Er liggen nog 101 actiepuntjes op u te wachten, uw mailbox loopt over, u heeft geen overzicht meer en twijfelt of u geen belangrijke dingen bent vergeten. Hoewel u zich zó had voorgenomen om het nu écht anders aan te pakken, is het toch weer uit de klauwen gelopen. Om moedeloos van te worden en geen enkel timemanagementsysteem lijkt echt goed te werken. Deze vijf stappen helpen wel.

Als u last hebt van het bovenstaande, dan ervaart u waarschijnlijk (te) vaak een bijna onmogelijke keuze:

1) Het werk gaan doen dat u had bedacht en die kleine acute dingen laten liggen
Dit uitstelgedrag geeft onrust, omdat u vaak tussendoor wordt herinnerd aan al dat andere dat toch ook ‘even’ moet gebeuren.

2) Die acute dingen gaan doen en uzelf geen uitstelgedrag meer toestaan
Helaas kosten die taken altijd meer tijd dan u van tevoren had bedacht. Dus komt u vervolgens niet meer toe aan de dingen die u had gepland.

In beide gevallen balen dus!

Doorbreek dat ingeslepen patroon

Welke route u ook kiest, het levert altijd onrust op. Deze onrust zorgt op haar beurt weer voor gehaast werken. U hebt onvoldoende tijd om echt aandacht te geven aan wat werkelijk belangrijk is. Want in uw achterhoofd bent u steeds bezig met wat er ook nog allemaal moet.

Het probleem is dat u het steeds laat gebeuren. U laat zich elke keer meeslepen in deze situatie waarin u een keuze moet maken uit twee slechten. Het is een ingeslepen patroon. U weet allang dat het ‘ best doen om het bij te houden’ en het ‘nu ga ik er echt voor’ niet werken. Het enige dat helpt, is de gewoonte doorbreken.

Ruim tijd in

U kunt dit oplossen door voor deze kleine dingen op voorhand een vaste hoeveelheid tijd in te ruimen aan het BEGIN van de dag! Door stelselmatig (een deel van) die kleine dingetjes eerst te doen, heeft u daarna de rust in uw hoofd om u met andere dingen bezig te houden.

Het lijkt dan misschien of u al een gat in de dag hebt geslagen en nagenoeg nog niets hebt gedaan. Maar de rust in uw hoofd die hier op volgt, maakt dat u alle andere belangrijke dingen vol aandacht en daardoor vaak veel sneller én kwalitatief beter kunt doen. Daar komt nog eens bij dat u vooraf al weet dat u morgen weer tijd beschikbaar hebt voor de dingen die op die dag op uw bordje komen.

In vijf stappen van uitstelgedrag af

Met deze 5 stappen wil u het niet alleen anders, maar lukt het u ook om het daadwerkelijk anders te doen:

1) Noteer alle zaken die tijdens uw werkdag langskomen waarvan u denkt: ‘oh ja, dat moet ook nog even’. Zorg dat u een vaste plek hebt waar u deze dingen noteert en noteer ze meteen op het moment dat u er aan denkt.
Praktisch is een eenvoudig actielijstje in uw smartphone, die heeft u immers altijd bij u. De Evernote-app is hier een goed voorbeeld van.

2) Plan tijd voor deze acties aan het begin van de dag. Hoeveel tijd voor uw acties nodig is, moet u voor uzelf uitzoeken. Dat hangt af van de hoeveelheid mail en vragen u per dag moet verwerken. Zelf besteed ik 4 van de 5 werkdagen 1,5 uur aan het begin van mijn werkdag aan deze zaken.

3) Gebruik de tijd die u hiervoor hebt gepland ook voor deze acties. Sta uzelf geen uitstelgedrag toe. Wees streng voor uzelf, ga zitten en doe wat u moet doen. Omdat u 1 plek hebt waar u uw acties hebt genoteerd, weet u meteen wat u moet doen. Ga zitten, open uw actielijst en begin bij de eerste actie.

Kijk niet te veel naar prioriteiten! Want als u een beetje een uitstel-diehard bent, kunt er rustig een half uur nadenken over welke actie eerst moet;-)

4) Stop als de tijd die u hiervoor had er op zit. Het is een grote valkuil om door te gaan nu u net lekker op dreef bent! Dan stapt u namelijk weer in uw ongewenste gewoontepatroon van keuze 2 hierboven: ‘eerst alle klusjes af’. Komt u elke dag tijd te kort voor uw klusjes, plan hier dan meer tijd voor in.

5) Hou vol! De neiging is ENORM groot om op deze momenten toch andere dingen te doen of langer door te gaan als u bezig bent. Het is lastig om gewoontes te doorbreken. Maar als u dit een tijdje volhoudt, wordt dit uw nieuwe gewoonte en gaat het vanzelf.

Kortom: uw uitstelgedrag is een gewoonte die u steeds voor een keuze stelt uit twee kwaden. In plaats elke dag te kiezen voor ‘de minst slechte’ kunt u er beter voor eens en voor altijd korte metten mee maken. Het levert u bergen tijd en aandacht op voor andere dingen.

En dus een meer tevreden gevoel over uzelf.

Van dezelfde auteur:

Zo werkt timemanagement wél: 3 tips »
Win 3,5 uur per dag! 3 tips om ongestoord te werken »
3 tips om plannen weer op te pakken »
5 tips om perfectionisme de baas te blijven »

www.waanbrekers.nl

Over de auteur:
Callista Roelofs is eigenaar van WaanBrekers en trainer en coach. Ze begeleidt ondernemers en managers die worstelen met de Waan van de Dag om te doen wat er écht toe doet.

“Ik help hen een veel grotere toegevoegde waarde te leveren aan hun organisatie, door het inzetten van hun eigen kwaliteiten en authenticiteit. Dit levert meer rust, meer plezier, meer energie én meer resultaat op.”

Voor meer informatie kijk op www.waanbrekers.nl Daar kunt u zich ook registreren voor haar gratis eBook met vijf handige stappen om te bereiken wat u écht wilt.

Volg Callista via haar blog of via Twitter

Pensioen Scan 2022
Bouw jij al op een slimme manier je pensioen op? Check nu in 2 minuten welke van de 8 pensioenopties voor jou een zorgeloze oude dag oplevert, met maximaal rendement én inzet van al je belastingvoordeel.
Hoe ver ben jij met automatiseren?
Het MKB is vaak (te) veel tijd kwijt aan administratieve taken en mist actueel inzicht. Wat is jouw automatiseringsbehoefte? Ontvang direct jouw resultaten.
Lees ook…
De maximale onbelaste reiskostenvergoeding is sinds jaar en dag 19 cent per kilometer. Daar komt binnenkort verandering in: vanaf 2023 gaat de…
Genoeg van al die files? Vermijden is steeds moeilijker, maar met wat handig plannen kunt u een hoop ellende voorkomen. Lees hier wat de beste tijden…
De ontwikkelingen op de energiemarkt volgen elkaar in rap tempo op en prijzen rijzen de pan uit. Sinds 1 juli 2022 heeft het Ministerie van Economische…