Als ondernemer focust u logischerwijs sterk op de verkoop, terwijl aan de inkoopkant en in het voorraadbeheer misschien wel meer voordeel te behalen is. Een gebrekkig inkoopbeleid leidt tot onverkoopbare producten en een onnodig grote voorraad.

1) Wat zijn de belangrijkste voorwaarden voor een goede inkoop?
Aan de inkoopkant ligt de basis van uw voorraad. Een duidelijke focus is essentieel voor uw profiel in de markt.

“Het is erg belangrijk een duidelijk inkoopbeleid te formuleren. Dat vastligt waar u zich op richt, zodat u niet voortdurend van links naar rechts schiet”, stelt Martin van den Berg, directeur GIBO Franchise.

“Als je keuzes nooit evalueert, dan kun je de bedrijfsresultaten ook nooit verbeteren.” Een doordacht beleid is het fundament van uw formule.

“Veel ondernemers werken te veel vanuit gewoontes en via impulsaankopen. Zonder beleid inkopen leidt tot winkeldochters [Red: onverkoopbare producten] en een grote voorraad. Het is een doorlopende cyclus: beleid maken, uitvoeren, evalueren en bijsturen.”

2) Wat is het belang van inkoop?
Inkoop behoort tot de core business, meent Annegien Blokpoel van PerspeXo. Bij de keuze van leveranciers moet u zich de vraag stellen ‘Hoe belangrijk is het voor het bedrijfsproces?’

“Sommige producten en diensten zijn makkelijk vervangbaar. Maar bij producten en diensten die tot de core business behoren, moet je een alternatief achter de hand hebben en voorkomen dat je bij leveranciersproblemen wordt meegesleept.”

3) Waarom is voorraadbeheer zo belangrijk?
Bij voorraad denken de meeste ondernemers niet in financiële termen. Voorraadbeheer is een manier om uw omzet in de gaten te houden. Oplopende voorraden zijn een signaal dat de omzet achterblijft. Kijk naar de gemiddelde voorraaddagen ten opzichte van de omzet. Is dat redelijk en wat is gebruikelijk in de eigen sector?

Met inkoopkosten kunt u hetzelfde doen. Ook deze kunt u benchmarken. Bij een inkoopkorting bij grote bestellingen moet u uitrekenen of het voordeel wel opweegt tegen de bankkosten (rente) voor het voorraadbeheer.

4) Waar haal je als ondernemer de meeste informatie uit?
Sturen op omloopsnelheid is uitermate belangrijk, aldus Van den Berg. “Ketens als HEMA en H&M zijn daar ijzersterk in. Die vernieuwen wekelijks hun assortiment. Omloopsnelheid is iets wat veel ondernemers niet als kengetal voor ogen hebben. De meeste ondernemers proberen op allerlei manieren de verkoop te stimuleren. Onder andere door nieuwe producten toe te voegen. Wat je moet weten, is welke producten lopen. Dat moet je wekelijks voor ogen hebben.”

5) Wat is een veelgemaakte fout?
“Bij producten die lang op de plank liggen, moet je je afvragen of dit komt omdat er weinig vraag naar is of omdat je een populairder, beter product voert”, stelt Blokpoel.

“In het eerste geval is het verstandig minder in te kopen, in het tweede geval is het raadzaam zo snel mogelijk van de voorraad af te komen.”

Van den Berg vult aan: “Onverkochte voorraad moet weg. Vaak zie je dat een winkelier bijvoorbeeld de onverkochte kerstvoorraad opslaat. Die kun je veel beter verkopen of in één keer afschrijven. Aan het in en uit de opslag halen zitten arbeidstijd en kapitaal vast.”

6) Waarop selecteer je je leveranciers?
“De prijs is niet alles. Je kunt op twee manieren naar de inkoop kijken, als een kostenpost en als een belangrijke toegevoegde waarde. Een goede leverancier vormt een back-up voor je bedrijf en is iemand die meedenkt, loyaal is en in staat om snel te reageren”, meent Blokpoel.

Het inkoopbeleid bepaal je aan de hand van de strategie en leg je vast in je administratieve organisatie. Wil je goed kunnen meten, dan moet alles goed vastliggen. Daarbij moet je goed kijken naar de keuze van de leveranciers.

“Maak een duidelijke selectie, niet alleen op product, maar ook hoe ze een en ander organiseren”, adviseert Van den Berg.

“De snelheid waarmee kan worden geleverd, digitaal verwerkt et cetera. Maar ook bijvoorbeeld bestelgroottes. Stel uzelf de vraag: ‘Zijn grote aantallen in mijn belang?’ Soms is een hogere prijs beter dan een grote voorraad.”

7) Welke instrumenten heb je tot je beschikking?
“De grote ketens sturen op omzet per vierkante meter en op omzet per meter schapoppervlak. Dat heet categoriemanagement”, aldus Van den Berg.

Door te sorteren op assortiment, (seizoens)acties, productintroducties en productcategorieën kun je veel sneller en beter inspelen op de wensen en behoeften van de klant.

“Producten die niet lopen, leggen beslag op de ruimte en het kapitaal. Je moet durven ingrijpen. Soms ben je gedwongen om tegen of onder de inkoopprijs te verkopen. Daarmee komt kapitaal vrij dat weer kan renderen.”

8) Hoe bewaak je het rendement op een project?
Een elementaire vraag luidt ‘wat wil je op voorraad hebben?’. “Je moet verder kijken dan je omzet en verkoop.” Van den Berg gebruikt de boekhandel als voorbeeld.

“Je hebt ongetwijfeld boeken ertussen die al een jaar in de winkel staan. Die boeken kosten alleen maar geld en brengen steeds minder op. Met een rentevoet van 6 à 7 procent ben je al heel snel je winst kwijt.”

Ook hier geldt het adagium ‘Cash is king’.

9) Hoe belangrijk is goede software?
Zowel voor de inkoop als verkoop is een goede administratie erg belangrijk. U moet de administratieve organisatie goed beschrijven en dat ook goed opvolgen, zodat u op elk moment inzicht hebt in uw voorraad.

Eigenlijk integreert u de leverancier in het totale proces: de pakbon matcht u met de ontvangen goederen en de inkooporder. Accordeert een magazijnmedewerker de pakbon, dan vult de software de voorraad automatisch aan, waardoor u altijd een actuele voorraad hebt.

Van den Berg: “Bijkomend voordeel is dat je je winkel niet meer hoeft te sluiten voor de jaarlijkse inventarisatie.”

10) En inkoopbeleid?
Ondernemers moeten zich veel beter realiseren wat de gezamenlijke kracht is. Aan de verkoopkant is weinig extra marge te behalen. De consument is niet bereid om meer te gaan betalen.”

Zoek partners, luidt het advies van Van den Berg: “Het is zonde als je vergelijkbare ondernemers kent, maar individueel onderhandelt over de inkoopvoorwaarden.” Een goed voorbeeld zijn de supermarkten. Daar wordt de winst puur op de inkoop behaald.

“Albert Heijn heeft aan de inkoopkant een marktaandeel van rond de 34%. Dat biedt een ijzersterke onderhandelingspositie.”

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…