reiskosten aftrekken
Wanneer reiskosten aftrekbaar zijn van de aangifte inkomstenbelasting kan per situatie anders zijn. In sommige gevallen zijn deze aftrekbaar van de inkomstenbelasting en in sommige gevallen is de aftrek gebonden aan bepaalde voorwaarden. Hoe zit dat precies als je werkgever bent of voor een opdrachtgever werkt? Wanneer mag je wat precies aftrekken als het aankomt op de aangifte inkomstenbelasting? Hoe zit dat met woon werkverkeer, reiskosten, zakelijke reiskosten, declareren per kilometer, reizen met het ov en de toegestane kilometervergoeding? Wij zochten het allemaal voor je uit.

Inhoudsopgave

Je kunt ervan uitgaan dat reiskosten aftrekbaar zijn van de inkomstenbelasting. Een belangrijke regel is dat als je opdrachtgever je reiskosten volledig vergoedt je deze niet van de inkomstenbelasting mag aftrekken. Ben je werkgever dan dien je in principe weer met een aantal andere zaken rekening te houden. In ieder geval is hoeveel en wat precies aftrekbaar is afhankelijk van het vervoermiddel dat je gebruikt wanneer je reist. Want hoe zit het nu met de aftrek als je met bijvoorbeeld je eigen auto reiskosten maakt?

Gebruik privéauto, brommer of fiets

Reis je met je eigen fiets, privéauto of brommer voor je klant dan kom je in dit geval in aanmerking voor een kilometervergoeding van 0,19 per kilometer. Let op, het gaat in dit geval dan wel om zakelijk gereden kilometers en niet om gemaakte privékilometers. Zaak is in dit geval wel dat je nauwgezet een administratie bij gaat houden. Let dan ook goed op dat je de datum, adres van vertrek en aankomst, en het totaal aantal kilometers nauwkeurig vastlegt. Rijd je een keer een andere route dan normaal? Dan moet je ook noteren waarom je dit hebt gedaan. Bottomline: reis je voor een klant met eigen vervoer dan gaat het dus om een standaardvergoeding van 0,19 per kilometer.

Ben je zelf werkgever dan kun je dus altijd een onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer vergoeden. De gemaakte kosten van een medewerker die voor zijn werk reist, worden vergoed via het salaris en zijn gewoon aftrekbaar voor jou als werkgever. Je hoeft hierbij overigens niet bang te zijn voor verrekening van de btw. Vergoed je meer dan 0,19 cent per kilometer dan zijn deze meerkosten zeker niet onbelast. Hier dient dan wel belasting over betaald te worden. Dergelijke kosten zijn aftrekbaar onder het kopje ‘overige bedrijfskosten’.

Is het vervoermiddel het openbaar vervoer of taxi? Dan heb je weer te maken met andere regels.

Reizen met het OV of een taxi

In dit geval is de prijs van je gemaakte reis volledig aftrekbaar. Het is dan wel belangrijk dat je alle vervoersbewijzen en bonnen goed bewaart. Voor je reizen met het OV kun je hiervoor terecht op ovchipkaart.nl. Hier kun je alle overzichten downloaden die voldoen aan de eisen van de belastingdienst. Ook in dit geval mag je bij je aangifte de reiskosten aftrekken onder het kopje ‘overige bedrijfskosten’.

Ontvang je een vergoeding voor je gemaakte reiskosten in het openbaar vervoer? Je moet dan het bedrag dat je mag aftrekken eerst verminderen met de vergoeding die je ontvangt. Het bedrag dat je mag aftrekken hangt van een aantal factoren af, zo zijn dat aantal dagen dat je per week reist van belang en telt de afstand van een enkele reis van je woning naar je werk. Let in dit geval ook op het aantal dagen dat je reist en ga uit van de enkele reisafstand van je woning tot waar je werkt. Voor het bepalen van de aftrek kun je daarvoor de tabel reisaftrek openbaar vervoer gebruiken. Deze tabel kun je terugvinden op de website van de Belastingdienst.

Openbaar vervoer en de werkgever

Ben je werkgever dan kun je alleen de werkelijk gemaakte zakelijke reiskosten met het openbaar vervoer vergoeden. In dit geval is de btw voor jou als werkgever niet aftrekbaar, dit komt doordat de kosten in eerste instantie worden gemaakt door je medewerker en achteraf worden gedeclareerd. De reiskosten zelf zijn wel gewoon aftrekbaar.

Zakelijke reiskosten en een mobiliteitskaart?

Als werkgever kun je er ook voor kiezen om je medewerkers een mobiliteitskaart te geven. Dat kan een hoop gedoe schelen, je medewerkers hoeven geen abonnement op het ov meer af te sluiten of kosten voor te schieten. Uiteraard zitten hier voor jou als werkgever ook wel wat voordelen aan. Je krijgt dan maandelijks één factuur voor alle gemaakte reiskosten, je hoeft geen administratie meer te voeren over declaraties en daarnaast zijn ook alle zakelijke reiskosten volledig aftrekbaar en dat geldt ook voor de btw.

Auto van de zaak

Reis je met een auto van de zaak? Dan zijn alle kosten omtrent je auto aftrekbaar. Hieronder vallen de benzine, verzekeringen, onderhoud, parkeren, wasstraat etc. Deze kosten trek je af onder ‘overige bedrijfskosten’. Het is overigens wel zaak om de bonnen van dergelijk gemaakte kosten, zoals parkeerkosten en kosten van reparaties, goed te bewaren. Ook als je in een auto van de zaak rijdt, moet je de reden noteren wanneer je een in sommige gevallen andere route rijdt dan normaal. Je mag in dit geval zelfs de aanschaf van je auto aftrekken. Het is alleen niet mogelijk om deze kosten in één keer af te trekken. Op de website van de Belastingdienst is te vinden hoeveel je per jaar mag aftrekken. Dit bedrag trek je af onder het kopje ‘afschrijvingen’.

Rijd je meer dan 500 kilometer per jaar privé? Dan moet je ook gaan bijtellen. Als je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt, hoeft dit niet. Je kan dan een verklaring genaamd ‘Geen privégebruik auto’ aanvragen. Zoals we al eerder zeiden, je moet wel nauwkeurig bijhouden hoeveel en wanneer je privé rijdt.

De belastingdienst verwacht hier bewijs. Je zult dus een rittenregistratie moeten bijhouden en bent zelf verantwoordelijk voor het aantonen. Slaag je er niet in om aan te tonen dat je niet meer dan 500 kilometers per kalenderjaar privé hebt gereden, dan zal fiscus ervan uit gaan dat je dit wél hebt gedaan. Je zult dan een naheffing ontvangen. Wees dus zorgvuldig in het bijhouden van je rittenadministratie.

Deels vergoed?

Sommige opdrachtgevers willen een deel van je reiskosten vergoeden. Het deel dat je niet vergoed krijgt, mag je aftrekken van de inkomstenbelasting.  

Rekenvoorbeeld: Stel, je opdrachtgever wil je reiskosten vanaf tien kilometer vanaf je woonplaats vergoeden. De eerste tien kilometer moet je dan zelf betalen. Deze tien kilometer mag je aftrekken van de inkomstenbelasting, dit wordt namelijk gezien als zakelijke kostenpost. Hiervoor mag je 0,19 per kilometer rekenen. Tien kilometer x 0.19 euro = 1.90 euro.

Reiskostenvergoeding en corona

In 2020, gedurende de coronapandemie, heeft de belastingdienst een tijdelijke regeling ingeroepen. Deze is in 2021 verlengd en gold tot 1 januari 2022. Vaste reiskosten mochten onbelast mochten worden uitbetaald, zelfs wanneer iemand veel thuis werkte.

Inmiddels is deze gestopt sinds begin 2022 en zijn er wat zaken aangepast. Een werknemer kan alleen maar aanspraak maken op een vaste vergoeding als deze minimaal 60 procent naar zijn/haar werkplek reist. In alle andere gevallen zal er alsnog achteraf worden vergoed.

Belasting en aftrek van kosten

Dus wanneer je regelmatig zakelijke reizen maakt of medewerkers hebt die frequent zakelijk reizen, is het zaak om je goed te laten informeren. Het voeren van een waterdichte administratie is in alle gevallen een vereiste, bewaar van alle relevante kosten de bonnen en zorg ervoor dat je kunt aantonen dat je de reizen maakte. Wanneer je weer aangifte moet doen bij de belastingdienst zijn er tal van mogelijkheden waarin kosten gerelateerd aan reizen als aftrekpost kunnen worden opgevoerd bij de aangifte. Bij enige twijfel is het altijd verstandig om advies te vragen aan bijvoorbeeld een belastingadviseur. Of je nu werkgever bent of voor een klant werkt, het kan je een hoop geld schelen.

Ben je klaar met alle losse bonnetjes en ingewikkelde btw-terugvorderingen? Ervaar het gemak van een tankpas.

Ontvang kortingscode gratis tankpas
Weg met alle reisbonnetjes en ingewikkelde btw-terugvorderingen. Met een zakelijke tankpas ontvang je één overzichtelijke factuur met alle gemaakte kosten. Probeer gratis uit!
Lees hier ons Privacy statement

MoveMove, partner van De Zaak

Een overzichtelijke administratie en eenvoudig alle btw van je reiskosten terugvragen. Dat zijn de belangrijkste redenen voor het aanvragen van een tankpas. Met de MoveMove-tankpas betaal je bij álle tankstations in Nederland en bij meer dan 55.000 tankstations in het buitenland. Maar MoveMove is méér dan een tankpas. Naast tanken kan je ook gebruikmaken van OV, OV-fiets, straatparkeren, P+R parkeren, wasstraat en autovloeistoffen. Je betaalt een vast laag bedrag per maand, zonder verrassingen achteraf.

Bekijk alle artikelen van MoveMove>

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Ontvang kortingscode gratis tankpas
Weg met alle reisbonnetjes en ingewikkelde btw-terugvorderingen. Met een zakelijke tankpas ontvang je één overzichtelijke factuur met alle gemaakte kosten. Probeer gratis uit!
Lees hier ons Privacy statement

Lees ook…