Onderhandelen: de regels van het ‘spel’

• Onderhandelen: niet altijd makkelijk
• Afspraken vooraf
• Kosten en schadevergoedingen
• Geheimhouding 
• Ontbindende voorwaarden
• Trucs: wat mag wel en niet?
• Let op de valkuilen

Onderhandelen: niet altijd makkelijk
De ene onderhandeling is de andere niet. Als beide partijen bijvoorbeeld alleen aan hun eigen belang denken en dat ook van elkaar weten, kan het lastig worden. Dit vereist dat de twee partijen rekening met elkaar houden, in elkaars schoenen kunnen gaan staan en een voor beide bevredigend contract in elkaar moeten timmeren.

Wees ook alert op ‘pseudo-onderhandelingen’, die een heel ander doel hebben dan bijvoorbeeld het sluiten van een contract. U steekt veel tijd en energie in het overleg, om uiteindelijk te ontdekken dat de andere partij er slechts op uit was uw bedrijfsgeheimen in handen te krijgen. Of er bewust op aan heeft gestuurd de onderhandelingen te laten mislukken, om te voorkomen dat u een order in de wacht sleept.

Afspraken vooraf
Om verrassingen achteraf te voorkomen, is het raadzaam vooraf bepaalde afspraken te maken. U kunt bijvoorbeeld afspreken dat u exclusief met elkaar onderhandelt en niet tegelijkertijd met een andere partij. Of laat de andere partij in het contract opnemen dat u als eerste een aanbod krijgt als uw onderhandelingspartner besluit toch met een ander in zee te gaan.

VoorovereenkomstMondelinge afspraken zijn heilig: als u mondeling overeenkomt te gaan onderhandelen, dan kunt u die onderhandelingen niet zomaar – zonder goede redenen- afbreken. Dat kan u een schadevergoeding kosten. Om verrassingen uit te sluiten kan het verstandig zijn een voorovereenkomst te sluiten. U spreekt dan af dat:

• de onderhandelingen vrijblijvend zijn;
• er geen mondelinge afspraken zijn waarop een partij zich later bij een conflict kan beroepen;
• geen enkele partij aan de ander een schadevergoeding is verschuldigd vanwege het afbreken van de onderhandelingen;
• binding pas bij ondertekening van het definitieve contract of een intentieverklaring geldt, dus niet eerder en niet later.

IntentieverklaringSoms is het goed een intentieverklaring op te stellen. U maakt beginselafspraken en formuleert samen met de andere partij het doel van een toekomstig contract. Over die hoofdzaken bent u het dus al eens met de andere partij. U gaat alleen verder onderhandelen over de gedetailleerde uitwerking. Een intentieverklaring (ook wel letter of intent genoemd) en soortgelijke voorovereenkomsten zijn juridisch veel harder dan een gentlemen’s agreement.

Kosten- en schadevergoedingen

Iedere partij betaalt haar eigen kosten die de onderhandelingen met zich meebrengen. Als de kosten ongelijk verdeeld zijn – u moet bijvoorbeeld enkele keren met het vliegtuig reizen – dan kunt u proberen deze kosten in de prijs te verwerken.

Als de onderhandelingen in een vergevorderd stadium worden stopgezet vanwege fouten of met onredelijke argumenten van de andere kant, kunt u een schadevergoeding eisen voor de kosten. Mocht u er op vertrouwen dat het contract gesloten zou worden, dan kunt u tevens een vergoeding verlangen voor de gederfde winst.

Geheimhouding
Stel, een van de de partijen wil bepaalde bedrijfsgegevens niet prijsgeven, maar die zijn voor de andere partij wel nodig om tot een gezond oordeel te komen. Geheimhouding leidt dan eigenlijk tot een paradoxale situatie, omdat beide partijen wel graag tot zaken willen komen. Hoe lost u dat op?

Er zijn verschillende mogelijkheden:

• de inschakeling van een neutrale tussenpersoon, met geheimhoudingsplicht. Deze mag bijvoorbeeld boeken inzien, maar geen precieze cijfers of namen aan u verstrekken. Deze tussenpersoon kan u bevestigen dat de uitspraken van de andere partij juist zijn en dat de gevraagde prijs niet onredelijk is;
• in de voorovereenkomst of het contract neemt u een clausule op waarin staat dat alle afspraken vervallen als later blijkt dat de geheime gegevens niet kloppen met wat de andere partij beweerd heeft;
• als u inzicht moet geven in niet gepatenteerde know-how of technologie en deze wil beschermen tegen gebruik door uw onderhandelingspartner, dan kunt u een clausule opnemen die hem verplicht deze kennis gedurende een bepaalde periode niet te gebruiken. Zet in de clausule dat u het recht heeft te controleren of deze verplichting wordt nageleefd en dat er een forse boete betaald moet worden bij overtreding.

Ontbindende voorwaarden
Soms zijn elementen van een contract afhankelijk van de goedkeuring van derden (de bank, de levenspartner), of wil een van de partijen om een andere reden een voorbehoud maken of de goedkeuring als voorwaarde stellen. Hiervoor kan een clausule worden opgesteld. 
Denk er van tevoren goed over na onder welke omstandigheden u onder het contract uit wilt komen en neem dit expliciet in het contract op als ontbindende voorwaarde (‘het contract gaat niet door indien’) of opschortende voorwaarde (‘het contract gaat pas in als die derde zin/haar goedkeuring heeft gegeven’). 

Trucs: wat mag wel en niet?
Wat onfatsoenlijk wordt gevonden tussen onderhandelaars, verschilt per cultuur en per persoon. Over wat wettelijk niet mag, kunnen we kort zijn. Internationaal geldt dat onrechtmatig zijn:

• het verstrekken van onjuiste gegevens (over winsten, omzetten, klantenbestanden, etc.)
• misleiding en bedrog;
• acties buiten de onderhandelingstafel (intimidatie, omkoping etc.)

Onrechtmatig gedrag kan u duur komen te staan. Onfatsoenlijk gedrag aan de onderhandelingstafel is minder gevaarlijk. Uiteraard kan het zijn dat

besprekingen worden afgebroken, óf het kan u juist een contract opleveren. Óf een klant die later zoet wraak neemt. Een van de gevaren is dat onfatsoenlijk gedrag kan afglijden naar onrechtmatig gedrag. Weet waar u aan begint!

Geaccepteerde trucjesHet is dus aan te raden om met onderhandelingstechnieken te beginnen die niemand u kwalijk zal nemen, al was het alleen maar omdat iedereen ze gebruikt. Tot slot een paar voorbeelden van zulke ‘trucjes’:

1. Stel te hoge eisen, bied een te lage prijs, zodat de ander meteen in het defensief schiet.
2. Verzwijg dingen waar niet om gevraagd wordt: dat u pas komt kijken in ondernemersland, dat u of uw secretaresse Frans spreekt (als uw onderhandelingspartners in die taal overleggen en denken dat u beiden de taal niet machtig bent).
3. Doe geen mededelingen over uw sterke kanten, met in het achterhoofd deze pas later als wisselgeld in te zetten (u heeft genoeg liquide middelen, dus ‘bij ons hoeft u pas na drie maanden te betalen’).
4. Bluf dat u snel van leveren bent, dat u alles kunt, dat u geweldige partners heeft, dat u uw supertevreden klanten bijna niet van het lijf kunt slaan.
5. Dreig met gevaren die er – nog – niet zijn: de komende zware recessie in de VS, het bestemmingsplan dat in de maak is, het opraken van de tijd.
6. Bij prijsonderhandelingen kunt u de kosten geringer voorstellen dan ze zijn:
   • “Dat kost u nog minder dan een kop koffie per dag.” (U vergelijkt appels en peren, maar dat geeft niet).
   • “Het kost u maar vijf euro per dag.” (Dat klinkt aanzienlijk minder dan € 1600,- per jaar).
7. Bemoei u met de agenda van het overleg: zo kunt u onaangename onderwerpen weren, de ander in de rede vallen dat zijn thema nog niet aan de orde is, of tijd winnen.

Let op de valkuilen! Nog enkele tips voor u gaat onderhandelen, gebaseerd op veelgemaakte fouten: Breng niet te veel argumenten naar voren: twee of drie goede overtuigen meer dan een waslijst waarvan de tegenpartij de zwakste meteen neersabelt. Kom niet met te veel tegenvoorstellen: kies er liever voor de voorstellen van de wederpartij ‘aan te passen’. Vergeet de tijd niet: u kunt ook te lang om de hete brij heendraaien. Heb geen haast: ongeduld verpest de sfeer. Praat niet zonder prijskaartjes: hang overal een prijskaartje aan en becijfer de economische waarde, zodat de keuzes objectiever vergeleken kunnen worden. Wees niet al te vastberaden: wees flexibel, denk na over alternatieven.