Een veelvoorkomend probleem is onnauwkeurige urenregistratie. Ondernemingen laten hun personeel urenregistratie (soms weken later) achteraf invoeren en lopen daardoor het risico dat gewerkte uren verkeerd worden ingeschat. Aangezien andere onderdelen van de onderneming worden afgestemd op de uren die gedraaid worden door personeel, kun je al snel de conclusie trekken dat er grote gevolgen kunnen zitten aan systematisch verkeerd uren registreren.
Krijg grip op onnodige overuren en te hoge facturen
Onnauwkeurige urenregistratie zorgt vaak voor het te hoog inschatten en uitbetalen van overuren. Daarnaast kan het zijn dat een te hoog aantal uren wordt gefactureerd naar klanten, wat ongewenste resultaten tot gevolg kan hebben. Dit is gemakkelijk te voorkomen door personeel in real-time uren te laten registreren door middel van slimme software (met een timer of elke dag achteraf). Het is laagdrempelig om te beginnen met het implementeren van dit soort slimme urenregistratie software binnen je organisatie.
Productiviteitsmetingen en proactief ingrijpen
Gewapend met nauwkeurige data uit urenregistratie kun je binnen je onderneming proactief sturen op basis van productiviteitsmetingen. Zo kun je projecten met elkaar vergelijken en beoordelen of je op schema ligt voor een bepaald doel. Mocht dat niet zo zijn dan kun je goed geïnformeerd op zoek gaan naar maatregelen die je kunt treffen. Omdat urenregistratie dagelijks geschiedt, kun je een project van begin tot eind meten en sturen. Dat bespaart op den duur wellicht tientallen uren en daarmee flink wat geld.
Gerust zijn met een kloppende urenverantwoording
Zeker niet onbelangrijk zijn de uiteindelijke voordelen die je krijgt na het goed bijhouden van je urenregistratie. Zo ontstaan er na enkele weken al nuttige project-, taak- en teamlidrapportages waarin duidelijk beschreven staat wie wat doet en hoe lang dat precies heeft geduurd. Dit helpt bij het verantwoorden van uren naar zowel interne als externe stakeholders. Denk aan klanten die gebaat zijn bij een eventuele urenspecificatie of bij het intern beoordelen van personeel en projecten. Zo maak je op basis van nauwkeurige cijfers betere beslissingen.
Urencriterium en aftrekposten
Hoewel het registreren van uren vaak als onprettig wordt ervaren, kan je er best wat voordeel uit halen. Wanneer je namelijk genoeg uren draait, kom je in aanmerking voor verschillende belastingvoordelen. Het minimaal aantal uren dat je dient te draaien voor deze voordelen, wordt het urencriterium genoemd. Het urencriterium ligt op 1.225 uren per kalenderjaar. Omgerekend is dit ongeveer 24 uren per week.
Haal je het urencriterium? Dan kan je zelfstandigenaftrek en startersaftrek toepassen. In principe mogen alle uren die je maakt voor je onderneming, worden meegerekend voor het urencriterium. Je mag dus niet alleen de uren die je letterlijk verricht aan werkzaamheden meetellen, maar ook de uren die je kwijt bent aan het bijhouden van je administratie of het bijwonen van trainingen. Je dient aannemelijk te maken dat jouw uren in verhouding staan tot de door jou verrichte activiteiten.
