Hoe werkt een tankpas?

Wat is een tankpas?

Een tankpas is een zakelijke betaalkaart die je gebruikt om brandstof af te rekenen. De betaling wordt door een externe partij afgehandeld en de gemaakte kosten betaal je in de meeste gevallen via een maandelijkse factuur. 

Hoe gebruik je een tankpas?

Je gebruikt de tankpas in plaats van je bankpas bij het afrekenen. Een belangrijk verschil is dat je gebruik maakt van de magneetstrip op de pas. Het betaalproces verloopt als volgt:

1. Haal de magneetstrip door de betaalautomaat. 
2. Beantwoord de 2 gestelde vragen: de kilometerstand en of je wel/niet vervangend vervoer* gebruikt. 
3. Bevestig met je pincode

De brandstofkosten worden nu betaald door de pasaanbieder. Aan het eind van de factuurperiode (vaak een maand) ontvang jij of je boekhouder een verzamelfactuur met alle transacties. 

* Als je altijd in dezelfde (lease)auto rijdt vul je bij vervangend vervoer “nee” in. Mocht de auto een servicebeurt ondergaan of je rijdt tijdelijk in een huurauto, dan ziet de pasaanbieder dat als vervangend vervoer. Omdat de kilometerstanden dan afwijken, zal de administratie op orde blijven als je dit juist invoert. 

Wanneer kies je voor een brandstofpas?

Een tankpas is vooral van toegevoegde waarde als je zakelijk autorijdt. Je kunt dan de BTW terugvragen, iets wat als particulier niet mogelijk is.

Ook voor ondernemers met werknemers die gebruik maken van een auto van de zaak is een tankpas een uitkomst. Het is een mooie secundaire arbeidsvoorwaarde, het is prettig in gebruik en het scheelt jou administratietijd. 

Is tanken goedkoper met een tankpas?

Het is niet zo dat tankpassen het autorijden goedkoper maken. Afhankelijk van de aanbieder betaal je gewoon de prijs aan de pomp of krijg je korting op de adviesprijs, wat zelfs duurder kan uitvallen. Zoek dat dus goed uit.

Wat wel voordeel geeft is het maximale gebruik van de BTW-teruggave, doordat elke transactie geregistreerd wordt. Dat kan op termijn juist geld besparen.

Hoewel je een vast bedrag betaalt voor het gebruik van de tankpas, kunnen de voordelen opwegen tegen die kosten. Gemak dient de mens en als administratie niet je sterkste kant is of je hebt meerdere werknemers met autokosten, dan zijn zulke kosten te verwaarlozen. Voor een goede afweging vind je hieronder de belangrijkste voordelen.

Wat zijn de voordelen?

Aanbieders van tankpassen koppelen veel voordelen aan het gebruik van een tankpas. Dit zijn de 4 belangrijkste:

1. Overzicht: één factuur

In Nederland zijn zakelijke autokosten fiscaal aftrekbaar. Die kosten moet je kunnen aantonen, wat administratie met zich mee brengt. Dat is één reden waarom zowel kleine ondernemers als grotere bedrijven gebruik maken van tankpassen. 

De pasaanbieder registreert alle gemaakte kosten en geeft je een overzichtelijke BTW-factuur. Zo loop je nooit meer BTW-aftrek mis. En het scheelt je kostbare administratietijd.  

2. Inzicht in gebruik

Door de overzichten krijg je ook inzicht in het gebruik van brandstof. Je ziet hoe vaak jij of je werknemers tanken, hoeveel ze tanken en waar ze dat doen. Dat helpt je om slimme keuzes te maken in het drukken van de kosten. Je kunt bijvoorbeeld bepalen dat je slechts bij een beperkt aantal merken kunt tanken, waar de kosten lager zijn.

3. Geen bonnetjes

Nooit meer bonnetjes verzamelen of kwijtraken. Ook kan de kilometerstand bijgehouden worden, wat administratietijd scheelt.

4. Beheer

Met een paar klikken bepaal je zelf waar een tankpas voor gebruikt kan worden. Dit is bij uitstek geschikt als je als werkgever controle wilt over waar of wat je medewerkers tanken. Ook kan je instellen of ze extra diensten kunnen gebruiken, zoals parkeren of openbaar vervoer. 

Is een tankpas alleen voor tanken?

Aan de naam zou je dat inderdaad verwachten. Maar de laatste jaren zijn er steeds meer mogelijkheden toegevoegd. Veel aanbieders hebben het dan ook niet meer over een ‘tankpas’, maar over een ‘mobiliteitspas’ of ‘mobility card’. Ondernemers gebruiken dit voor het gemak en om reismogelijkheden op hun medewerkers te kunnen afstemmen.

Je kunt een tankpas dan ook gebruiken voor:

• Elektrisch laden
  Overal in Nederland – en soms zelfs in het buitenland – gebruik maken van publieke laadpalen. Soms wordt hier een aparte tag voor meegeleverd.
• Parkeren
  Op straat of in parkeergarages parkeren. De kosten worden verrekend via de maandelijkse factuur.
• Openbaar vervoer
  Met slechts één pas maak je gebruik van de trein, tram, metro of bus van verschillende aanbieders. Zelfs het huren van een OV-fiets is mogelijk.
• Deelauto’s
  De huur van een deelauto is zo afgerekend als deze mogelijkheid ingeschakeld is. 

• Wasstraat
  Het wassen van je zakelijke auto en afrekenen met de tankpas.
• Tolwegen
  Het betalen van toegang tot tunnels, bruggen en tolwegen.
• Taxi
  Het gebruik van taxi’s wordt direct verrekend en overzichtelijk gemaakt. De mogelijkheden verschillen per aanbieder.
• Pechhulp
  24/7 ondersteuning bij pech langs de weg. Dit is vaak ook buiten Nederland mogelijk.
• Aankopen zoals additieven (AdBlue), motorolie of ruitenwisservloeistof
  Veel tankpassen kunnen gelimiteerd worden zodat aankopen in de shop onmogelijk zijn. Maar soms is de aankoop van belangrijke vloeistoffen wel gewenst. Dit kun je dan vrijstellen via de tankpas.