Breng processen in kaart
Neem alle belangrijke bedrijfsprocessen onder de loep, bijvoorbeeld het orderproces. Breng alle documenten die daarbij worden gebruikt in kaart, zoals offertes, orderbonnen, werkopdrachten et cetera.
Zo maakt u de documentstromen binnen uw bedrijf zichtbaar. Waar zitten de knelpunten? Gaan er wellicht belangrijke gegevens verloren tijdens het proces?
Leg alles wat er binnen uw bedrijf gebeurt vast in procedures; een eenmalige inspanning waar u uiteindelijk veel plezier van heeft.
Archiveer direct
Neem over elk binnenkomend document een beslissing: beantwoord het, stuur het door, gooi het weg of sla het op. Maak de mappenstructuur binnen Windows via een netwerk voor iedereen binnen uw bedrijf bereikbaar.
Stop documenten in het juiste mapje, direct als ze binnenkomen. Maak uniforme afspraken over de namen waaronder informatie wordt opgeslagen. Anders kunt u nog niets terugvinden.
Let op bewaartermijnen
Voor het bewaren van zakelijke stukken dient u rekening te houden met wettelijke termijnen. Voor documenten die betrekking hebben op de rechtspositie van het bedrijf en de heffing van belastingen geldt een bewaartermijn van 7 jaar; voor de btw-heffing op rechten en verplichtingen voortvloeiend uit onroerende goederen is die termijn zelfs 9 jaar. Gegevens van medewerkers zoals arbeidscontracten en gespreksverslagen moet u tot 2 jaar na beëindiging van de arbeidsrelatie bewaren; voor personalia en loonadministratie geldt echter een termijn van 7 jaar.
Afhankelijk van de branche waarin u actief bent, kunnen er overigens speciale bewaarverplichtingen gelden.
Digitaliseer zoveel mogelijk
Alle informatie binnen uw bedrijf kunt u in principe digitaal beschikbaar maken. Scan documenten en sla ze vervolgens op in de juiste map. Alle informatie is daardoor centraal en 24 uur per dag bereikbaar. Bovendien scheelt het een hoop papierwerk.
Zorg voor beveiliging
Neem voldoende beveiligingsmaatregelen bij de digitalisering van uw bedrijfskritische gegevens. Zorg ervoor dat documenten die alleen voor uw ogen bestemd zijn, niet zomaar door uw personeel van de printer worden gehaald.
Hang bijvoorbeeld een pincode aan intern vertrouwelijke documenten, die u moet intoetsen om ze uit te printen. Daarnaast kunt u e-mailberichten versleuteld over het netwerk versturen zodat niet iedereen zomaar kan meelezen.
Regel tijdige back-up
Bij brand, inbraak of een stroomstoring kunnen digitaal opgeslagen gegevens verloren gaan. Zorg dus voor een regelmatige back-up van uw bedrijfsgegevens. Dit kan op diverse manieren, zoals een externe harde schijf of een online back-updienst. Voor welke vorm u ook kiest: zorg altijd dat u het back-up medium buiten uw bedrijf bewaart. Controleer ook regelmatig of de opslag gelukt is.
Maak afspraken
Ondanks alle maatregelen blijft documentbeheer mensenwerk. Het zal niet de eerste keer zijn dat een bepaald document op het bureau rondzwerft van een medewerker die net op vakantie is. Maak duidelijke afspraken om panieksituaties te voorkomen. Als ondernemer scheelt dat op jaarbasis enorm veel tijd en geld. Reken maar eens uit hoeveel tijd medewerkers kwijt zijn aan het opzoeken van allerlei papieren, dat zijn allemaal verborgen bedrijfskosten.
