Inhoudsopgave
Wat is een out of office-mail?
Met een out of office-bericht zorg je dat inkomende mails automatisch beantwoord worden vanuit jouw naam. Zo’n automatisch bericht kun je zelf instellen in je mailprogramma of webmail. Door dit te doen, worden binnenkomende berichten altijd beantwoord.
Wanneer automatische antwoorden verzenden?
Je stelt een out of office in wanneer je korte of langere tijd niet op de zaak bent. Bijvoorbeeld omdat je naar een congres gaat of een vaste vrije dag hebt. Maar ook tijdens de feestdagen, vakanties, zwangerschapsverlof of een sabbatical.
Waarom een out of office?
Als je niet aan werk bent, betekent dat dat je niet dezelfde dag (of wellicht langer) gaat reageren op mails die binnenstromen. En dat je afwezig bent, ziet en weet de desbetreffende mailer natuurlijk niet.
Met een out of office laat je klanten, medewerkers en andere relaties direct weten dat hun e-mail is aangekomen, maar dat ze niet meteen een antwoord gaan krijgen. Dat schept duidelijkheid.
Mensen vinden het fijn om te weten dat een e-mail is aangekomen en in de reply kun je essentiële informatie delen. Dringende zaken kun je desgewenst doorsturen naar een collega.
Met een out of office kun je als ondernemer dus met een gerust hart afschakelen. En bij terugkomst ligt er waarschijnlijk een minder grote berg e-mails op je te wachten.
Wat staat in een goede out of office?
Een goede out of office reply bevat alle informatie die de lezer nodig heeft.
- Waarom je geen mail kan beantwoorden.
- Hoe lang je afwezig bent.
- De datum dat je terugkomt.
- Wie de ontvanger kan contacteren in geval van nood of een dringende vraag.
Wanneer je veel samenwerkt met andere ondernemers of medewerkers in dienst hebt, kun je overwegen om twee automatische antwoorden in te stellen. Eentje voor extern gebruik en eentje voor intern gebruik. Afhankelijk van het e-mailadres krijgt de ontvanger dan een van de twee mails.
Maak duidelijk dat je afwezig bent
Maak in de onderwerpregel meteen duidelijk dat het om een out of office gaat. Bijvoorbeeld ‘ik ben er niet’, ‘afwezig’ of ‘out of office’.
Verwijs naar één collega
Soms hebben dingen haast. Dan is het fijn als een collega of medewerker als contactpersoon kan fungeren. Zo kan iemand anders de ontvanger van jouw out of office verder helpen, ondanks dat je zelf niet aanwezig bent. Zorg wel dat deze collega op de hoogte is!
Wat is een goede toon voor een out of office?
Realiseer je dat iedereen je out of office bericht ontvangt. Dus die collega die je goed kent, maar ook die potentiële klant of nieuwe zakenrelatie. Kies een toon die past bij de schrijfstijl van je bedrijf.
Begin je out of office bij voorkeur met een nette aanhef en sluit af met een vriendelijke groet.
Een beetje humor of een persoonlijke touch kan, maar realiseer je dat je ook minder leuke berichten kan ontvangen. Dat kan een leuk bedoelde out of office in het verkeerde keelgat schiet. Better safe than sorry!
Don’t van een out of office
Een out of office e-mail moet passend ingevuld worden. Deel informatie, maar deel niet te veel. Het is niet nodig om heel persoonlijke opmerkingen te e-mailen naar een potentiële opdrachtgever. Er bestaat zo iets als too much information!
Daarnaast zijn er nog een aantal don’ts:
- Aangeven dat je direct bij terugkomst een antwoord stuurt.
- Naam collega noemen in de autoresponder, maar deze collega niet om toestemming vragen.
- Doorverwijzen naar collega b, collega c, collega d en collega e. Dit werkt alleen maar verwarrend. Kies voor 1 persoon.
Veelgestelde vragen over out of office
Wat doe je als je Engelstalige collega’s en klanten hebt?
Maak dan de out of office in het Engels. Of zet Nederlands en Engels onder elkaar in hetzelfde bericht. Let wel extra goed op of je de juiste info geeft. Je ziet heel professionele afwezigheidsmeldingen in het Engels, maar ook onduidelijke berichten vol fouten. Neem de tijd om een goede Engelse afwezigheidsmelding te schrijven die duidelijkheid schept.
Wat zet je in je out of office als je ziek bent?
Bij ziekte is het voldoende te melden dat je door omstandigheden, door ziekte of langdurige ziekte een bepaalde tijd niet kan antwoorden. Je hoeft niet in detail te treden.
