Minder dan 500 km per jaar: geen bijtelling
Rijd jouw werknemer minder dan 500 kilometer per jaar in een auto van de zaak? Dan kan de bijtelling voor privégebruik achterwege blijven. Hiervoor is wel een sluitende rittenregistratie vereist, een collectieve afspraak met de fiscus, of een schriftelijke afspraak met jouw werknemer.
Verklaring geen privégebruik
Ook bij een verklaring geen privégebruik mag je de bijtelling stopzetten, al moeten daar wel twee belangrijke kanttekeningen bij worden geplaatst:
- Een verklaring geen privégebruik geldt niet als bewijs: bij controle moet je werknemer alsnog aantonen dat de grens van 500 kilometer niet is overschreden;
- Je mag geen rekening houden met een verklaring geen privégebruik als je weet dat jouw werknemer in een jaar meer dan 500 kilometer privé rijdt (zie voorbeeld 2).
Een verklaring aanvragen
Jouw werknemer stuurt de aanvraag ingevuld en ondertekend op, waarna hij de uiteindelijke verklaring ontvangt. Je krijgt vervolgens een kopie voor de administratie.
Adres Belastingdienst
Belastingdienst CI/CFD
De aanvraag moet naar het onderstaande adres worden gestuurd:
Postbus 2538
6401 DA Heerlen
Speciale aandachtspunten
- De verklaring is onbeperkt geldig, maar moet wel worden herzien zodra de omstandigheden wijzigen (zie voorbeeld 3). Meer daarover lees je in Wanneer moet een verklaring geen privégebruik worden ingetrokken? »
- Jouw werknemer kan geen verklaring aanvragen als je al een (collectieve) afspraak hebt gemaakt met de fiscus over het privégebruik van auto’s door jouw personeel;
- Als je weet dat de verklaring geen privégebruik auto ten onrechte is afgegeven, krijg je alsnog een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.
Bijtelling niet direct stopzetten
Zet de bijtelling niet direct stop als jouw werknemer aangeeft een verklaring geen privégebruik te hebben aangevraagd. Alleen een verzoek is namelijk niet voldoende. Pas als je een kopie van de verklaring geen privégebruik hebt ontvangen, kan de bijtelling worden stopgezet. Als je het toch eerder doet, loop je het risico dat de Belastingdienst met naheffingen komt.
Wanneer dan wel?
Zodra je de kopie van de verklaring geen privégebruik in bezit heeft, zet je de bijtelling stop vanaf het eerstvolgende tijdvak waarover je het loon moet berekenen. Je mag niet corrigeren voor loontijdvakken waarover jouw werknemer al loon heeft ontvangen.
Zoals gezegd, als je weet dat je werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer privé rijdt, mag je geen rekening houden met de verklaring, ofwel: zet de bijtelling dan niet stop.
Controle? Toch nog bewijs nodig
Ondanks de verklaring geen privégebruik, moet je werknemer tijdens of na afloop van een kalenderjaar overtuigend kunnen bewijzen dat hij maximaal 500 kilometer per kalenderjaar privé rijdt of heeft gereden. Belangrijk, zeker omdat de fiscus daar scherp op controleert.
Dat betekent in de meeste gevallen dat er alsnog een rittenregistratie moet worden bijgehouden.
Daarnaast wordt het volgende geaccepteerd:
- Je hebt met je werknemer schriftelijk afgesproken dat privégebruik niet is toegestaan, bijvoorbeeld als een aanvulling op de arbeidsovereenkomst. Dat betekent wel dat jij het autogebruik controleert en administreert, je werknemer niet verzekerd is voor privégebruik, de werknemer zelf een auto heeft.
Als ondersteunend bewijs wordt gezien: werkroosters, vakantieoverzichten, ziekte- en verlofstaten, garagenota’s, schaderapporten, bekeuringen en dergelijke.
Bestelauto
Voor een bestelauto mag je werknemer in de navolgende situaties geen verklaring aanvragen:
- Hij rijdt in een bestelauto waarvoor jij een (collectieve) afspraak met de fiscus hebt gemaakt over het privégebruik;
- Hij rijdt in een bestelauto waarvoor jij privégebruik verbiedt;
- Hij rijdt in een bestelauto waarvoor jij eindheffing toepast, omdat twee of meer werknemers deze auto door de aard van het werk doorlopend afwisselend gebruiken.
Voorbeelden
Voorbeeld 1: Je hebt aan je werknemer een auto ter beschikking gesteld. Op 23 mei heb je aan hem het loon over mei betaald. Bij de loonberekening heb je rekening gehouden met privégebruik auto. Op 25 mei geeft jouw werknemer je een kopie van zijn Verklaring geen privégebruik auto. Door deze verklaring moet jij de bijtelling voor privégebruik auto vanaf juni achterwege laten. Je mag de loonberekening voor januari tot en met mei niet corrigeren.
(Bron: Belastingdienst)
Voorbeeld 2: Jouw werknemer beschikt van januari tot en met mei over een auto met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 24.000. Je werknemer rijdt in deze periode met de auto 1.000 kilometer privé. De bijtelling is op kalenderjaarbasis 25% van € 24.000 = € 6.000. Bij een loontijdvak van een maand tel je € 500 per maand bij het loon. Op 1 juni krijgt jouw werknemer een andere auto met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 30.000. Je werknemer geeft je voor deze auto een Verklaring geen privégebruik auto. Omdat je weet dat hij van januari tot en met mei al 1.000 kilometer privé heeft gereden, mag je geen rekening houden met de verklaring. Vanaf 1 juni moet jij daarom per maand bij het loon tellen 1/12 x 25% van € 30.000 = € 625.
Door de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ krijg je geen naheffingsaanslag als achteraf blijkt dat jouw werknemer de verklaring ten onrechte heeft aangevraagd, bijvoorbeeld omdat hij toch meer dan 500 kilometer privé gaat rijden. In zo’n geval legt de fiscus een naheffingsaanslag op aan je werknemer voor de verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw over de al verstreken loontijdvakken. Je bent niet verplicht om de nageheven inkomensafhankelijke bijdrage Zvw aan je werknemer te vergoeden. De naheffingsaanslag kan worden verhoogd met heffingsrente en een boete. Naheffen kan tot en met 5 jaar na afloop van een kalenderjaar.
(Bron: Belastingdienst)
Voorbeeld 3: Je werknemer rijdt in een auto die hij niet privé gebruikt met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 24.000. Je hebt van hem een Verklaring geen privégebruik auto gekregen. In september vraagt hij om intrekking van de verklaring, omdat hij op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer gaat rijden. Het loontijdvak is een maand.
Op basis van deze gegevens legt de fiscus uw werknemer een naheffingsaanslag loonbelasting/ premie volksverzekeringen op voor privégebruik over januari tot en met september. De bijtelling is 9/12 x 25% van € 24.000 = € 4.500. De aanslag kan worden verhoogd met een boete. Bovendien kunnen er heffingsrentes worden berekend als de aanslag in een volgend kalenderjaar opgelegd wordt. Eventueel wordt ook de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw nageheven. De nageheven bijdrage hoef jij niet aan je werknemer te vergoeden.
Vanaf 1 oktober moet je maandelijks bij het loon tellen 1/12 x 25% van € 24.000 = € 500. Op de bijtelling moet je loonbelasting/premie volksverzekeringen en eventueel inkomensafhankelijke bijdrage Zvw inhouden.
(Bron: Belastingdienst)
Er zijn verschillende manieren om de bovenstaande zaken een stuk makkelijker te maken. Een voorbeeld hiervan is een tankpas. Hierbij staan alle ritten op 1 factuur, gemakkelijk de btw terug vragen, gratis parkeren en velen andere voordelen.
