TEKSTHUISSTIJL DEEL 1: GRONDVERF
Teksthuisstijl is de taal van een organisatie, van een bedrijf. Het is de verzameling afspraken over welke woorden worden gebruikt en de manier waarop. Denk aan spelling, stijl, tone-of-voice en woordkeuze. Of er ‘u’ wordt gezegd tegen een klant, of ‘jij’. Of het ‘accountmanager’ is, of ‘Account Manager’, ‘BudgetHypotheek’, of ‘Budgethypotheek’.
Maak daar heldere afspraken over, dan hoeft niemand er meer over na te denken. Iedereen kan zich dan bij het schrijven concentreren op waar het echt om gaat: de boodschap en wat u met uw communicatie wilt bereiken.
Een teksthuisstijl bestaat uit twee onderdelen. Om te beginnen de basis, ofwel: de grondverf. Dat zijn afspraken over de techniek van de taal, aangevuld met uitgangspunten die moeten worden gehanteerd als er voor de organisatie wordt geschreven. Zoals helder en duidelijk taalgebruik. Daarna volgt het tweede onderdeel: Aflakken »
De grondverf van een teksthuisstijl bestaat uit 8 ingrediënten in de categorieën Techniek en ‘Essentials’.
I. TECHNIEK
1. Groen of Wit
Overheid en onderwijs moeten de officiële spelling gebruiken, overige organisaties en bedrijven hebben de keuze: Groen of Wit.
Groen is de officiële spelling, zoals die in het Groene Boekje en bij www.woordenlijst.org staat. De Witte spelling is een protestspelling, een reactie van Onze Taal en verschillende journalisten op de spellingshervorming van 2005. Ze geeft meer vrijheid, bijvoorbeeld bij de tussen-n.
2. Cijfers, getallen, prijzen, data, tijdstippen
Geef in dit onderdeel van de teksthuisstijl heldere regels. Iedereen in de organisatie die aantallen, telefoonnummer, euro’s en andere cijfermatige boodschappen brengt, weet dan waar hij of zij aan toe is.
Een paar voorbeelden
– Schrijf hele getallen onder de 20 in woorden (veertien), net als de tientallen tot honderd (veertig, tachtig), de honderdtallen tot duizend (zevenhonderd) en de getallen duizend, honderdduizend, miljoen en miljard. In getallen van meer dan drie cijfers zet je een punt na de duizendtallen: 1.530 deelnemers.
– Schrijf geldbedragen met een euroteken ervoor en met twee decimalen: € 344,68
– Zet een komma en streepje achter ronde bedragen: € 12.346,-
– Geef telefoonnummers altijd compleet weer:
vaste lijn: (+31)23 455 7640
mobiel: (+31)6 1234 5678
– Schrijf data voluit: 3 april 2014
– Tijden: 23.15 uur, 8.00 uur
3. Leestekens
Zet dubbele aanhalingstekens bij een citaat.
– Rutte: “Dit land verdient beter.”
Zet enkele aanhalingstekens bij een citaat binnen een citaat, bij titels van rapporten, artikelen en tijdschriften.
– Rutte reageert: “Volgens mij is ‘De Zaak’ het beste businessblad van Nederland.”
Zet een punt na een academische titel: drs.
II. ‘ESSENTIALS’
Schrijf teksten die de lezer helpen. Wat uw missie of visie ook is, in welke markt u ook actief bent, in dit onderdeel van de teksthuisstijl staan de ‘essentials’.
4. Wees duidelijk
Zet de belangrijkste boodschap bovenaan. Dat betekent inhoudsrijke koppen, in plaats van ‘dode’ koppen
Liever: ‘Nullijn of inleveren’, dan: ‘Nieuw beloningsbeleid’
5. Structureer de tekst
Zorg voor alinea’s met een inhoudsrijke tussenkop die werkt als navigator. Doe in die alinea wat de tussenkop belooft.
Liever: ‘Tweeverdieners gaan meer betalen voor sociale huurwoningen’, dan: ‘Nieuw huurbeleid zet in op nivellering’
6. Schrijf actief en wees specifiek
Vermijd lijdende en nominale vormen, noem man en paard.
Liever: ‘Het MT bespreekt de plannen van de OR op 23 mei’, dan: ‘Plannen OR worden in het MT aan de orde gesteld’.
Liever: ‘Swingend koor opent zaal’, dan: ‘Ingebruikname nieuwe accommodatie door vocaal ensemble’.
7. Gebruik woorden die de lezer begrijpt, wees helder, vermijd afkortingen
Liever: ‘Over geld’, dan: ‘Met betrekking tot de financiën’.
Liever: ‘Kabinetsplannen tasten koopkracht aan’, dan: ‘Nefaste invloed kabinetsplannen’.
8. Bepaal een vaste schrijfwijze voor functies en producten
Spreek een vaste schrijfwijze af voor functies. Kies bijvoorbeeld voor ‘accountmanager’, in plaats van ‘account manager’ of ‘account-manager’. Dan hoeft niemand er meer over na te denken.
Dat geldt ook voor productnamen. Kiest u voor ‘BudgetHypotheek’, schrijf dan ook ‘StartersHypotheek’, of u die camelback (de hoofdletter in het midden van een woord) mooi vindt of niet. Als er een vast recept is voor productnamen, dan weet iedereen hoe het moet.
Teksthuisstijl deel 2: Aflakken
De grondverf lakt u af met het tone-of-voice gedeelte, een verbale PMS-kleurenwaaier. Of een selectie RAL-kleuren, als u meer heeft met verf dan met drukinkt. Het rgb-palet, als u vooral in pixels denkt. De taal van uw bedrijf krijgt daardoor kleur. U leest daar alles over in Teksthuisstijl deel 2: Aflakken »
Klik hier voor een cursus Commercieel Schrijven van de auteur van dit artikel »
