Nederlandse bedrijven in China: de grootste uitdagingen op een rijtje
Ons vorige artikel ging over het kapen van merknamen en hoe u dat het beste kunt voorkomen. Maar u kunt in China met meer te maken krijgen dan conflicten omtrent intellectuele eigendomsrechten. In onze praktijk komen we keer op keer dezelfde knelpunten tegen. Daarom hebben wij een gids geschreven met praktische tips over ondernemen in China (voor download, zie onder).
We zetten nu alvast een aantal kernpunten daaruit voor u op een rijtje. Een goede voorbereiding kan namelijk het verschil betekenen tussen een groot succes of een grote mislukking!
Een goed contract
De grootste uitdaging voor veel internationale bedrijven is het overwinnen van een handelsconflict met een Chinese handelspartner. Of het nu een koop- of een verkoopdeal betreft, we zien dit soort situaties veelvuldig voorbijkomen. Of een dergelijk conflict met goed resultaat kan worden afgesloten, wordt vaak bepaald door het fundament van elke deal: een goed en gedetailleerd contract inclusief bedrijfsstempel. Indien u zo’n contract heeft, kunt u namelijk druk uitoefenen op de Chinese wederpartij om tot een voor u acceptabele schikking te komen.
In de praktijk zien we dat veel bedrijven zonder contracten handel drijven. In veel gevallen stellen zij dat het sluiten van contracten simpelweg niet tot de Chinese businesscultuur behoort. Complete nonsens! Het is heel normaal om contracten af te sluiten. U kunt er zeker van zijn dat uw Chinese handelspartner dat ook met iedere andere Chinese partij doet.
Ken uw handelspartner
Naast goede contracten is ook de juiste informatie over uw Chinese handelspartner van groot belang. Zorg er altijd voor dat u de Chinese naam kent van uw handelspartner. Geen enkel bedrijf of persoon in China heeft een officiële Engelstalige naam, daarvan een Engelstalige naam is daarom in verreweg de meeste gevallen een doodlopend spoor.
Daarnaast kan het beschikken over de fysieke locatie van het bedrijf en de Business License ook een doorslaggevende rol spelen in de afloop van een handelsconflict.
Kortom: zorg ervoor dat u weet met wie u om de tafel zit, alvorens u een deal sluit.
De juiste rechtspersoon
Het oprichten van de verkeerde rechtspersoon is een andere vaak voorkomende valkuil bij het betreden van de Chinese markt. Zo is het een Representative Office – vaak aangeduid als RO – niet toegestaan om bedrijfsactiviteiten te verrichten in China. Een RO is dan ook geen rechtspersoon naar Chinees recht. Hij is vooral bedoeld voor internationale ondernemers die fysiek aanwezig willen zijn in China, bijvoorbeeld om de markt daar te verkennen.
Een Wholly Foreign-Owned Enterprise – vaak aangeduid als WFOE – is daarentegen een rechtspersoon met beperkte aansprakelijkheid. Het is bij oprichting van een WFOE verplicht om een business scope vast te stellen waarbinnen u dient te opereren. In Nederland is dat geheel ondenkbaar. Het definiëren van een juiste business scope is een complexe aangelegenheid en vereist een zeer goede voorbereiding. U zult immers ook rekening moeten houden met toekomstige activiteiten.
De business scope later weer aanpassen, is zeer omslachtig. Daarnaast is het verleidelijk om de hoge kapitaaleisen te vermijden, door de bedrijfsactiviteiten nauwer te omschrijven. Dit is echter niet aan te raden, aangezien de Chinese overheid WFOE’s vandaag de dag nauw in de gaten houdt en u kan dwingen uw bedrijf geheel op te doeken.
Uw interne organisatie
Ondernemers vergeten bij de oprichting van hun bedrijf in China dat corporate governance een zeer belangrijke rol inneemt in een succesvolle bedrijfsvoering. Juist in China is een uitgebalanceerd systeem van corporate governance van uiterst belang om de touwtjes in handen te houden en uw bedrijf op een effectieve en efficiënte manier te kunnen leiden. Chinese managers staan bekend om hun opportunistische gedrag, het inhuren en riant uitbetalen van familieleden of het aanwenden van bedrijfseigendommen voor eigen gebruik, komt helaas vaak voor.
Ook een solide managementsysteem dat interne risico’s definieert en op juiste wijze behandelt is onmisbaar, net als passende arbeidscontracten en het zogenaamde employment handbook. Een employment handbook bevat specifiekere rechten en plichten dan een arbeidscontract en wordt bovendien beschouwd als een juridisch document. Het is een sterk en veelvuldig gebruikt controlemechanisme, dat onder andere bij het beëindigen van de dienstbetrekking van een Chinese werknemer goed van pas kan komen.
Dat het bovenstaande systeem van de juiste interne ‘checks and balances’ en documenten ontzettend belangrijk is, wijst de praktijk uit. Zo kan de situatie zich voordoen dat u gedwongen bent om toe te kijken hoe uw voormalige manager uw klantenkring, uw bedrijf en uw werknemers steelt, en u achterlaat met torenhoge schulden.
Tot slot
De lijst met valkuilen voor ondernemers in China beperkt zich helaas niet tot bovenstaande punten. Eén van de grote problemen is dat internationale ondernemers niet op dezelfde manier ondernemen als in hun thuisland. Ook al is de Chinese businesscultuur en rechtssysteem totaal verschillend en zijn de mogelijkheden voor Nederlandse bedrijven gigantisch, dat betekent niet dat u minder voorzichtig dient te zijn en geen voorzorgsmaatregelen dient te nemen.
En naast vasthouden aan uw normale manier van zakendoen, raden wij u aan om tijd vrij te maken om de Chinese business-cultuur te leren kennen. Over het algemeen weet uw Chinese zakenpartner véél meer over de westerse businesscultuur dan andersom. Dat levert hem een belangrijk voordeel op in onderhandelingen en andere zakelijke aangelegenheden.
Over de auteur
Robin Tabbers is verbonden aan R&P China Lawyers, een lokaal Chinees advocatenkantoor dat uitsluitend Nederlandse en Westerse bedrijven ondersteunt met zakendoen in of met China. Ondersteund door teams van Chinese advocaten richt Robin zich op de praktijkgroepen: investeringen, commercieel en contracten, intellectueel eigendom, arbeidsrecht, belastingen en geschiloplossing (vennootschap, overheid, personeel, handel, export/import, belastingen) in China.
Mail de auteur: tabbers@rplawyers.com
Lees ook:
– Merknamen in China: 3 mythen ontrafeld »
