De factuur en de btw

• Belang van de factuur
• Factuurvoorwaarden
• Factureringsverplichting
• Ontheffing factureringsplicht
• Elektronische facturering
• Onterecht gefactureerde btw
• Terugbetalen teveel gefactureerde btw

Belang van de factuur

De factuur is een belangrijk document. Ze geeft de Belastingdienst de mogelijkheid om controle uit te oefenen en stelt voorts u als de afnemer in staat om vooraftrek te doen. In het kader van de controle door de Belastingdienst dient de factuur zekerheid te geven dat de daarop vermelde transactie in werkelijkheid heeft plaatsgevonden. Dit vereist dat van de factuur moet kunnen worden vastgesteld dat de herkomst authentiek en de inhoud integer is.

De bepalingen van de Wet inzake facturering gelden in het algemeen slechts voor prestaties die in Nederland worden verricht. Wordt de prestatie op grond van de regels inzake de plaats van levering of dienst in een andere lidstaat verricht en wordt de ondernemer daarvoor in die lidstaat in de heffing betrokken, dan gelden voor hem de bepalingen van die lidstaat.

Factuurvoorwaarden

Op een door u uitgereikte factuur moet ten minste staan:

• de datum van uitreiking;
• een opvolgend nummer, overeenkomend met de boeking in uw administratie;
• uw eigen btw-identificatienummer, alsmede het btw-identificatienummer van de afnemer (verplicht bij alle Europese transacties én binnenlandse transacties waarbij de verleggings- of margeregeling van toepassing is); uw btw-identificatienummer is het gewone btw-nummer met de verwijzing NL ervoor en een paar nullen. In totaal staan er dan 14 tekens in het daarvoor bestemde factuurvakje. Bijvoorbeeld: NL000123466B01.
• de naam, het adres en de woonplaatsgegevens van zowel de leverancier als de afnemer;
• de hoeveelheid, aard en datum van de geleverde prestatie;
• de maatstaf van de btw-heffing voor elk tarief of elke vrijstelling,
• de eenheidsprijs exclusief belasting,
• de eventuele vooruitbetalingkortingen, prijskortingen en –rabatten;
• een verwijzing naar de ‘margeregeling’, ‘verleggingsregeling’ of ‘btw-vrijstelling’ of, indien van toepassing,
  het toegepaste btw-tarief;
• het te betalen btw-bedrag, dat moet worden uitgedrukt in de munteenheid van de lidstaat waar de levering of dienst wordt verricht.
• Ondertekening van de factuur kan niet worden verplicht. Wel kunnen de douane- of belastingdiensten van de lidstaten, met het oog op de controle, een vertaling vragen van de factuur.

Factureringsverplichting

Iedere ondernemer is verplicht een factuur uit te reiken ter zake van:

a. zijn leveringen of diensten die hij heeft verricht aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon die geen ondernemer is;
b. zijn leveringen die onder de regeling afstandsverkopen vallen;
c. zijn intracommunautaire leveringen (het brengen van een goed van de ene lidstaat naar de andere) die onder het nultarief (0% omzetbelasting op de factuur) vallen en
d. vooruitbetalingen die door een andere ondernemer of een rechtspersoon die geen ondernemer is, aan hem worden gedaan voordat de levering of de dienst is verricht. Ingeval er verschillende vooruitbetalingen plaatsvinden, wordt per deelbetaling een factuur uitgereikt.

Let op: Heeft de afnemer geen recht op aftrek van voorbelasting, bijvoorbeeld omdat hij geen ondernemer is of omdat hij uitsluitend vrijgestelde prestaties verricht dan wel omdat hij de landbouwregeling toepast, dan moet u hem toch verplicht een factuur sturen.

Ontheffing factureringsplicht

Uitzondering: Verricht u uitsluitend vrijgestelde prestaties dan bent u ontheven van de verplichting een factuur uit te reiken aan consumenten. Reikt u toch een factuur uit dan hoeft die niet aan de wettelijke vereisten te voldoen. Datzelfde geldt in andere situaties waarbij uitreiking van een factuur niet verplicht is, zoals bij prestaties aan particulieren.

Als een ondernemer zowel vrijgestelde als belaste prestaties verricht, geldt de ontheffing alleen voor de vrijgestelde prestaties.
Let op: de ontheffing geldt niet voor de vrijgestelde levering van een roerende zaak.

Verder geldt ingevolge de Wet een ontheffing van de factureringsplicht voor:

• ‘kleine ondernemers’ die zijn ontheven van de administratieve verplichtingen.

Leidt toepassing van de kleine-ondernemersregeling (per boekjaar niet meer dan € 1.883,- aan btw verschuldigd) ertoe dat u geen omzetbelasting hoeft te betalen, dan kunt u om ontheffing van administratieve verplichtingen verzoeken. Wordt deze ontheffing door de inspecteur verleend, dan hoeft u als ondernemer voor de btw geen administratie meer bij te houden en geen aangifte omzetbelasting meer in te dienen. U bent ook niet langer verplicht zelf facturen uit te reiken. Doet u dit wel, dan mag u op deze facturen geen btw vermelden. Wel moet de ondernemer de aan hem uitgereikte facturen tenminste tien jaar bewaren.
Pas op: voor de winstberekening (Inkomstenbelasting) moet u wél een administratie bijhouden.

Elektronische facturering

• u mag elektronisch factureren zonder vergunning;
• een lidstaat kan wel een voorafgaande kennisgeving eisen;
• de belastingplichtige kan in het algemeen zelf bepalen waar hij de (elektronische) facturen opslaat; hij moet wel zorgen dat hij ze op verzoek ter beschikking kan stellen;
• voor facturen opgemaakt door een ander dan de belastingplichtige wanneer die ander, (behoudens enkele uitzonderingen) buiten de EU is gevestigd en voor het opslaan van de administratie buiten de EU kunnen de lidstaten aanvullende voorwaarden stellen;
• indien de verplichte vermeldingen op de factuur in bepaalde sectoren tot moeilijkheden leiden kan een uitzondering worden gemaakt;
• indien de elektronische facturen zijn opgeslagen in een andere lidstaat dan de lidstaat van vestiging van de ondernemer heeft de lidstaat van vestiging voor controledoeleinden recht op toegang tot die gegevens volgens haar regelgeving.

Wat te doen met onterecht gefactureerde btw?

Wat als u ten onrechte teveel btw op de factuur heeft vermeld? Stel, u heeft 19% in rekening gebracht, terwijl de dienst met 6% is belast of is vrijgesteld van btw-heffing. Ook kan het zijn dat de zogeheten verleggingsregeling (de opdrachtgever betaalt de btw en de opdrachtnemer factureert zonder btw) van toepassing is.
In die gevallen moet u corrigeren.

U moet als facturerende ondernemer de factuur terugnemen en eventueel vervangen door een nieuwe factuur die wel aan de wettelijke voorwaarden voldoet, óf; de factuur zodanig aanvullen met een creditfactuur dat beiden samen als één factuur kunnen worden beschouwd (die aan de wettelijke vereisten voldoet).
Let op: verwijs in de nieuwe factuur/creditfactuur duidelijk naar de oorspronkelijke (lees: foute) factuur.

Heeft uw afnemer de factuur al gebruikt voor de btw-vooraftrek, terwijl dit niet de bedoeling was, dan kunt u toch herzien als u kunt aantonen dat uw afnemer de gefactureerde btw inmiddels op aangifte heeft voldaan. Daartoe moet u bij uw verzoek om herziening een kopie van de verklaring van uw afnemer voegen waarin deze laatste aangeeft hoe hij met de te veel gefactureerde btw is omgegaan. U moet het origineel van de verklaring in uw administratie bewaren.
Let op: de afnemer moet daadwerkelijk hebben betaald, anders krijgt u geen of slechts gedeeltelijke teruggaaf.

Terugbetaling van teveel gefactureerde btw aan afnemer

U moet als facturerende ondernemer de teveel gefactureerde btw aan uw afnemer hebben terugbetaald en dit tegenover de inspecteur kunnen aantonen. Verzoek om herziening moet binnen vijf jaar nadat de belastingschuld is ontstaan, worden aangevraagd.