Categorieën

Zo doe je de administratie als je een webwinkel hebt

In samenwerking met
Het runnen van een webshop brengt veel uitdagingen en keuzes met zich mee. Ook als het gaat om de administratie. Het is belangrijk dat je je boekhouding goed inricht, zodat jouw administratie en financiële overzichten nauwkeurig zijn en je de juiste beslissingen kunt nemen. Bij de boekhouding van een webshop zijn er 7 belangrijke punten om rekening mee te houden. In dit artikel zetten we ze voor je op een rij.

Inhoudsopgave

1. Meerdere valuta’s en buitenlandse verkopen

Handel je met landen buiten de eurozone? Om een buitenlandse verkoop te matchen met de laatste storting op jouw bankrekening, moet je de exacte wisselkoers weten die jouw e-commerceplatform heeft gebruikt om de valuta’s om te zetten. Soms kan die omzetting leiden tot een afwijking. Dan moet je het verschil in je administratie registreren als een ‘winst of verlies op vreemde valuta’.

Op zoek naar een accountant met een persoonlijke, proactieve aanpak? Rapportages en financieel advies waar je écht iets mee kunt, voor een eerlijke prijs? Ontdek jouw mogelijkheden bij 216, het accountantskantoor die het anders doet.

2. Omzetbelasting

Een van de belangrijkste uitdagingen bij het runnen van een e-commercebedrijf is het innen en betalen van omzetbelasting. Dit komt doordat je bij een webshop al snel te maken krijgt met grensoverschrijdende verkopen. Er geldt een wereldwijde drempel van €10.000 aan verkopen aan buitenlandse particulieren. 

Nadat die drempel van € 10.000 is overschreden, dien je het btw-tarief van de ontvangende klant te hanteren. Dat betekent dat dit tarief ook op de factuur aan de desbetreffende klant staat. Waak er dus voor dat je op het juiste moment facturen omzet van 21 procent btw naar het percentage dat berekend wordt in het land van de ontvanger. Het is overigens ook mogelijk om af te zien van de drempel van €10.000, zodat je direct het tarief van de ontvangende klant kunt aanhouden.

3. Payment serviceproviders

Payment serviceproviders (denk aan Mollie, Adyen en PayPal) kunnen jouw administratie complexer maken. Payment serviceproviders vragen een deel van elke verkoop die je online doet. De stortingen op jouw bankrekening zijn netto-omzet in plaats van bruto-omzet. Dat komt doordat de payment serviceprovider zijn kosten heeft ingehouden voordat het geld op jouw rekening wordt gestort. In jouw administratie noteer je de bruto-omzet en het verschil tussen dat bedrag en de storting op jouw bankrekening als ‘verkoopprovisie’.

4. Retouren

Als je een verkoop doet via een e-commerceplatform, wordt de betaling veelal verwerkt door een externe payment serviceprovider. Maar stel dat jouw klant het artikel een week later retourneert. Waar wordt de retour dan vastgelegd? Wanneer er meerdere tools gekoppeld zijn aan jouw platform, kun je trackingsproblemen tegenkomen.

Werd de retourzending vastgelegd in het platform of via de payment service provider? Is het meerdere keren opgenomen in jouw administratie? Bovendien betalen veel payment serviceproviders de door jou betaalde verkoperskosten niet terug, omdat een klant het artikel retourneert. Die vergoeding wordt een verlies voor jouw bedrijf en moet op die manier in de boekhouding.

5. Voorraadbeheer

Veel e-commerceplatformen bieden de mogelijkheid tot het bijhouden van voorraad. Maar als je op meerdere plaatsen online verkoopt – bijvoorbeeld op jouw eigen Shopify-website en op een site als Amazon – houdt een e-commerceplatform geen wijzigingen in de voorraad bij als gevolg van externe verkoop. Jouw Amazon-verkopen worden dus niet weerspiegeld in de voorraad die Shopify registreert. Dat maakt het buitengewoon belangrijk om één centrale plek te hebben om de voorraad bij te houden.

6. Achteraf betalen

Sommige e-commerceplatformen zijn uitgerust om – naast directe betaling – verkopen bij te houden die achteraf worden betaald. Als je van plan bent om deze betaalmethode aan te bieden, dan wordt de verkoop pas volledig verwerkt in jouw boekhouding als het geld op jouw bankrekening is bijgeschreven. Denk goed na over welke online betaalmethodes je wilt aanbieden en zorg ervoor dat jouw software deze verkopen aankan.

7. Verzendkosten

Sommige e-commerceplatformen maken verzending gemakkelijker door rechtstreeks te integreren met verzendsystemen. Dat betekent dat jouw platform zowel het innen van verzendkosten bij de klant als het kopen van portokosten bij jouw logistieke dienstverlener kan afhandelen.

De verzendkosten die je aan klanten in rekening brengt, komt vaak niet overeen met wat je betaalt om die artikelen te verzenden. Je biedt tegen een tarief van € 6,- verzending aan en je betaalt € 2,- om de ene bestelling te verzenden en € 10,- om een ​​andere te verzenden. Je boekhouding moet die verschillen kunnen verklaren. Er zijn twee manieren om dat te doen:

Eén grootboekrekening voor verzendkosten

De eerste manier om rekening te houden met verschillen tussen inkomsten en uitgaven uit verzending, is door alles op 1 grootboekrekening te boeken. Dat betekent dat zowel de inkomsten uit verzending als alle betalingen aan logistieke partners (zoals UPS) naar dezelfde grootboekrekening gaan.

Twee aparte grootboekrekeningen voor inkomsten en uitgaven uit verzending

Als alternatief kun je 2 grootboekrekeningen aanmaken. Een grootboek voor inkomsten en een grootboek voor kosten. Vaste vergoedingen die van de klant worden geïnd, gaan naar de eerste rekening. Betalingen aan logistieke partners worden geboekt op de tweede.

Kies een goede boekhouder of accountant

Heb je een webwinkel? Of wil je er een opzetten? Dan is belangrijk om een goede keuze te maken als het gaat e-commerce software, boekhoudprogramma’s en payment serviceprovider. Naast de juiste tools is het belangrijk dat je een gespecialiseerde boekhouder of accountant naar jouw onderneming laat kijken. Experts zijn op de hoogte van de regels, kennen de fiscale voordelen en kunnen een financiële sparringpartner voor jouw zaak zijn.

Op zoek naar een accountant met een persoonlijke, proactieve aanpak? Rapportages en financieel advies waar je écht iets mee kunt, voor een eerlijke prijs? Ontdek jouw mogelijkheden bij 216, het accountantskantoor die het anders doet.

LOGO RGB basis

Accountants 216, partner van De Zaak

Bij 216 Accountants verzorgen we de werkzaamheden die voor jou als ondernemer noodzakelijk zijn. Van jaarrekening tot aangifte en van administratie tot belastingadvies. Bij ons word je gekoppeld aan een financiële expert van één van onze zeven kantoren bij jou in de buurt. Zij zorgen elke maand voor een up-to-date administratie en inzicht in je financiële situatie met betrouwbare cijfers. Door slimme technologie voor ons te laten werken wordt het administreren eenduidiger en efficiënter. Zo helpen we jou snel, nauwkeurig én tegen een eerlijk tarief.

Bekijk alle artikelen van 216 Accountants >

Lees ook…
Het is de schrik van veel ondernemers: facturen die veel te laat of zelfs helemaal niet betaald worden. Toch komt het regelmatig voor – zeker in…
Voor de meeste zakelijke documenten gelden wettelijke bewaartermijnen. Hoe lang moet je documenten in je archief houden of op je computer laten staan?…
De btw-aangifte is verplicht als je ondernemer bent voor de omzetbelasting. De aangifte kan per maand zijn, per kwartaal of soms per jaar. Bovendien is…