Maak een goede planning en voorkom ‘brandjes blussen’

Een continu gehaast gevoel

Laat u ook vaak korte-termijnzaken makkelijk voorgaan en komt u daardoor niet toe aan de belangrijke doelen voor de langer(re) termijn? Acute problemen van de klant, incidenten binnen het team of snelle vragen van een collega doen vaak een meer dan ‘brandend beroep’ op u. U pakt die zaken daardoor vaak eerder op dan structurele personeelsproblemen, of het goed leiden van een project dat u belangrijk en leuk vindt.

Dit geeft vaak een continu gehaast gevoel doordat u (te) veel tijd besteedt aan de brandjes die steeds rondom u ontstaan. Dit gevoel wordt versterkt doordat deze activiteiten vaak kort zijn en snel moeten gebeuren, waardoor u steeds uw aandacht moet verleggen.

Daarnaast loopt u steeds achter de feiten aan, want doordat u structurele problemen niet structureel oplost, worden ze vanzelf acuut en wordt dit het zoveelste brandje dat u moet blussen.

Gebrek aan planning

De reden van dit probleem is vaak een gebrek aan een planning voor het komende jaar of de lange termijn. Wanneer u niet precies scherp hebt wat u aan het einde van het jaar bereikt wilt hebben, is het bijzonder lastig om goed te weten wat u daar deze week of deze maand voor moet doen. Zolang dat niet glashelder is, pakt u bijna altijd als eerste de acute problemen op, omdat daarvan vaak wel glashelder is wat moet gebeuren.

Maak een overzicht

Het eerste wat u moet doen, is een overzicht maken van wat u dit jaar wilt bereiken. Tijdens mijn seminars zeg ik altijd dat dit niet meer dan vijf doelen mogen zijn. De meeste managers hebben er 10-20 of nog meer. Dan smokkelen ze meestal een beetje en komen ze uit op zeven doelen 😉

Meer doelen tegelijkertijd nastreven werkt averechts – het is moeilijk en bovendien ineffectief. Het maakt niet uit hoeveel fantastische dingen u op dit moment wilt bereiken, als u veel doelen tegelijk nastreeft, bereikt u uiteindelijk niets.

Kom afspraken met uzelf na

Als u besluit om aan de belangrijke doelen te werken, dan merkt u in het begin dat u standvastig moet zijn om hier ook werkelijk uw tijd aan te besteden. De waan van de dag ligt voortdurend op de loer en slaat, als u er even niet met uw hoofd bij bent, genadeloos toe.

De grootste valkuil hierbij is dat u niet genoeg belang hecht aan de afspraken met uzelf. Realiseer dat deze afspraken met uzelf net zo belangrijk of misschien nog wel belangrijker zijn dan afspraken met anderen! In deze tijd bent u bezig om richting te geven aan uw werk en wat u belangrijk vindt!

5 belangrijke tips voor het maken en realiseren van een jaarplanning

1. Maak het doel niet te groot
Bepaal de “genoeg-is-goed-genoeg-situatie” die u over een jaar wilt hebben bereikt. Dus niet ‘het-beste-team-van-het-jaar-resultaat’, maar gewoon dat wat goed is om te halen, realistisch en wenselijk. Anders maakt u het doel te groot waardoor u er óf te veel tijd aan besteedt, óf het wordt zo onaantrekkelijk dat u er niet eens aan begint 😉

2. Breng het in kaart
Maak een duidelijk en gedetailleerd plaatje over hoe het eruit zal zien en hoe het zal functioneren als de genoeg-is-goed-genoeg-situatie werkelijkheid is. Welke resultaten zijn behaald, waar besteedt u uw tijd aan, hoe doen uw medewerkers dat? Hoe voelt u zich hierbij en hoe kijkt uw omgeving (klanten, leveranciers, management, collega’s, partner, etc) tegen deze situatie aan?

Zie hoe tevreden u bent en zij zijn!

3. Verwijder obstakels en maak subdoelen
Hebt u dit eenmaal glashelder en gedetailleerd in beeld, dan kunt u terugkijken tot waar u nu bent. U ziet dan twee dingen: wat u in grote lijnen moet doen en welke obstakels u op de weg ziet.

Bedenk alle mogelijke manieren waarop u de obstakels kunt verwijderen en maak subdoelen van de grote stappen die u moet zetten.

4. Maak een planning
Maak een planning voor het jaar, de maand en de wekelijkse doelen. Werken met doelen op deze drie niveaus maakt duidelijk wat u deze week, de komende week en de volgende maand moet doen, om over een jaar uw doelen gerealiseerd te hebben.

Uw weekdoelen zijn uiteraard een stuk concreter dan uw maanddoelen. Maak dus geen detailplanning voor een heel jaar. Zo ver kunt u immers niet vooruit kijken.

5. Pas uw agenda aan uw doelen aan
Zorg dat taken en projecten voor het merendeel in teken staan van uw doelen. Beoordeel of uw huidige agenda is afgestemd op wat u wilt bereiken. Is dat, en de kans daarop is groot, niet het geval? Pas dan uw agenda aan uw doelen aan, in plaats van dat u de doelen aanpast aan de tijd die u nog over hebt in uw agenda.

Kortom: De meeste brandjes die u blust, zijn ontstaan door een gebrek aan focus op uw belangrijke doelen. Door een jaarplanning te maken en uw agenda af te stemmen op deze doelen, zal de hoeveelheid brandjes afnemen.

U krijgt daardoor meer tijd, energie en aandacht voor wat er écht toe doet.

Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsverzekering), een boekhouder of belastingadviseur die je helpt met jouw administratie en/of belastingaangiftes, incassobureau inschakelen voor je openstaande facturen, een professionele website laten maken of een gratis tankpas via De Zaak afsluiten.