De planning
De planning van een vergadering, ongeacht of het gaat om de wettelijk verplichte personeelsvergadering of een door u zelf opgericht werkoverleg, is meestal hetzelfde. Allereerst stelt u tijd en plaats van het overleg vast. Dat kan bijvoorbeeld twee keer per jaar zijn, in de kantine. Of iedere maandagochtend van negen tot tien, in uw kamer. Om verwarring te voorkomen kunt u plaats en tijd op het prikbord aankondigen.
De agenda
Een agenda is de basis van iedere vergadering. Vaste punten op de agenda zijn de opening, het doornemen van de notulen van de vorige vergadering, de rondvraag en de sluiting. Opening en sluiting zijn eenvoudigweg de mededeling dat u gaat beginnen of ophoudt. De rondvraag komt voor de sluiting en geeft iedereen gelegenheid om eventuele korte vragen of opmerkingen te plaatsen. Geeft zo’n opmerking aanleiding tot uitgebreidere discussie, dan kunt u het punt doorschuiven naar de volgende vergadering.
Om te voorkomen dat er allerlei onbenullige onderwerpen op de agenda komen, verdient het aanbeveling dat u samen met een paar werknemers een agendacommissie vormt. U kunt dan bespreken wat belangrijk is en voorgestelde agendapunten vanuit uw personeel verzamelen. Maak twee weken van tevoren bekend dat punten ter bespreking kunnen worden ingediend en kondig tegelijk aan wanneer de agenda klaar zal zijn (bijvoorbeeld een week voor de vergadering). Dan kunnen de mensen zich goed voorbereiden.
Het is de taak van de voorzitter om te zorgen dat de agenda ordelijk en zo efficient mogelijk wordt afgewerkt. Indien u wat voorzitten betreft groot vertrouwen hebt in een van uw werknemers, bijvoorbeeld uw personeelsfunctionaris, kunt u die taak natuurlijk ook overdragen.
De deelnemers
Het is in het belang van uw bedrijf dat de bijdrage van uw werknemers zo groot mogelijk is. In kwaliteit, niet in lengte van hun speeches. U dient dus te stimuleren dat ieder naar beste vermogen een bijdrage levert – soms dient u mensen af te remmen. Vaak is iemand danken voor zijn bijdrage, met een verwijzingen naar de beperkte tijd, een goed middel. Daar moet u weer wel streng in zijn.
Wat u te allen tijde in het oog moet houden is uw doel; namelijk een goede informatiestroom en het zo snel mogelijk – en in een goede sfeer – vinden van de beste oplossingen voor eventuele problemen. Bovendien is het ook in het belang van het bedrijf dat iedere deelnemer zo goed mogelijk begrijpt waarom het ene wel, en het andere niet werd besloten. Liefst dient 90% van de deelnemers het ermee eens te zijn, maar 75% mag ook. Als u de indruk hebt dat u daaronder dreigt te komen, kunnen er flinke problemen ontstaan.
Een ding staat vast: vrijwel nooit zal iedereen het overal mee eens zijn. Daar
hoeft u dan ook niet naar te streven. Maar probeer u niet op te stellen als ‘de autoritaire baas’.
Notulen of besluitenlijst
Om latere misverstanden te voorkomen en te onthouden wat er is besloten, maakt een van de deelnemers of een speciale notulist(e) een verslag. Dat kan in principe iedereen, maar doorgaans zal een secretaresse dit het beste kunnen. Dit verslag, de notulen, behoren vooral de uitkomsten van het overleg te bevatten en niet zozeer de discussies die daaraan vooraf zijn gegaan. Wel stellen mensen het vaak op prijs dat als zij een duidelijke bijdrage aan de discussie geleverd hebben, ze ook worden genoemd. De bespreking van de notulen zijn het eerste punt, na de opening, van de volgende vergadering.
Vindt u dit allemaal wel erg ambtelijk worden, dan kunt u wellicht volstaan met een besluiten- of actielijst. Die vermeldt de discussie niet, maar wel wat er besloten is, wie dat gaat doen en hoe. U kunt zo’n besluitenlijst ook als uittreksel bij de echte notulen voegen, voor de duideliijkheid. Dat is handig als het een langere vergadering betrof.
Uitkomsten
Vergaderen mag nooit een doel op zich zijn maar dient om het bedrijf op gang te houden en zo nodig veranderingen door te voeren. Wanneer tijdens het overleg een voornemen wordt vastgelegd, bijvoorbeeld de vervanging van de kopieermachine, dient meteen te worden besloten wie daar zorg voor gaat dragen. Bij omvangrijker plannen, zoals het herinrichten van het kantoor, of een verhuizing, is misschien een tijdschema nodig. De notulen vormen in die zin het ‘actieplan’ waarmee u en uw werknemers vervolgens aan de slag gaan. Op de volgende vergadering kunt u dan de tussenstand opmaken en eventueel uw plannen bijstellen.
