Een reclamebureau wil veel van uw bedrijf weten om succesvol voor u aan de slag te gaan. Deze informatie zet u in een briefing. Hoe maakt u een briefing voor een reclamebureau en wat moet er in staan?

Uw ondernemingsplan: de basis
Om te bepalen op welke manier u uw doelgroep wilt aanspreken, pakt u het ondernemingsplan erbij. Daarin staat wat de kracht en het bestaansrecht van uw onderneming is, de behoefte aan uw productaanbod. Dit is het vertrekpunt van uw commerciële boodschap: wat maakt uw aanbod of bedrijf bijzonder of zelfs uniek ten opzichte van uw concurrent?

Maak eerst een communicatieplan
Elk bedrijf heeft verschillende soorten klanten. Deze kunt u niet allemaal op dezelfde manier of op hetzelfde moment benaderen. Bepaal eerst welke groepen klanten belangrijk zijn voor uw bedrijf, en de meeste aandacht verdienen. Denk dan bijvoorbeeld aan topklanten waarmee u de relatie wilt verstevigen of aan veelbelovende prospects. Door deze segmentatie vermijdt u dat u klantgroepen benadert met een te algemene of de verkeerde boodschap, of dat u in beeld komt bij klanten die al een tijd niets hebben opgeleverd.

In het communicatieplan staat ook wat de kernactiviteit van uw bedrijf is en wat uw huisstijl is. Dit zijn onderdelen die voor een briefing aan een reclamebureau of -expert van groot belang zijn.

Welke informatie staat in een briefing?

  • Informatie over uw bedrijf, product en markt: een korte beschrijving van de historie van uw onderneming, wat is uw aanbod en wat zijn uw belangrijkste concurrenten?
  • Een beschrijving van de reclamedoelgroep: wie zijn uw klanten en wat vinden deze belangrijk?
  • De reclamedoelstelling; wat wilt u bereiken met uw campagne? Meer naamsbekendheid voor uw bedrijf, promotie van een nieuw product?
  • Propositie; wat gaan we de doelgroep vertellen over het product en de voordelen die het biedt.
  • Richtlijnen met betrekking tot teksten en vormgeving (denk aan uw huisstijl!)
  • Mediavoorkeur; welke kranten, weekbladen, tijdschriften, internetsites, radiozenders of tv-stations zijn voor u het meest interessant?
  • Mediabudget: hoeveel geld heeft u beschikbaar voor het plaatsen of laten uitzenden van uw reclameboodschap

Een briefing moet een werkbaar document zijn, waar een reclamebureau snel de benodige informatie uit kan halen om een commerciële boodschap en materiaal te gaan ontwikkelen. Geef volledige informatie, maar houd het wel zo kort mogelijk. Er zijn zelfs bedrijven die een briefing op één A4-tje zetten.

Daarmee bent u er natuurlijk niet. Vooral in de fase waarin de eerste ideeën van het reclamebureau vorm krijgen, de conceptfase, heeft u regelmatig contact en overleg. U wilt niet tot de conclusie komen dat het definitieve reclamemateriaal net niet datgene biedt wat u ervan verwachtte. U krijgt hiervoor namelijk wel de rekening gepresenteerd.

Hoe vindt u het juiste reclamebureau?
Als u op zoek gaat naar een geschikt reclamebureau of een externe professional, moet u op een aantal zaken letten. Een belangrijk criterium is: past het bureau of de expert bij mijn bedrijf? Of dat het geval is, is afhankelijk van een aantal factoren. Het belangrijkste is dat het ‘klikt’ met de medewerkers van een bureau. Als u op basis van een of twee ontmoetingen niet het gevoel heeft dat u met hen door een deur kan, dan kunt u beter op zoek gaan naar een andere partner.

Ook andere factoren bepalen of een bureau voor uw bedrijf geschikt is, bijvoorbeeld kennis van de branche waarin u opereert. Het is raadzaam om het werk te bekijken dat het bureau voor andere opdrachtgevers (uit uw branche) heeft gemaakt. Vraag collega-ondernemers met wie zij hebben samengewerkt.

Wat kost het?
Reclamebureaus hanteren meestal uurtarieven. Maak duidelijke afspraken over de beloning en vanaf welk moment de meter gaat lopen. Leg vast welke werkzaamheden voor welk tarief gedaan worden. Zo voorkomt u dat u in een later stadium voor verrassingen komt te staan. Zet alle afspraken op papier en zorg voor een door beide partijen ondertekende overeenkomst.

Een reclame-expert inschakelen hoeft niet per se flink in de papieren te gaan lopen. Er zijn tal van kleinere bureaus en zelfstandige experts die tegen relatief lage kosten werken. Zij hoeven immers geen rekening te houden met vaste kosten zoals salarissen van personeel en overheadkosten. Kijk ook of er mogelijkheden zijn om met gesloten beurzen te werken.

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…