Wat is e-facturatie?
Een e-factuur is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle
gegevens altijd op een vaste plek staan en hun eigen betekenis hebben.
Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt
in het andere systeem.
De communicatie van het ene elektronische systeem naar het andere systeem, zonder
menselijke tussenkomst, wordt mogelijk gemaakt door UBL: Universal Business Language.
Door de standaardindeling van de factuur (.XML) begrijpen softwareprogramma’s elkaar
en kunnen ze de factuur op de juiste manier inlezen .
Waarom is e-facturatie voor jou als ondernemer belangrijk?
Vanaf 1 januari 2017 wordt e-facturatie verplicht bij de Rijksoverheid bij nieuwe
inkoopovereenkomsten. Dit betekent dat ook het MKB, met zijn samenwerkingsverbanden
met overheidsinstanties en elkaar, aan deze innovatie zal moeten geloven. Want als je dan
eindelijk die felbegeerde aanbesteding binnen hebt gesleept, is het natuurlijk wel zo leuk
als je software in staat is aan de overheid te factureren. Ook om internationaal mee te
kunnen blijven doen is e-facturatie van belang. In steeds meer landen zal de komende
jaren e-facturatie door de overheid verplicht gesteld worden.
Wat heb je nodig om te kunnen e-factureren?
Om te kunnen e-factureren heb je een boekhoudtool nodig die beschikt over een
koppeling met een andere boekhoudtool. Voor bedrijven die veel diensten verlenen voor
de overheid betekent dit een aansluiting op het systeem van de overheid: Digipoort
genaamd. Voor anderen is er de mogelijkheid te factureren via bijvoorbeeld Simplerinvoicing. Op de
site van Simplerinvoicing kan je lezen welke tools al over een aansluiting beschikken en
welke hiermee bezig zijn.
Wat zijn de voordelen van e-facturatie?
- Het scheelt ondernemend Nederland veel geld.
Onderzoeken schatten de winst in op 750 miljoen euro per jaar tot zelfs 1,2 miljard.
Bedrijven zijn nu drie tot zelfs 30 euro per factuur kwijt.
- Het scheelt ondernemend Nederland veel tijd.
Er komt geen mensenwerk meer kijken bij het invoeren van de factuur door de
ontvangende partij. Ook worden zo fouten voorkomen, wat nog meer tijdswinst (en dus
geld) oplevert.
Wij zeggen bedankt en tot ziens tegen de postduif, de brievenbus en de mailbox. En wat
moet je dan met al die postzegeltjes die je overhoudt? Even bewaren zouden wij zeggen.
Want kan je die volgend jaar mooi op je kerstkaarten laten plakken door je administratief
medewerker die door al deze innovatie tijd over houdt. Want die handgeschreven
kerstkaart met ouderwets postzegeltje erop, voorspellen wij, wordt de manier om op te
vallen als deze straks bij je klant in die lege brievenbus ligt te pronken. Lekker retro!
Voor je facturatie is dit een minder geslaagde strategie. Rijksoverheid heeft zijn marketing
gedaan en vat het mooi samen: ‘E-factureren is de toekomst. Het is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt de ondernemers veel administratie’. Waar wacht jij nog op?
