De voordelen van een projectadministratie
Een goede projectadministratie geeft zicht op het aantal mensuren en materialen die voor verschillende projecten worden ingezet. Dat is vooral interessant voor bedrijven met veel verschillende opdrachten en klanten, zoals installatiebedrijven, bouwbedrijven, architecten en bedrijfsadviseurs.
Aan de hand van de projectadministratie kunt u beoordelen of de uiteindelijke factuur wel in overeenstemming is met de gemaakte kosten. Dat is niet alleen belangrijk om de winst per project te berekenen, maar ook om uw toekomstige offertes te verbeteren.
Hoewel een projectadministratie bijhouden vrij eenvoudig is, heeft u wel een zekere discipline nodig om het overzichtelijk te doen.
Geef elk project een nummer
U geeft elk project een uniek nummer en schrijft alle inspanningen (arbeidsuren) en verbruikte materialen aan de verschillende projectnummers toe. Hiervoor heeft u niet altijd speciale software nodig, het kan ook met bijvoorbeeld werkbriefjes of inkoopbonnen.
Deel project in fasen op
Als u veel verschillende klussen heeft, komt u uiteenlopende projecten tegen. Dat vraagt om een goede, vaak unieke benadering voor elk project. Toch is het verstandig om een vastomlijnd schema te maken. U kunt dan, indien nodig, per klus of project afwijken.
Geef de fasen herkenbare namen. Noem ze bijvoorbeeld naar de hoofdactiviteit of het eindproduct van een fase.
Zo ziet een standaardfasering er in hoofdlijnen uit:
– Het project opstarten: omschrijf het project/doel van het project;
– Het project plannen: omschrijf wanneer de verschillende onderdelen van het project moet zijn afgerond;
– Uitvoering van de verschillende fasen;
– De projectvoortgang (administratief en schriftelijk) controleren;
– De fase met een eindproduct of een hoofdactiviteit afronden.
Uitvoering in fasen
Een groot project met een doorlooptijd van een paar maanden trekt een behoorlijke wissel op de organisatie. Het is raadzaam zo’n klus in verschillende fases op te delen. Zeker wanneer er ook nog andere projecten zijn die om aandacht vragen.
Sluit elke fase af met een administratief document waarin u ingaat op tijd, geld en kwaliteit.
Vragen die hierbij een rol kunnen spelen:
– Is de mijlpaal gehaald, zijn er geen onnodige vertragingen opgelopen?
– Is de fase gerealiseerd binnen het budget?
– Zijn de specificaties gehaald?
Controleer de voortgang van het project
Controleer hoe een project zich ontwikkelt. Niet alleen verkleint dat de kans dat u voor verrassingen komt te staan, ook houdt u zicht op het budget en het aantal manuren.
Deze controle is er ook om, als er iets mis gaat, de zaak weer op de rails te krijgen. Als het defect of de afwijking te verwaarlozen is, hoeft u niets te veranderen.
Is er echt sturing nodig om de activiteiten weer volgens plan te laten lopen?
Let dan hier op:
– Laat inhoudelijke activiteiten dan overdoen;
– Verschuif activiteiten;
– Zet andere capaciteiten in (extra medewerkers bijvoorbeeld);
– Maak een nieuwe planning;
– Bespreek de voortgang met de opdrachtgever.
