedrag voor terug.

Kredietverzekering: de branche is in beweging

Ondernemen is niet zonder risico. Je hebt een flinke strop als een klant blijvend in gebreke blijft met zijn betaling. Je kan je hier tegen verzekeren bij een aantal kredietverzekeraars. 

Je dient de kredietverzekeraar te melden als je afnemer niet betaalt. Blijft je klant ondanks een herinneringsbrief en aanmaning in gebreke, dan verzorgt de kredietverzekeraar de incasso. Je hebt schade als je klant in surseance van betaling verkeert of failliet wordt verklaard. Is de factuur zes maanden na vervaldatum nog steeds niet betaalt, dan krijg je eveneens een schade-uitkering.

Liever rechtsbijstand

Veel ondernemers spelen liever op zeker. Juridische gevechten behoren niet tot de normale activiteiten van een ondernemer. Maar soms is een conflict niet te voorkomen en gaan partijen naar de rechtszaal. De rechtsbijstandverzekering voor bedrijven helpt je in geval van juridische conflicten. In eerste instantie gaat het dan om telefonisch advies van de verzekeraar. Bij ingewikkelde zaken waar bezwaarschriften, verdediging in de rechtszaal en rechterlijke uitspraken een rol gaan spelen, nemen de juristen van de verzekeraar je het werk uit handen. Vaak zorgen zij ook voor de afwikkeling van alle procedures. Daarbij dienen zij uiteraard regelmatig met je te overleggen.

Voor de zogenoemde externe kosten, bijvoorbeeld de proceskosten hanteren de meeste verzekeraars een maximale dekkingsgrens. 

Hoewel elke polis verschillend is (en je de voorwaarden en kleine lettertjes goed moet lezen), dekken de meeste bedrijfsrechtsbijstandverzekeringen het volgende:

• Geschillen met de overheid: bijvoorbeeld bezwaar tegen vergunningen en bestemmingsplannen;
• Geschillen bij contracten: als je onenigheid krijgt met je contractpartner over de uitvoering van een overeenkomst tot koop, verkoop, huur, opdrachtverlening e.d.;
• Schade verhalen: als je schade lijdt, waarvoor een ander aansprakelijk is en je wilt deze schade verhalen, dan kun je rechtsbijstand krijgen;
• Strafrechtzaken: als je juridisch wordt vervolgd, dan bent je verzekerd voor juridische bijstand; als je de zaak kan afkopen, geldt vaak een uitsluiting;
• Toepassing van sociale wetten: als je het niet eens bent met uitvoering van sociale wetten (bijvoorbeeld door de Arbeidsinspectie), kun je bijstand krijgen voor dit geschil;
• Arbeidsgeschillen: conflicten over loon, ontslag e.d.;
• Burenrecht en erfdienstbaarheden: deze zaken hebben betrekking op je bedrijfspand en de daarbij behorende grond, bijvoorbeeld recht op overpad en plaatsing van afrasteringen;
• Ruilverkaveling: bijstand bij geschillen over ruilverkaveling; dit heeft meestal betrekking op agrarische bedrijven.

Of een rechtsbijstandverzekering verstandig is, hangt af van je persoonlijke situatie. Heb je zelden of nooit te maken met gerechtelijke procedures, dan is het meestal goedkoper zelf het risico te dragen voor eventuele juridische kosten.

Je bent je geld voorgoed kwijt: vraag de omzetbelasting terug!

In sommige gevallen helpt procederen ook niet meer. Als er geen verhaalsmogelijkheden zijn kost het je alleen maar een behoorlijke som geld. Het kan dat je debiteur met de noorderzon is verdwenen, dat hij zijn activiteiten in een andere onderneming voortzet of aan de rand van een faillissement bungelt. Je moet met je adviseur van geval tot geval beoordelen of procederen zinvol is. Soms moet je zich neerleggen bij het omzetverlies. Het omzetverlies kun je gewoon verwerken in je administratie. Voor de btw kun je  een verzoek tot teruggaaf indienen bij de aangifte van je omzetbelasting. Je kan je btw terug vragen in de volgende gevallen:

• Het bericht van de curator dat je opgenomen bent op de lijst van crediteuren en dat ‘geen uitkering valt te verwachten’.
• Het verstrijken van een tijdspanne van twee jaar vanaf de factuurdatum. Je moet een kopie van je factuur meesturen. De Belastingdienst zal voor het btw-bedrag een aanslag opleggen bij de debiteur.
• Het kan dat je al eerder weet dat het bedrag niet binnen zal komen. Bijvoorbeeld als je debiteur voor een aantal jaren in de gevangenis zit. Je moet voldoende aannemelijk kunnen maken dat je  naar je geld kunt fluiten.

Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsverzekering), een boekhouder of belastingadviseur die je helpt met jouw administratie en/of belastingaangiftes, incassobureau inschakelen voor je openstaande facturen, een professionele website laten maken of een gratis tankpas via De Zaak afsluiten.

Gerelateerd lezen:

• De accountant: wat heb je er aan?
• Bewaartermijnen voor zakelijke documenten
• Lijst van landen die tot de 36 SEPA-zone landen behoren (2022 update) – De Zaak