Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Meedoen aan openbare aanbestedingen? 5 tips voor mkb'ers

Meedoen aan openbare aanbestedingen? 5 tips voor mkb’ers

10 oktober 2014
Niet alleen bedrijven en particulieren, maar ook overheidsorganisaties doen regelmatig beroep op het mkb. Dat verloopt vaak via een zogeheten openbare aanbestedingsprocedure. Octavia Siertsema begeleidt ondernemers daarbij en schreef er een praktisch handboek over met handige tips. "Vaak is zo'n procedure helemaal niet zo moeilijk, arbeidsintensief, kostbaar en hemeltergend ingewikkeld als soms wordt gedacht."

Tip 1: Zie de kansen
“Ministeries, provincies, gemeenten, Kamers van Koophandel en veel meer organisaties besteden opdrachten uit door aanbestedingsprocedures. Dat zijn heel wat opdrachten. Zonde om zomaar voorbij te laten gaan! Ondernemers zijn goed in hun werk, maar zijn huiverig voor de procedures die erbij horen. Die angst is vaak ongegrond. Met een klein beetje hulp kom je al snel een heel eind.”

Tip 2: Weet wat er speelt
“Alle overheidsorganisaties publiceren hun opdrachten via bepaalde websites, zoals  www.aanbestedingskalender.nl en www.tendernet.nl. Hou goed in de gaten wat er speelt. De gemeente komt niet naar jou toe, je moet er zelf actief achteraan.”

Tip 3: Ga ervoor! Of doe het niet.
“Inschrijven vraagt de nodige tijd, energie en aandacht. Je moet als ondernemer nauwkeurig werken, goed lezen en weten wat je te doen staat. Kun je er onvoldoende aandacht aan besteden? Doe het dan helemaal niet! Zonde van je tijd. Met een halfbakken inschrijving krijg je de opdracht niet gegund. Rond de bouwvak of rond kerst komen er vaak veel opdrachten in de bouw vrij. Dan moet je keuzes maken. Je kunt immers niet op 10 opdrachten tegelijk reageren, want dan haal je 10 keer niks binnen. Maak een duidelijke keuze voor kwaliteit, niet kwantiteit.”

Tip 4: Check of je alles scherp hebt
“Voordat je begint aan het verzamel- en schrijfwerk moet je als ondernemer alle informatie voor jezelf goed op een rijtje hebben. Dat gebeurt helaas niet altijd. Laatst kwam ik in gesprek met een loodgieter die een opdracht wilde voor dakdekkerswerkzaamheden. Dat was echt een doener. Die had de informatie niet helemaal rond en daardoor is de procedure niet goed afgelopen: zijn prijs was veel te hoog. En slik niet alles voor zoete koek. Voor je het weet zit je met een hele papierwinkel, een getekende overeenkomst met een handtekening eronder en dan zit je aan de opdracht vast.”

Tip 5: Wees op tijd
“Zorg dat je alle gevraagde documenten op tijd inlevert, voor sluitingstijd. Dat kost soms veel tijd. Bovendien moet je de inschrijving in veel gevallen elektronisch aanleveren. Ik ken ondernemers die zich voornemen om voor een opdracht te gaan. Die downloaden de documenten, maar hebben het vervolgens veel te druk. Uiteindelijk beginnen ze pas een week van tevoren, wanneer het al veel te laat is om vragen te stellen. Ga ik linksom of wil ik rechtsom? Heb ik een goede, scherpe offerte opgesteld? Dat kan alleen als je op tijd weet wat de opdrachtgever wil.”

Kortom: is inschrijven op een openbare aanbesteding een moeilijke exercitie? “Ja en nee. Ja, je moet er tijd en aandacht aan besteden en tijd is geld. Maar nee, zo moeilijk en ingewikkeld is het allemaal niet. Gewoon scherp lezen, goede vragen stellen, strak plannen en stug doorgaan, dan kom je er wel. Ook als kleinere ondernemer maak je kans om een opdracht van de overheid in de wacht te slepen.”
 

Lees ook…