Inhoudsopgave
Een uitgebreide controle (boekenonderzoek) van de Belastingdienst is geen reden tot paniek. Zeker niet als je je administratie netjes op orde hebt.
Een belastinginspecteur controleert in eerste instantie vooral of je alles goed begrijpt, zeker als je de aangifte zonder hulp van een boekhouder of accountant doet. Zo zul je bepaalde cijfers uit je administratie moeten toelichten en kunnen aantonen dat je genoeg bewijsmateriaal bewaart.
Hoe bepaalt de Belastingdienst wie er gecontroleerd wordt?
De meeste belastingcontroles komen voort uit steekproeven. Een willekeurige methode met een kleine kans dat juist jouw onderneming aan de beurt is. Klein, maar niet onmogelijk.
Naast steekproeven focust de Belastingdienst zich ieder jaar ook op specifieke branches en sectoren of bepaalde thema’s. Iets minder willekeurig dus.
Bij branches kun je bijvoorbeeld denken aan de vervoerssector die in een bepaald jaar onder een vergrootglas ligt. Als je een transportbedrijf runt, is de kans (in dat jaar) op een audit van de Belastingdienst ineens een stuk groter.
Ook bepaalde thema’s kunnen extra aandacht krijgen. Zo kan de Belastingdienst bijvoorbeeld extra aandacht besteden aan het urencriterium voor kleine ondernemers.
Vaak maakt de Belastingdienst deze branches en thema’s vooraf bekend. Het doel hiervan is om ondernemers aan te moedigen zich alvast te melden als ze zelf vermoeden dat bepaalde zaken niet kloppen.
Klikbrieven
Een controle komt niet altijd willekeurig tot stand. Zo is de ‘klikbrief’ een bron waar de fiscus dankbaar gebruik van maakt.
Klikspaan, boterspaan, de Belastingdienst even goed door de administratie van een ex-partner laten gaan? Dat komt vaker voor dan je misschien zou denken. Is een ex-partner bijvoorbeeld op de hoogte van buitenlandse rekeningen die worden verzwegen voor de fiscus? Zeker als bepaalde zaken van belang zijn voor de verdeling van vermogen tijdens een (v)echtscheiding, kan een (anonieme) klikbrief een prima middel zijn om bepaalde zaken aan het licht te brengen.
Hoe groot is de kans op een echte controle?
De kans dat je als zzp’er of mkb’er aan de beurt komt voor een intensieve belasting controle is dus heel klein. De belastingdienst controleert steekproefsgewijs. Maar het kan dus wel gebeuren en dat kan op verschillende manieren! In de paragrafen hieronder zetten we de manieren waarop de Belasting controles uitvoert voor je op een rijtje. Inclusief de rechten en plichten die jij als belastingplichtige hebt.
Wat voor soort controles kan de Belastingdienst inzetten?
Als je aan de beurt bent voor een controle, kan de Belastingdienst verschillende controlemiddelen inzetten. Geen belastingcontrole is dan ook hetzelfde. Naast werkwijze kan ook hetgeen dat wordt gecontroleerd, sterk verschillen. Zo zal de focus bij de één liggen op aangifte inkomstenbelasting of btw-aangifte, en bij de ander op de administratie rondom het urencriterium.
Controle op afstand
Het gros van de controles van de Belastingdienst vindt volledig geautomatiseerd plaats, op afstand. De Belastingdienst heeft namelijk toegang tot diverse systemen en databronnen en kan daarmee verbanden leggen en conclusies trekken. Ook worden er steeds slimmere algoritmes gebruikt om automatische controles uit te voeren.
Geef je weinig winst, geen winst of zelfs verlies door op je aangifte inkomstenbelasting, maar is het saldo van je zakelijke rekening explosief gestegen in dezelfde periode? Dan is de kans groot dat er in de systemen van de Belastingdienst enkele rode vlaggen gaan wapperen en er een intensieve controle volgt.
Welke bronnen en gegevens de Belastingdienst allemaal kan aanspreken en hoe ze precies te werk gaan, is trouwens niet bekend: om fraude te voorkomen zal de Belastingdienst nooit vertellen hoe dat exact in elkaar steekt.
Bedrijfsbezoek van de belastinginspecteur
Een stapje verder is een bedrijfsbezoek van een belastinginspecteur. Het doel van een bedrijfsbezoek is informatie verzamelen over je bedrijfsvoering en administratie. In sommige gevallen zal een inspecteur een specifieke aangifte willen controleren.
Meestal ontvang je een brief waarin de controle wordt aangekondigd. In deze brief staat een aantal belangrijke zaken vermeld:
- Locatie van de controle (meestal jouw bedrijfslocatie)
- Wanneer de inspecteur langskomt
- Inhoud/focusgebied controle: bijvoorbeeld aangifte inkomstenbelasting, btw-aangifte
- Periode waarop de controle betrekking heeft
Waarneming ter plaatse
Een andere vorm van een bedrijfsbezoek is de waarneming ter plaatse. Het doel van een waarneming is inzicht te krijgen in de dagelijkse gang van zaken in je onderneming. Er wordt bijvoorbeeld gekeken naar hoeveel personeel er aanwezig is en hoe druk het is. Verder kan er naar de identiteit van personeel worden gevraagd.
Een waarneming ter plaatse kan meerdere keren worden herhaald. Je krijgt meestal – net als bij een regulier bedrijfsbezoek – eerst een brief waarin de waarneming wordt aangekondigd. Er wordt alleen niet bekend gemaakt waar én wanneer de waarneming plaatsvindt.
Verrassingsbezoek inspecteur
Een inspecteur van de Belastingdienst kan ook onaangekondigd aankloppen tijdens werkuren. Vergeet niet – voordat je meteen een bak koffie aanbiedt – de inspecteur om een identiteitsbewijs en reden van het bezoek te vragen.
Boekenonderzoek
De Belastingdienst kan ook kiezen voor een uitgebreide controle: het boekenonderzoek. Dit is een gerichte controle van je aangifte en administratie. De inspecteur zal zich focussen op een bepaalde periode of afzonderlijke onderdelen van je aangifte en administratie. Een boekenonderzoek is dus afgebakend en een inspecteur mag zich alleen richten op de vooraf aangekondigde onderdelen.
Zo’n boekenonderzoek wordt altijd van tevoren aangekondigd.
Kunnen zakelijke controles door de belasting leiden tot controle van privé aangiftes?
Hoewel er geen onderscheid wordt gemaakt tussen zzp’ers en mkb door de Belastingdienst, komt de inspecteur bij een zzp’er toch eerder in de privé boekhouding terecht.
Zzp’ers krijgen in de meeste gevallen te maken met een boekenonderzoek. De inspecteur kijkt dan zeker ook of er privékosten zijn opgenomen in de onderneming. Alle boekingen en aftrekposten worden doorgenomen. Je bent verplicht om je administratie zo in te richten en te voeren dat controle binnen redelijke termijn mogelijk is.
De Belastingdienst checkt ook altijd of je voldoet aan de eisen van een zzp’er, Als je het hele jaar voor één opdrachtgever werkt, kan dat schijnzelfstandigheid en een verkapt dienstverband zijn. Dan voldoe je als zzp’er voor de Belastingdienst niet aan de eisen van een onderneming.
Tip voor controle: Als je er voor een controle wordt uitgepikt, is het belangrijk dat je op de hoogte bent van je rechten en plichten.
Voorbeeld: Bij vragen over aftrekposten ligt de bewijslast bijvoorbeeld altijd bij de ondernemer. Maar als de inspecteur twijfelt of je alle omzet wel hebt opgegeven, ligt de bewijslast in eerste instantie bij de Belastingdienst. Als de Belastingdienst uiteindelijk beweert dat je administratie niet deugt, bestaat de mogelijkheid om de bewijslast om te keren.
Tip over de administratie:
Zorg dat je administratie op orde is. Het is een belangrijk onderdeel van je ondernemerschap. Administratie levert veel ondernemers buikpijn op. Dus als je het zelf niet wil doen, besteed het uit aan een boekhouder.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
Wat zijn je rechten en plichten tijdens een controle van de Belastingdienst?
Tijdens een controle van de Belastingdienst heb je een aantal rechten en plichten.
Plichten:
- Je moet een controleur altijd toegang geven tot de gebouwen waarin je onderneming is gevestigd.
- Je moet alle gegevens en inlichtingen verstrekken die voor de controle van belang zijn.
- Je moet inzage geven in je administratie. Ook het maken van kopieën door een inspecteur is toegestaan.
- Een inspecteur krijgt toegang tot al je bankrekeningen en documenten om je inkomsten te bepalen.
- Administratieplicht: een inspecteur moet eenvoudig kunnen controleren of je voldoet aan rechten en plichten voor de belastingheffing. Een boekhouding moet overzichtelijk en compleet zijn. Tip: automatiseer je boekhouding.
- Bewaarplicht: De administratie moet minimaal 7 jaar worden bewaard. Voor onroerende zaken geldt een bewaartermijn van 9 jaar.
Rechten:
- Een adviseur mag je belangen behartigen.
- Je hebt altijd recht op uitleg als van jouw aangifte wordt afgeweken.
- Niet eens met een beslissing? Je kunt bezwaar aantekenen of in beroep gaan.
- Je hebt recht op geheimhouding van je fiscale gegevens. De Belastingdienst mag deze gegevens alleen gebruiken voor het uitvoeren van de belastingwet.
- Een inspecteur mag niet zomaar ‘snuffelen’ in lades of achter je computer plaatsnemen. Naar bepaalde documenten of informatie moet specifiek gevraagd worden.
