Een rustige periode, zoals een vakantie, is een mooi moment om orde op zaken te stellen op kantoor. Met deze 7 tips heb je snel een - blijvend - opgeruimde werkplek.

Inhoudsopgave

Het kan anno 2024 toch niet zo zijn dat jij je ambitie als ondernemer niet waar maakt. Kom naar het webinar → Groeiplan 2024

Stap 1: Maak (veel) tijd vrij

Als je het goed aan wilt pakken, is de eerste stap genoeg tijd vrij maken. Reserveer een halve of hele dag om je werkplek aan te pakken. Probeer niet ontmoedigd te raken na anderhalf uur. De tijd die je nu investeert, win je later dubbel en dwars terug.

Stap 2: De onderste steen moet boven

Ruim niet alleen op wat in het zicht staat. Opruimexperts noemen dat opruimen totdat het nulpunt is bereikt. Van de ladekasten en de bakjes op je bureau tot uw werkplek thuis en je kofferbak: de inhoud ervan moet door je handen gaan.

Stap 3: Organiseer

Hang een bord met magneten op voor losse krabbels, kaarten en knipsels. Verzamel alle kantoorartikelen, behoud het noodzakelijke en geef alles één vaste plek. Ook alle kabeltjes en opladers krijgen één plek, in een bakje of doos.

Stap 4: Bepaal relevantie

Volle postbakjes, stapels papier: het zijn vaak uitgestelde beslissingen. Doorloop de stapels en vraag je het volgende af: “Is het belangrijk en relevant?”

Als het niet belangrijk of relevant meer is, mag het in de versnipperaar. Is dat het nog wel? Doe het in mappen en geef die een naam: ‘lezen’, ‘archiveren’ of ‘werkoverleg’ bijvoorbeeld.

Twijfel je over iets? Niet weggooien, maar in een map bewaren en er later een tweede keer naar kijken.

Stap 5: Koppel er actie aan

Aan het werk in de overgebleven mappen, koppel je actie. Vraag je af wat je er mee moet doen en benoem die actie. Moet je het aan een ander geven? Zelf oppakken? Of archiveren?

Hanteer daarbij de 3-minutenregel. Kost het je minder dan 3 minuten? Doe het dan nu. Kost het je meer tijd? Plan er dan gelijk tijd voor in je agenda of digitale takenlijst. Zet erbij wat je er mee doet en wanneer. Zo heb je een overzicht van alle taken die je nog moet doen.

Stap 6: Voorkom faalkosten’ en maak beleid

Je hebt nu alles op en om je bureau in kaart gebracht. Probeer de orde en het overzicht van je eigen werkplek door te trekken naar het hele bedrijf.

Met meer structuur voorkomt je ‘faalkosten’ – de kosten voor de tijd die je niet besteedt aan het maken van winst, maar aan het (op)zoeken van spullen. Denk bijvoorbeeld aan papieren van uitgeleverde producten, die tussen de stapels verdwijnen. Of twee collega’s die aan hetzelfde werken, omdat er geen centraal punt is voor het opslaan van hun werk.

Stap 7: Doe hetzelfde bij je digitale omgeving

Is je werkplek op orde? Dan is nu je digitale werkomgeving aan de (opruim)beurt. Start met het oudste mailtje in je inbox. Hanteer hetzelfde systeem als bij het opruimen van uw bureau: bepaal relevantie en koppel er eventueel actie aan. Archiveer relevante mail (de rest gooi je weg).

Een goede manier is de boomstructuur. De hoofdmappen vormen de stam en de submappen zijn de takken met daarin taken. Handig: hanteer deze structuur ook bij de mappen op je computer of bedrijfsnetwerk.

Het opruimen van een werkplek is in de meeste gevallen het plukken van laaghangend fruit. En als je nu je zaken beter organiseert, hoef je dit de volgende vakantieperiode niet meer te doen.

Met dank aan professional organizer Germo Bekendam van Organizing Works.

Lees ook:

Neem je businessplan onder de loep. Vaar je nog de goede koers of is het tijd om bij te sturen? »
Is je administratie en boekhouding op orde? Zo ziet een goed ordnersysteem eruit »

Het is tijd voor een nieuw idee over groei. Meld je aan voor het webinar ‘Groeiplan 2024’

Lees ook…
Wat staat er dit en het komend jaar op de agenda met betrekking tot regelgeving en belastingen? En wat zijn de belangrijkste data waarmee je iets kunt…
Als mkb-ondernemer ken je de uitdagingen van het ondernemerschap maar al te goed. Je hebt je bedrijf opgebouwd met passie en harde arbeid, maar nu…
Hoe kijken stakeholders naar je bedrijf? Welk imago heeft jouw bedrijf? En hoe zorg je ervoor dat alle belangstellenden, zowel binnen als buiten de…
In een tijd waarin werknemers steeds vaker moeite hebben de balans te vinden tussen werk en privé, is het verhogen van de vitaliteit in je bedrijf…
Wil je jouw concurrerende producten overtreffen en omzetgroei realiseren? Richt je dan op de bestaande positionering van je merk en kijk je dit kunt…
Het is vakantie en eindelijk heb je de tijd om te lezen. Wat is er niet heerlijker dan een boek waaraan je ook na de vakantie nog wat hebt. En dat ook…