Organiseer
Een gedegen organisatie en een even gedegen financiële administratie zijn essentieel voor een BV. Belangrijke voordelen: u kunt de uitkomst van uw beleid vaststellen en eventueel bijsturen, de vastgelegde financiele resultaten zijn een duidelijke bron van informatie voor de aanheelhouders en u kunt tijdig belastingaangifte doen.
Tijdig aangifte doen
Eén van de belangrijkste verplichtingen van een BV: (periodiek) belastingaangifte doen en de bedragen die daarmee gemoeid zijn afdragen. Als bestuurder dient u hiervoor zorg te dragen. Of u het nu zelf regelt of laat regelen: zorg dat het tijdig gebeurt!
Jaarcijfers deponeren
Een BV is wettelijk verplicht een jaarrekening te maken. De cijfers moeten uiterlijk zes maanden na het einde van een boekjaar gereed zijn en worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Zodra de cijfers zijn goedgekeurd, dient een verkorte versie te worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.
Ingrijpende beslissingen
Een groot krediet aanvragen, investeren in nieuwe huisvesting of akkoord gaan met een omvangrijk project. Als de beslissing bij u ligt, schakel dan altijd een accountant in om het bijbehorende cijferwerk te laten controleren. Zorg er ook voor – mocht de beslissing onverhoopt verkeerd uitvallen – dat uit de documentatie blijkt dat er zorgvuldig gehandeld is. Dan kan u nooit ‘onbehoorlijk bestuur’ worden verweten.
Kwijting of decharge
U roept minstens een keer per jaar de Algemene Vergadering van Aandeelhouders bijeen. Tijdens de jaarvergadering verzoekt u de aandeelhouders om u ontslag te verlenen van alle aansprakelijkheden, die kunnen ontstaan als gevolg van het gevoerde beleid. Dit wordt kwijting of decharge genoemd. Dit ontslag wordt opgenomen in de jaarstukken en in de notulen. Daarna kunnen noch de BV noch uzelf aansprakelijk gesteld worden voor het gevoerde beleid en de genomen beslissingen.
Verzekering
U doet er als bestuurder verstandig aan een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Deze verzekering dekt de schade die kan ontstaan als gevolg van bestuurlijke beroepsfouten.
