Inhoudsopgave
Wat is de PDCA-cyclus?
De Plan Do Check Act-cyclus is een tool die je helpt continue verbeteringen aan te brengen binnen je bedrijf. Je kunt hiermee constant de kwaliteit van processen en aanpassingen binnen het bedrijf controleren. Doordat het een cyclus is en nooit ophoudt, blijft de kwaliteit continu gewaarborgd. De kracht zit hem precies in die herhaling: doordat het een cyclisch karakter heeft, blijf je iedere keer weer opnieuw zoeken naar kansen voor verbetering.
PDCA staat dus voor Plan, Do, Check, Act. Dit zijn de vier stappen van de PDCA-cirkel, zoals je in de afbeelding hieronder kunt zien. Deze cyclus zorgt voor continue verbetering binnen je bedrijf, mits je hem goed uitvoert.
De 4 fasen van de PDCA-cyclus
De PDCA-cyclus werkt als volgt en bestaat uit vier fasen:
Plan
Het begin van alle goede ideeën is een gedegen plan, stel die op zodat je weet waar je begint en wat er moet gebeuren. Wat wil je bereiken? Stel concrete acties op. Hoe ga je dat doen? Bedenk voldoende aanvullende maatregelen. Maak je doelen SMART en stel KPI’s op. En niet te vergeten: waarom doe je dit allemaal? Met een goed plan en een duidelijk ‘waarom’ krijg je je personeel achter je.
Do:
Als je plan klaar is, ga je aan de slag. Zorg ervoor dat je genoeg mankracht hebt om je plannen uit te voeren en dat je personeel over voldoende kennis en ervaring beschikt om kwaliteit te leveren. Onderweg verzamel je zoveel mogelijk betrouwbare data die jou veel kan vertellen over je processen: meet wat je weet. Dit is ook het moment om dingen uit te proberen als je nog niet zeker weet wat de beste aanpak is. Onthoud: fouten mogen gemaakt worden.
Check:
Hier bekijk je de data die je hebt verzameld en stel je jezelf de vraag: passen de resultaten bij de doelen die je gesteld hebt? Heb je de juiste maatregelen genomen? Ben je tevreden met de behaalde resultaten of is er nog werk aan de winkel? Ga nadenken over eventuele toevoegingen of kijk waar je wat ballast kwijt kunt.
Onthoud dat er vaak een groot verschil zit tussen de mooie ideeën van de directie en de uitvoering door je personeel. Dit kun je tegenkomen, maar laat dat je niet demotiveren: het is een leermoment. Dit is trouwens ook het moment om je personeel een blijk van waardering te geven voor wat het heeft bereikt. Want zonder hen had je het allemaal niet gekund.
Act:
Hier stuur je het schip bij als je te veel van koers geraakt bent. Denk niet alleen aan de gekozen methoden om doelen te bereiken, maar kijk ook of je doelen en KPI’s nog wel realistisch zijn. Misschien moet je iets afschalen, misschien wel juist opschalen. Of een groter doel in kleinere doelstellingen opbreken. Vervolgens maak je nieuwe plannen zodat je de PDCA-cirkel opnieuw kan doorlopen.
De PCDA-cyclus in een managementsysteem
Wat fijn is aan de Plan Do Check Act-cyclus, is dat je niet alles meteen hoeft te weten. Dat is ook onmogelijk. Met de PDCA-cyclus leer je gaandeweg van het proces zelf. Wat ook heel mooi is, is dat je het op ieder niveau van de organisatie kunt toepassen. Het gebeurt vaak dat de PDCA-cyclus onbewust al wordt toegepast, maar wanneer je dit bewust gaat doen zul je verreweg de beste resultaten behalen.
De eerste twee fasen van de PDCA-cyclus zijn vaak niet de moeilijkste. Leuke ideeën gieten we vaak gemakkelijk in de vorm van concretere plannen (Plan). En aan de slag gaan, daar hebben we vaak ook niet zo’n moeite mee (Plan – Do). In de praktijk blijkt dat het probleem hem meestal in de controlefase zit (Plan – Do – Check).
Dit is namelijk het moment dat je gaat evalueren of de acties uit je plan en het gehele proces wel goed zijn uitgevoerd. Ook bekijk je of je plan wel de juiste is om je doelen en KPI’s te behalen. Hier neem je de moeilijkste beslissingen: wat schrap je, wat voeg je toe en wat schaaf je bij? Hiervoor heb je de juiste informatie nodig en daar hebben velen nog wel eens problemen mee: welke informatie moet je verzamelen en hoe doe je dat? Ook hier mogen fouten gemaakt worden: alles is een leerproces.
De geschiedenis van de PDCA-cyclus
De beginselen van de PDCA-cyclus werden gelegd door Walter Shewhart. In de jaren vijftig borduurde William Edwards Deming voort op zijn ideeën en zo ontwikkelde hij de PDCA-cyclus zoals we die nu kennen. Het wordt ook wel de Deming Cirkel genoemd.
Wil jij meer tips over hoe je je bedrijf kunt laten groeien? Lees dan eens onze Bedrijf groeien-artikelen.
