Tips voor een succesvolle fusie

De twee Gelderse reclamebureaus IO concept + creatie en BRP communicatie zijn sinds 1 januari 2008 samen Doorrood. Twee zelfstandige BV’s met elk één ondernemer aan het roer werden samen één BV met twee kapiteins op een schip.

“Een fusie volgens het boekje”, zoals ondernemers René Epping en Pieter Kestens het zelf noemen. De winst en marges zijn gegroeid en samen staan zij er sterker voor dan elk afzonderlijk.

Zij delen hun tips om uw fusie net zo succesvol te maken.

1. Het moet klikken

De basis voor een geslaagde fusie is dat het moet klikken tussen de ondernemers die samen als nieuw bedrijf verdergaan en het personeel. Veel fusies mislukken doordat op papier alles er goed uit ziet en er rationeel goede redenen zijn, maar de betrokken personen uiteindelijk niet met elkaar kunnen samenwerken.

2. Betrek uw personeel erbij vanaf dag één

Het wordt nog weleens vergeten, maar uw personeel moet zich kunnen vinden in de nieuwe situatie om goed te kunnen functioneren. “Het personeel moest de uiteindelijke “go/no-go” geven. Wij konden het wel willen, maar zij moesten gaan werken in het nieuwe bedrijf.”

• Licht uw personeel in op het moment dat er plannen zijn en vraag om hun mening. Houd ze te allen tijde op de hoogte door bijpraatsessies, luister naar eventuele bezwaren en doe er ook wat mee.
• Laat het personeel vóór de beslissing genomen wordt met elkaar kennismaken om te kijken of het klikt.
• Een goede manier om het personeel bij de fusie te betrekken is met z’n allen een actielijst te maken met taken, zoals het uitzoeken van meubels voor en het aankleden van het nieuwe kantoor, het maken van de nieuwe website et cetera. Laat iedere medewerker (of in groepjes) een taak kiezen die bij hem of haar past.
• Breng het vertrouwen in de fusie over op het personeel. Als u zelf onzeker bent over het plan, voelt het personeel dat ook en dat werkt niet.

3. Houd het doel in de gaten

Bedenk voordat u gaat fuseren wat het hoofddoel is en zet de doelstellingen die u wilt behalen op papier. Houd tijdens het proces in de gaten of met de stappen die gedaan worden en de onvoorziene omstandigheden die naar boven komen, het doel nog in zicht blijft en de doelstellingen wel gehaald worden.

Doorrood: “Ons doel was een geslaagde, gelijkwaardige fusie. Per 1 januari 2008 een nieuw reclamebureau, waarin het beste van beide bedrijven werd gecombineerd. We hadden geen verborgen agenda die dat plan in de war stuurde. Door de fusie kunnen we het beste bureau zijn van Midden-Nederland. Niet van heel Nederland hoor, we hebben niet de illusie dat iedereen naar Apeldoorn komt. En ook hebben we niet de uitstraling van een bureau uit het westen, maar dat willen wij dan ook niet.”

4. Zorg voor een goede taakverdeling

Als twee ondernemingen samen gaan zal het even wennen zijn dat u niet meer in uw eentje verantwoordelijk bent en niet meer alle beslissingen neemt. Het kan een onwerkbare situatie worden als er geen duidelijke taakverdeling is en ook het personeel niet weet bij wie ze terechtkunnen met bepaalde zaken.

Bij Doorrood losten ze dit op door op elkaars sterke punten in te zetten en waar ze minder goed in waren aan de ander over te laten. De één gaat over het creatieve gedeelte van het reclamebureau, zoals vormgeving en presentatie en het personeel dat daarbij hoort, de ander gaat over het bedrijfsmatige gedeelte zoals cijfers en commercie en het bijbehorende personeel. Er wordt wel eens bij ‘elkaar op de rem getrapt als het nodig is’, maar in principe is ieder verantwoordelijk voor zijn eigen discipline.

5. Blijf bovenop de papieren fusie zitten

De feitelijke, of fysieke fusie van twee bedrijven die samen verder gaan, is heel iets anders dan de papieren fusie. Hoewel het gebruikelijk is om hier externe professionals voor in te schakelen, is het uw verantwoordelijkheid om te controleren of ze hun werk goed doen. Kloppen alle cijfers en staan alle afspraken goed op papier in de aktes?

Doorrood benadrukt dat de papieren fusie veel langer duurde dan de feitelijke fusie en dat ze zich er behoorlijk op verkeken hebben. “Je hebt te maken met wettelijke termijnen. En er zijn heel veel conceptaktes heen en weer gegaan en steeds zaten er weer fouten in. Je moet de aktes blijven checken en de accountants achter de broek aan zitten. Ze zijn wel van goede wil, maar zitten zo vast in de regeltjes, dat ze het grote geheel niet kunnen zien. Wij waren al bezig met het nieuwe bedrijf, zij met het oude.”

6. Zoek adviseurs die bij u passen

Met name voor de papieren fusie is het verstandig om u bij te laten staan door een extern adviseur. Elke fase vraagt een ander soort advies en mogelijk een ander soort adviseur. Meer over verschillende adviseurs leest u in het artikel Advies inwinnen bij de verkoop van uw bedrijf »

Doorrood: “Wij hadden we elk afzonderlijk een accountant en een fusieconsultant. Maar dat werkte niet, omdat deze adviseurs een ander perspectief hadden. Normaalgesproken moeten de adviseurs de twee partijen bij elkaar brengen, maar als twee partijen het samen al geregeld hebben… dat staat haaks op de ervaringen. Wij hadden niet elk onze eigen belangen, maar samen één doel. Uiteindelijk zijn we er met z’n drieën uitgekomen, wij tweeën en één gezamenlijke adviseur.

“En, heel belangrijk, vraag van tevoren wat het ongeveer gaat kosten. Ze vielen bijna van hun stoel toen wij dat deden, omdat het om een heel traject ging en dat moeilijk te begroten viel. Maar we hebben net zo lang volgehouden tot we toch offertes kregen. Je kunt nooit helemaal voorspellen hoe het loopt, maar dan heb je in ieder geval een idee waar je ongeveer op kunt rekenen. Door daar achteraan te gaan zijn wij redelijk goedkoop uit geweest.”

7. Tot slot: gewoon doen!

Het slotadvies van Doorrood is: gewoon doen. Ga het proces van tevoren niet tot op de bodem analyseren. “Het is net als bij marktonderzoek, als je dat te ver doorvoert komt er altijd wel een reden boven om het niet te doen. Dan ga je je afvragen, doen we hier wel goed aan? Durf op je gevoel af te gaan. Wij dachten ‘als het verkeerd uitpakt, hebben we het in ieder geval geprobeerd’. Je geeft een stukje autonomie op, maar krijgt er veel voor terug. Als je er in gelooft en er vol voor gaat dan lukt het wel.”